Buchführungspflicht - Gesetzliche Grundlagen

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Grundsätzliches

Systeme der Buchführung

  1. Kameralistische Buchführung
    Die Kameralistische Buchführung wird auch Behörden- oder Verwaltungsbuchführung genannt. Das System wird zunehmend durch die Einführung der doppelten Buchführung in den Behörden ersetzt. Die Aufgabe der Kameralistischen Buchführung besteht darin, den durch den Voranschlag oder Etat angeordneten oder geplanten Einnahmen und Ausgaben die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben gegenüberzustellen. Das Ergebnis daraus sind Etatüberschüsse oder Fehlbeträge.
  2. Einfache Buchführung
    Zur einfachen Buchführung sind Angehörige der freien Berufe und Kleingewerbetreibende verpflichtet (sogenannte Minderkaufleute), die keinen eingerichteten kaufmännischen Geschäftsbetrieb unterhalten. Kleinunternehmer und Freiberufler dürfen die einfache Buchführung betreiben, wenn sie nicht als Kaufleute gelten, nicht im Handelsregister eingetragen sind und bestimmte Grenzen für Umsätze, Gewinne und sogenannten Wirtschaftswerte nicht überschreiten.
    Die einfache Buchführung wird durch eine sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung ausgewertet. Das ist eine Gegenüberstellung der betrieblichen Einnahmen und Ausgaben.
  3. Doppelte Buchführung (Mit diesem System befasst sich diese Web-Site)
    Zur doppelten Buchführung sind laut Handelsgesetzbuch alle Vollkaufleute verpflichtet.

Was bedeutet Buchführungspflicht:

  • Ermittlung des Gewinns nach § 4 Abs. 1 EStG - Betriebsvermögensvergleich
  • Jahresabschluss erstellen (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung).
  • Doppelte Buchführung durchführen.
  • Inventur ist erforderlich

Die Forderungen an Kunden und die Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten müssen in die Ermittlung des Gewinns mit einbezogen werden.

Freiberufler und Kleingewerbetreibende die nicht buchführungspflichtig sind, müssen:

  • Betriebseinnahmen und -ausgaben aufzeichnen
  • Betriebsergebnis mit einer Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln (§ 4 Abs. 3 EStG, daher auch 4/3-Rechnung genannt)
  • Inventur ist nicht erforderlich

Grundsatz der Einnahmen-Überschussrechnung ist das Zu- und Abflussprinzip von Aufwendungen und Erträgen. Es kommt also vorrangig auf Zahlungsflüsse von Geld an.

Die Buchführungspflicht ist im Handelsrecht (§ 238 Abs. 1 HGB) und im Steuerecht (§ 140 und § 141 Abgabenordnung) geregelt.

Buchführungspflicht nach Handelsrecht

Nach § 238 Abs. 1 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet Bücher zu führen. Damit stellt sich die Frage nach der Kaufmannseigenschaft. Mit Hilfe der Kaufmannseigenschaft erfolgt die Abgrenzung zwischen Kaufleuten und Privatleuten. Das HGB ergänzt oder ersetzt damit die allgemeingültigen Rechtsnormen des BGB.

Nach § 1 HGB ist Kaufmann wer ein Handelsgewerbe betreibt. Ein Handelsgewerbe ist jeder Gewerbebetrieb, es sei denn, dass das Unternehmen nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert. Man spricht von einem Istkaufmann.

Der Begriff des Gewerbes wird vom HGB nicht definiert. Es gibt im deutschen Recht keine einheitliche Definition.
Kennzeichen für ein handelsrechtliches Gewerbe:

  • selbständige Tätigkeit,
  • entgeltliche Tätigkeit (Absicht der Gewinnerzielung, keine private Liebhaberei),
  • auf eine Vielzahl von Geschäften gerichtet (planmäßig und auf Dauer ausgerichtet),
  • nach außen in Erscheinung tretende Tätigkeit,
  • auf wirtschaftlichem Gebiet (kein freier Beruf) tätig.
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Kein Handelsgewerbe sind Kleingewerbe, Betriebe der Land- und Forstwirtschaft sowie die Tätigkeit freier Berufe.

Ist die Kaufmannseigenschaft nicht nach § 1 HGB gegeben, kann sie durch eine freiwillige Eintragung der Firma des Unternehmens in das Handelsregister erworben werden (§ 2 HGB). Der Unternehmer ist berechtigt, aber nicht verpflichtet, die Eintragung herbeizuführen. Man spricht von einem Kannkaufmann.

Nach § 3 HGB finden die Vorschriften des § 1 HGB auf Betriebe der Land- und Forstwirtschaft keine Anwendung. Es besteht aber auch hier die Möglichkeit, die Kaufmannseigenschaft durch eine freiwillige Eintragung der Firma des Unternehmens in das Handelsregister zu erwerben (§ 2 HGB). Man spricht auch hier von einem Kannkaufmann.

