Steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten

Aktuelles

Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege sollen verkürzt werden
Der Regierungsentwurf zum Bürokratieentlastungsgesetz IV wurde am 13. März 2024 vom Bundeskabinett beschlossen.

Die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege wie z.B. Rechnungskopien, Kontoauszüge und Lohn- und Gehaltslisten sollen von zehn auf acht Jahre verkürzt werden.
In der Verbändeabfrage zum Bürokratieabbau wurde eine Reduzierung auf 5 Jahre gefordert.


Im Bürokratieentlastungsgesetz III werden Erleichterungen bei der Vorhaltung von Datenverarbeitungssystemen für steuerliche Zwecke ab 01.01.2020 festgelegt. Das Gesetz wurde am 28.11.2019 im Bundesgesetzblatt veröffentlicht.
Dazu wird dem § 147 Abs. 6 AO folgender Satz angefügt:

Sofern noch nicht mit einer Außenprüfung begonnen wurde, ist es im Fall eines Wechsels des Datenverarbeitungssystems oder im Fall der Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem in ein anderes Datenverarbeitungssystem ausreichend, wenn der Steuerpflichtige nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung oder Auslagerung folgt, diese Daten ausschließlich auf einem maschinell lesbaren und maschinell auswertbaren Datenträger vorhält.

Rechtliche Regelungen

Zur Aufbewahrung von Unterlagen und den Aufbewahrungsfristen enthält der § 257 HGB (Aufbewahrung von Unterlagen Aufbewahrungsfristen) sowie der § 147 AO (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen) die entsprechenden Regelungen.

Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften stimmen größten Teils überein. Für die betriebliche Praxis sind überwiegend die steuerrechtlichen Vorschriften relevant.

Von Bedeutung sind auch die vom BMF veröffentlichten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
Das Bundesministerium für Finanzen hat am 28.11.2019 die geänderten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) veröffentlicht. Mit dem BMF-Schreiben werden die GoBD neugefasst. Es tritt an die Stelle des BMF-Schreibens vom 14. November 2014.

Auf Initiative und in enger Zusammenarbeit mit zahlreichen Wirtschaftskammern und -verbänden hat die AWV (Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V.) eine Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage entwickelt, an der sich die Unternehmen und ihre steuerlichen Berater orientieren können.

Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Damit ist derjenige, der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern verpflichtet ist, auch verpflichtet, diese aufzubewahren.

§ 14 Abs. 1 UStG - Ausstellung von Rechnungen:

Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden. Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers. Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben nicht geändert wurden. Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.

§ 14b Abs. 1 UStG - Aufbewahrung von Rechnungen:

Der Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, zehn Jahre aufzubewahren. Die Rechnungen müssen für den gesamten Zeitraum die Anforderungen des § 14 Absatz 1 Satz 2 erfüllen. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist; § 147 Abs. 3 der Abgabenordnung bleibt unberührt. ....

Aufzubewahrende Unterlagen und Aufbewahrungsfristen

Folgende Unterlagen sind nach § 257 HGB und § 147 AO geordnet aufzubewahren:

  1. Bücher (bei Kaufleuten Handelsbücher) und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung), Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  2. Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,
  3. Wiedergaben der abgesendeten Handels- oder Geschäftsbriefe,
  4. Buchungsbelege,
  5. Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union,
  6. Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Die Aufbewahrungsfrist für die unter den Punkten 1, 4 und 5 aufgeführten Unterlagen beträgt 10 Jahre. Die unter Punkt 2, 3 und 6 aufgeführten Unterlagen sind 6 Jahre aufzubewahren.

Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Nach § 147 AO beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem

  • die letzte Eintragung in das Buch (Handelsbuch) gemacht worden ist,
  • das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt worden ist,
  • der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesendet worden ist,
  • der Buchungsbeleg entstanden ist,
  • die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder
  • die sonstigen Unterlagen entstanden sind.

Belege auf Thermopapier

Angesichts der geringen Haltbarkeit von Zahlungsbelegen auf Thermopapier ist die Dauer der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren problematisch. Wenn die Belege nicht mehr leserlich sind, hat dies im Rahmen einer Betriebsprüfung negative Auswirkungen auf den Vorsteuer- und Betriebsausgabenabzug.

Belege auf Thermopapier werden häufig bei Barverkäufen (Tanken, Parken, Bewirtung, Supermärkte oder Baumärkte) ausgestellt. Thermopapiere gewährleisten keine Lesbarkeit über zehn Jahre.

Der Abschnitt 14b.1 Abs. 5 Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) schreibt dazu vor:

Die Rechnungen müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum die Anforderungen des § 14 Abs. 1 Satz 2 UStG - Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit der Rechnung - erfüllen. Nachträgliche Änderungen sind nicht zulässig. Sollte die Rechnung auf Thermopapier ausgedruckt sein, ist sie durch einen nochmaligen Kopiervorgang auf Papier zu konservieren, das für den gesamten Aufbewahrungszeitraum nach § 14b Absatz 1 UStG lesbar ist. Dabei ist es nicht erforderlich, die ursprüngliche, auf Thermopapier ausgedruckte Rechnung aufzubewahren.

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