Abrechnung über das Gutschriftverfahren

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Grundprinzip

Beim Gutschriftverfahren erfolgt die Abrechnung nicht durch den Lieferanten mittels einer Rechnung, sondern durch seinen Kunden mittels Erstellung einer Gutschrift. Diese Gutschrift des Kunden ersetzt abrechnungstechnisch die Rechnung des Lieferanten. Es ist damit ein Verfahren zur automatischen Abrechnung von Wareneingängen (ERS = Evaluated Receipt Settlement).

Eine Gutschrift in diesem Sinne hat nichts mit der Korrektur einer Rechnung oder mit Bonus-Systemen zu tun!

Durch das Gutschriftverfahren können sich die Unternehmen die Rechnungsprüfung ersparen. Da der Kunde keine Rechnung erhält, sondern dem Lieferanten eine Gutschrift ausstellt, liegt die Prüfung der Gutschrift beim Lieferanten. Die Aufgabe der Rechnungsprüfung wird damit an den Lieferanten abgewälzt.

Klassische Rechnungslegung Gutschriftverfahren
  • Ein Lieferant liefert eine Ware oder erbringt eine Dienstleistung.
  • Der Lieferant stellt daraufhin eine Rechnung.
  • Der Kunde bezahlt.
  • Ein Lieferant liefert eine Ware oder erbringt eine Dienstleistung.
  • Der Kunde sendet eine Gutschrift an den Lieferanten.
  • Der Kunde bezahlt.

Eine Rechnung stellt der Leistungserbringer aus, eine Gutschrift der Leistungsempfänger.

Das Gutschriftverfahren eignet sich vor allem bei einer längerfristigen Zusammenarbeit zwischend den beiden beteiligten Partnern, da die Aushandlung der nötigen Verträge und Rahmenbestellungen zunächst zusätzlichen Aufwand verursacht. Erst bei vielen Aufträgen in Zusammenhang mit einer Rahmenbestellung kommen die Vorteile richtig zum Tragen.

Der Verband der Automobilindustrie hat das Gutschriftverfahren schon Anfang der Neunziger Jahre in seine Standards für den elektronischen Datenaustausch in der Automobilindustrie aufgenommen.
Auszug aus der Verfahrensbeschreibung Daten-Fern-Übertragung (DFÜ) von Gutschriftanzeige-Daten in der Automobilindustrie (3. Ausgabe vom November 1995):

Diese Empfehlung regelt den maschinellen Datenaustausch von Gutschriftanzeige-Daten zwischen Kunden und Lieferanten.
Sie ist ein Projektergebnis des VDA-Arbeitskreises "Vordruckwesen/Datenaustausch" (VDA/AKVD).

Das Gutschriftverfahren sieht vor, daß der Kunde die Materiallieferung nach Eingang maschinell mit den vereinbarten Preisen bewertet und dem Lieferanten hierüber eine Gutschriftanzeige erstellt.
Bewertete Lieferungen ordnet der Kunde maschinell den Fälligkeitsterminen zu. Für jeden Fälligkeitstermin wird eine gesonderte Gutschriftanzeige geschrieben.
Jede Gutschriftanzeige erhält eine fortlaufende Seriennummer, die dann später in der Zahlungsanzeige zum entsprechenden Fälligkeitstermin angegeben wird.
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Gesetzliche Regelungen

Für Gutschriften gelten die gesetzlichen Regelungen wie für Rechnungen, da sie die bisherige Rechnung des Lieferanten ersetzen.
§ 14 Abs. 2 UStG:

Führt der Unternehmer eine Lieferung oder eine sonstige Leistung nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 aus, gilt Folgendes:
  1. führt der Unternehmer eine steuerpflichtige Werklieferung (§ 3 Abs. 4 Satz 1) oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück aus, ist er verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen;
  2. führt der Unternehmer eine andere als die in Nummer 1 genannte Leistung aus, ist er berechtigt, eine Rechnung auszustellen. Soweit er einen Umsatz an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, ausführt, ist er verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen. Eine Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung besteht nicht, wenn der Umsatz nach § 4 Nr. 8 bis 28 steuerfrei ist. § 14a bleibt unberührt.
Unbeschadet der Verpflichtungen nach Satz 1 Nr. 1 und 2 Satz 2 kann eine Rechnung von einem in Satz 1 Nr. 2 bezeichneten Leistungsempfänger für eine Lieferung oder sonstige Leistung des Unternehmers ausgestellt werden, sofern dies vorher vereinbart wurde (Gutschrift). Die Gutschrift verliert die Wirkung einer Rechnung, sobald der Empfänger der Gutschrift dem ihm übermittelten Dokument widerspricht. Eine Rechnung kann im Namen und für Rechnung des Unternehmers oder eines in Satz 1 Nr. 2 bezeichneten Leistungsempfängers von einem Dritten ausgestellt werden.

Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass enthält im Abschnitt "14.3. Rechnung in Form der Gutschrift" folgendes:

(1) Eine Gutschrift ist eine Rechnung, die vom Leistungsempfänger ausgestellt wird (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Eine Gutschrift kann auch durch juristische Personen, die nicht Unternehmer sind, ausgestellt werden. Der Leistungsempfänger kann mit der Ausstellung einer Gutschrift auch einen Dritten beauftragen, der im Namen und für Rechnung des Leistungsempfängers abrechnet (§ 14 Abs. 2 Satz 4 UStG). Eine Gutschrift kann auch ausgestellt werden, wenn über steuerfreie Umsätze abgerechnet wird oder wenn beim leistenden Unternehmer nach § 19 Abs. 1 UStG die Steuer nicht erhoben wird. Dies kann dazu führen, dass der Empfänger der Gutschrift unrichtig oder unberechtigt ausgewiesene Steuer nach § 14c UStG schuldet. Keine Gutschrift ist die im allgemeinen Sprachgebrauch ebenso bezeichnete Korrektur einer zuvor ergangenen Rechnung.
(2) Die am Leistungsaustausch Beteiligten können frei vereinbaren, ob der leistende Unternehmer oder der in § 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 UStG bezeichnete Leistungsempfänger abrechnet. Die Vereinbarung hierüber muss vor der Abrechnung getroffen sein und kann sich aus Verträgen oder sonstigen Geschäftsunterlagen ergeben. Sie ist an keine besondere Form gebunden und kann auch mündlich getroffen werden. Die Gutschrift ist, vorbehaltlich der Regelungen des § 14a UStG, innerhalb von sechs Monaten zu erteilen (vgl. Abschnitt 14.1 Abs. 3) und hat die Angabe "Gutschrift" zu enthalten (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG, vgl. Abschnitt 14.5 Abs. 24). Keine Gutschrift ist die im allgemeinen Sprachgebrauch ebenso bezeichnete Stornierung oder Korrektur der ursprünglichen Rechnung (vgl. Abschnitt 14c.1 Abs. 3 Satz 3). Wird in einem Dokument sowohl über empfangene Leistungen (Gutschrift) als auch über ausgeführte Leistungen (Rechnung) zusammen abgerechnet, muss das Dokument die Rechnungsangabe "Gutschrift" enthalten. Zudem muss aus dem Dokument zweifelsfrei hervorgehen, über welche Leistung als Leistungsempfänger bzw. leistender Unternehmer abgerechnet wird. In dem Dokument sind Saldierung und Verrechnung der gegenseitigen Leistungen unzulässig.
(3) Voraussetzung für die Wirksamkeit einer Gutschrift ist, dass die Gutschrift dem leistenden Unternehmer übermittelt worden ist und dieser dem ihm zugeleiteten Dokument nicht widerspricht (§ 14 Abs. 2 Satz 3 UStG). Die Gutschrift ist übermittelt, wenn sie dem leistenden Unternehmer so zugänglich gemacht worden ist, dass er von ihrem Inhalt Kenntnis nehmen kann (vgl. BFH-Urteil vom 15. 9. 1994, XI R 56/93, BStBl 1995 II S. 275).
(4) Der leistende Unternehmer kann der Gutschrift widersprechen. Mit dem Widerspruch verliert die Gutschrift die Wirkung als Rechnung. Dies gilt auch dann, wenn die Gutschrift den zivilrechtlichen Vereinbarungen entspricht und die Umsatzsteuer zutreffend ausweist. Es genügt, dass der Widerspruch eine wirksame Willenserklärung darstellt (vgl. BFH-Urteil vom 23. 1. 2013, XI R 25/11, BStBl II S. 417). Der Widerspruch wirkt - auch für den Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers - erst in dem Besteuerungszeitraum, in dem er erklärt wird (vgl. BFH-Urteil vom 19. 5. 1993, V R 110/88, BStBl II S. 779, und Abschnitt 15.2a Abs. 11). Die Wirksamkeit des Widerspruchs setzt den Zugang beim Gutschriftsaussteller voraus.

Vorteile des Gutschriftverfahren

Vorteile für den Lieferanten Vorteile für den Kunden
  • Wegfall der Versendung von Rechnungen (Einsparung von Papier- und Portokosten)
  • Reduzierung des Mahnwesen
  • Termingerechte Zahlung der Wareneingänge
  • Schnellere Information über Differenzen
  • Einfachere Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung
  • Einsparung von Verwaltungsarbeiten durch Wegfall der Rechnungseingangsprüfung
  • Reduzierung von Preisdifferenzen
  • Einfachere Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung
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