Die Belegorganisation

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Belegprinzip

Jeder Buchung muss ein Beleg zu Grunde liegen (Siehe Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung: Keine Buchung ohne Beleg!). Nur mit dem entsprechenden Beleg kann die Richtigkeit der Buchungen im Grund- und Hauptbuch geprüft werden. Damit ist der Beleg das Bindeglied zwischen Geschäftsvorfall und Buchung.

Belege entstehen im Geschäftsalltag. Sie gelangen von außen (als Fremdbeleg) und von innen (als Eigenbeleg) in die Buchhaltung des Unternehmens.

Belegarten

Fremdbelege (externe Belege) Eigenbelege (interne Belege)
Belege die nicht im Unternehmen erstellt werden Belege die im Unternehmen erstellt werden
  • Lieferscheine von Lieferanten
  • Eingangsrechnungen von Lieferanten
  • Gutschriften von Lieferanten zur Korrektur von Rechnungen
  • Kassenbelege
  • Quittungen
  • Bank- und Postbelege
  • Bewirtungsbelege
  • Steuerbescheide
  • Strafbescheide
  • Erhaltene Wechsel und Schecks (einschließlich der Begleitbriefe)
  • Gutschriften von Kunden für Lieferungen und Leistungen bei Anwendung des Gutschriftverfahren.
  • Sonstige Geschäftsbriefe (Handelsbriefe)
  • Ausgangsrechnungen (Durchschrift)
  • Quittungsdurchschriften
  • Lohn- und Gehaltslisten
  • Entnahmebelege (Material, Waren, usw.)
  • Kopien eigener Wechsel und Schecks (einschließlich der Begleitbriefe)
  • Kopien von abgesendeten sonstigen Geschäftsbriefen (Handelsbriefen)
  • Kopien der Anzeigen über Gutschriften an Kunden
  • Belege über Privatentnahmen in Einzelunternehmen und Personengesellschaften
  • Belege über Storno und Umbuchungen
  • Belege über Abschlussbuchungen

Bei verlorenen Originalbelegen besteht die Möglichkeit der Ausstellung eines Ersatzbeleges. Das ist nur notwendig, wenn sich der Originalbeleg nicht mehr beschaffen lässt (z. B. Taxifahrt oder Parkgebühren).
Auf einem normalen Blatt Papier erfassen sie alle notwendigen Daten (Anlass, Betrag und Datum).

Mit diesem Ersatzbeleg ist zwar der Betriebsausgabenabzug möglich aber kein Vorsteuerabzug.

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Gutschriftverfahren

Beim Gutschriftverfahren erfolgt die Abrechnung nicht durch den Lieferanten mittels einer Rechnung, sondern durch seinen Kunden mittels Erstellung einer Gutschrift. Diese Gutschrift des Kunden ersetzt abrechnungstechnisch die Rechnung des Lieferanten.

Durch das Gutschriftverfahren können sich die Unternehmen die Rechnungsprüfung ersparen. Da der Kunde keine Rechnung erhält, sondern dem Lieferanten eine Gutschrift ausstellt, liegt die Prüfung der Gutschrift beim Lieferanten. Die Aufgabe der Rechnungsprüfung wird damit an den Lieferanten abgewälzt.

Für Gutschriften gelten die gesetzlichen Regelungen wie für Rechnungen, da sie die bisherige Rechnung des Lieferanten ersetzen.
Ausführliche Informationen zum Gutschriftverfahren

Besonderheiten bei Fachbüchern und Zeitschriften

Aufwendungen für Literatur, die fast ausschließlich beruflich oder betrieblich genutzt wird, können als Betriebsausgabe steuerlich abgezogen werden. Für die Anerkennung existieren aber erhöhte Nachweispflichten.

