Steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten

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Rechtliche Regelungen

Zur Aufbewahrung von Unterlagen und den Aufbewahrungsfristen enthält der § 257 HGB sowie der § 147 AO die entsprechenden Regelungen.

Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften stimmen größten Teils überein. Für die betriebliche Praxis sind überwiegend die steuerrechtlichen Vorschriften relevant.

Von Bedeutung sind auch die vom BMF veröffentlichten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Mit BMF-Schreiben vom 14. November 2014 (IV A 4 - S 0316/13/10003; GoBD) wurden die BMF-Schreiben vom 7. November 1995 (IV A 8 - S 0316 - 52/95; GoBS) und vom 16. Juli 2001 (IV D 2 - S 0316 - 136/01; GDPdU) mit Wirkung zum 1. Januar 2015 außer Kraft gesetzt.

Auf Initiative und in enger Zusammenarbeit mit zahlreichen Wirtschaftskammern und -verbänden hat die AWV (Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V.) eine Muster-Verfahrensdokumentation entwickelt, an der sich die Unternehmen und ihre steuerlichen Berater orientieren können.

Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Damit ist derjenige, der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern verpflichtet ist, auch verpflichtet, diese aufzubewahren.

§ 14 Abs. 1 UStG:

Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden. Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers. Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben nicht geändert wurden. Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.

§ 14b Abs. 1 UStG:

Der Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, zehn Jahre aufzubewahren. Die Rechnungen müssen für den gesamten Zeitraum die Anforderungen des § 14 Absatz 1 Satz 2 erfüllen. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist; § 147 Abs. 3 der Abgabenordnung bleibt unberührt.
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Aufzubewahrende Unterlagen und Aufbewahrungsfristen

Folgende Unterlagen sind nach § 257 HGB und § 147 AO geordnet aufzubewahren:

  1. Bücher (bei Kaufleuten Handelsbücher) und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung), Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  2. Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,
  3. Wiedergaben der abgesendeten Handels- oder Geschäftsbriefe,
  4. Buchungsbelege,
  5. Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Artikel 77 Abs. 1 in Verbindung mit Artikel 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden nach Artikel 77 Abs. 2 Satz 1 Zollkodex auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben,
  6. Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Die Aufbewahrungsfrist für die unter den Punkten 1, 4 und 5 aufgeführten Unterlagen beträgt 10 Jahre. Die unter Punkt 2, 3 und 6 aufgeführten Unterlagen sind 6 Jahre aufzubewahren.

Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Nach § 147 AO beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem

  • die letzte Eintragung in das Buch (Handelsbuch) gemacht worden ist,
  • das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt worden ist,
  • der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesendet worden ist,
  • der Buchungsbeleg entstanden ist,
  • die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder
  • die sonstigen Unterlagen entstanden sind.

Belege auf Thermopapier

Angesichts der geringen Haltbarkeit von Zahlungsbelegen auf Thermopapier ist die Dauer der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren problematisch. Wenn die Belege nicht mehr leserlich sind, hat dies im Rahmen einer Betriebsprüfung negative Auswirkungen auf den Vorsteuer- und Betriebsausgabenabzug.

Belege auf Thermopapier werden häufig bei Barverkäufen (Tanken, Parken, Bewirtung, Supermärkte oder Baumärkte) ausgestellt. Thermopapiere gewährleisten keine Lesbarkeit über zehn Jahre.

Der Abschnitt 14b.1 Abs. 5 Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) schreibt dazu vor:

Die Rechnungen müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum die Anforderungen des § 14 Abs. 1 Satz 2 UStG - Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit der Rechnung - erfüllen. Nachträgliche Änderungen sind nicht zulässig. Sollte die Rechnung auf Thermopapier ausgedruckt sein, ist sie durch einen nochmaligen Kopiervorgang auf Papier zu konservieren, das für den gesamten Aufbewahrungszeitraum nach § 14b Absatz 1 UStG lesbar ist. Dabei ist es nicht erforderlich, die ursprüngliche, auf Thermopapier ausgedruckte Rechnung aufzubewahren.
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