Urteil des Bundesfinanzhofs vom 20.5.2010, VI R 53/09
Bücher als Arbeitsmittel eines Lehrers - Grundsätze zur Bestimmung der Eigenschaft eines Buchs als Arbeitsmittel
Leitsätze:

1. Arbeitsmittel sind Wirtschaftsgüter, die unmittelbar zur Erledigung der dienstlichen Aufgaben dienen. Hierzu können auch Zeitschriften und Bücher zählen, wenn die Literatur ausschließlich oder zumindest weitaus überwiegend beruflich genutzt wird.
2. Die allgemeinen Grundsätze zur steuerlichen Behandlung von Arbeitsmitteln gelten auch, wenn zu entscheiden ist, ob Bücher als Arbeitsmittel eines Lehrers zu würdigen sind. Dabei ist die Eigenschaft eines Buchs als Arbeitsmittel nicht ausschließlich danach zu bestimmen, in welchem Umfang der Inhalt eines Schriftwerks in welcher Häufigkeit Eingang in den abgehaltenen Unterricht gefunden hat. Auch die Verwendung der Literatur zur Unterrichtsvorbereitung und Unterrichtsnachbereitung oder die Anschaffung von Büchern und Zeitschriften für eine Unterrichtseinheit, die nicht abgehalten worden ist, kann eine ausschließliche oder zumindest weitaus überwiegende berufliche Nutzung der Literatur begründen.

Die Literatur muss also unmittelbar zur Erledigung der dienstlichen Aufgaben dienen und ausschließlich oder zumindest weitaus überwiegend beruflich verwendet werden.

Urteil des Bundesfinanzhofs vom 13.4.2010, VIII R 26/08
Auszug aus den Entscheidungsgründen:

Das FG hat sich in den Gründen des vorinstanzlichen Urteils mit diesen Positionen und dem Vorbringen der Kläger ausführlich auseinandergesetzt und diese Aufwendungen rechtsfehlerfrei nicht als Betriebsausgaben anerkannt. Zum einen haben die Kläger nicht einmal nachgewiesen, die von ihnen als Gegenstand der o.a. Rechnungen bezeichneten Zeitschriften Chip, Computerwelt, PC Welt und CT Heise überhaupt gekauft zu haben. Zum anderen hat das FG seiner Entscheidung --entgegen der Auffassung der Kläger-- zutreffend den Beschluss des VI. Senats des BFH vom 4. Dezember 2003 VI B 155/00 (BFH/NV 2004, 488) zu Grunde gelegt. Diesem Beschluss zufolge ist das übliche Beweismittel für den Nachweis von Aufwendungen für Fachliteratur der Urkundsbeweis, d.h. die Vorlage von Quittungen des Buchhandels, die den Namen des Erwerbers und den Titel des angeschafften Buches enthalten. Diesen Nachweis haben die Kläger nicht erbracht.
Darüber hinaus handelt es sich bei den von den Klägern genannten Zeitschriften (Chip, Computerwelt, PC Welt und CT Heise) um allgemeinbildende, im normalen Zeitschriftenhandel erhältliche PC-Literatur, die auch von privaten Nutzern gern gelesen wird und grundsätzlich dem Abzugsverbot des § 12 EStG unterfällt. Angesichts dieser Umstände hat das FG zu Recht die Aufwendungen für "Zeitschriften" gemäß den vorstehend genannten Rechnungen nicht als Betriebsausgaben anerkannt.

Ein steuerlicher Abzug von Fachliteratur ist nur dann möglich, wenn eine Quittung vorliegt, die sowohl den Namen des Käufers als auch den Titel des Fachbuchs enthält. Damit bestätigen die Richter nur eine bereits geltende Rechtsprechung. Die Zahlung muss durch einen Kontoauszug oder den Kassenbeleg nachgewiesen werden.

Behandlung der Belege

Folgende Bearbeitungsschritte sind einzuhalten:

  1. Vorbereitende Arbeiten
    • Prüfung der Belege (sachliche und rechnerische Richtigkeit)
    • Zusammenführung von Doppelbelegen (Bestimmung des Buchungsbeleges)
      Nur notwendig, wenn zu einem Geschäftsvorfall mehrere Belege gehören (zur Vermeidung von Doppelbuchungen)
    • Belegsortierung (Ordnen nach Belegarten)
    • Nummerierung der Belege
    • Vorkontierung der Belege (Festlegen des Buchungssatzes auf dem Beleg unter Zuhilfenahme eines Kontierungsstempels)
  2. Buchen der Belege
  3. Ablage und Aufbewahrung der Belege
    Belege sind 10 Jahre aufzubewahren.

Ein Kontierungsstempel könnte wie folgt aussehen:

Belegorganisation - Kontierungsstempel
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