Nach § 6 HGB sind alle Handelsgesellschaften Kaufmann kraft Rechtsform (Formkaufmann). Dazu zählen alle Handelsgesellschaften mit eigener Rechtspersönlichkeit:

Gesellschaft Spezielle gesetzliche Regelung
AG (Aktiengesellschaft) § 3 Abs. 1 Aktiengesetz:
Die Aktiengesellschaft gilt als Handelsgesellschaft, auch wenn der Gegenstand des Unternehmens nicht im Betrieb eines Handelsgewerbes besteht.
KGaA (Kommanditgesellschaft auf Aktien) § 278 Abs. 3 Aktiengesetz:
Im übrigen gelten für die Kommanditgesellschaft auf Aktien, soweit sich aus den folgenden Vorschriften oder aus dem Fehlen eines Vorstands nichts anderes ergibt, die Vorschriften des Ersten Buchs über die Aktiengesellschaft sinngemäß.
GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) § 13 Abs. 3 GmbH-Gesetz:
Die Gesellschaft gilt als Handelsgesellschaft im Sinne des Handelsgesetzbuchs.
Eingetragene Genossenschaften § 17 Abs. 2 Genossenschaftsgesetz:
Genossenschaften gelten als Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuchs.
Europäische wirtschaftliche Interessenvereinigung nach deutschem Recht (EWIV) § 1 EWIV-Ausführungsgesetz:
Soweit nicht die Verordnung (EWG) Nr. 2137/85 des Rates vom 25. Juli 1985 über die Schaffung einer Europäischen wirtschaftlichen Interessenvereinigung (EWIV) - ABl. EG Nr. L 199 S. 1 - (Verordnung) gilt, sind auf eine Europäische wirtschaftliche Interessenvereinigung (EWIV) mit Sitz im Geltungsbereich dieses Gesetzes (Vereinigung) die folgenden Vorschriften, im übrigen entsprechend die für eine offene Handelsgesellschaft geltenden Vorschriften anzuwenden; die Vereinigung gilt als Handelsgesellschaft im Sinne des Handelsgesetzbuchs.

Damit ergibt sich:

Istkaufmann nach § 1 HGB Kannkaufmann nach § 2 HGB oder § 3 HGB Formkaufmann nach § 6 HGB
Nach § 1 HGB ist Kaufmann wer ein Handelsgewerbe betreibt. Ist die Kaufmannseigenschaft nicht nach § 1 HGB gegeben, kann sie durch eine freiwillige Eintragung der Firma des Unternehmens in das Handelsregister erworben werden (§ 2 HGB). Dazu zählt auch die freiwillige Eintragung von Betrieben der Land- und Forstwirtschaft (§ 3 HGB). Alle Handelsgesellschaften sind Kaufmann kraft Rechtsform.

Befreiung von der Buchführungspflicht - Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz (BilMoG; trat am 29. Mai 2009 in Kraft)

Der neu eingeführte § 241a HGB legte fest (Fassung gültig für Geschäftsjahre, die spätestens am 31.12.2015 beginnen):

Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 500 000 Euro Umsatzerlöse und 50 000 Euro Jahresüberschuss aufweisen, brauchen die §§ 238 bis 241 nicht anzuwenden. Im Fall der Neugründung treten die Rechtsfolgen schon ein, wenn die Werte des Satzes 1 am ersten Abschlussstichtag nach der Neugründung nicht überschritten werden.

Die Regelungen zur Befreiung von der Buchführungspflicht waren erstmals auf Jahresabschlüsse für das nach dem 31.12.2007 beginnende Geschäftsjahr anzuwenden.

Der neu eingeführte Absatz 4 im § 242 HGB befreit die unter den § 241a fallenden Einzelkaufleute auch von Inventur und Bilanzierungspflicht:

(4) Die Absätze 1 bis 3 sind auf Einzelkaufleute im Sinn des § 241a nicht anzuwenden. Im Fall der Neugründung treten die Rechtsfolgen nach Satz 1 schon ein, wenn die Werte des § 241a Satz 1 am ersten Abschlussstichtag nach der Neugründung nicht überschritten werden.

Für Geschäftsjahre, die nach dem 31.12.2015 beginnen kommt es durch das Gesetz zur Entlastung insbesondere der mittelständischen Wirtschaft von Bürokratie zu einer Anhebung der Schwellenwerte um 20 Prozent. Um eine größere Anzahl von Unternehmen von der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht zu befreien, wurden die Grenzbeträge im Handelsgesetzbuch und in der Abgabenordnung um jeweils 20 Prozent auf 600.000 beziehungsweise 60.000 Euro angehoben (Bürokratieentlastungsgesetz). Dieses Gesetz ist am 1. Januar 2016 in Kraft getreten. Die höheren Schwellenwerte gelten erstmals für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2015 beginnen.

Buchführungspflicht nach Steuerrecht

Nach dem Steuerrecht sind zunächst alle Unternehmer buchführungspflichtig, die nach § 238 HGB zur Buchführung verpflichtet sind. Man spricht von der abgeleiteten Buchführungspflicht nach § 140 Abgabenordnung.

Im Weiteren knüpft die steuerliche Buchführungspflicht nicht an der Tätigkeit oder der Rechtsform an, sondern am Gewinn bzw. in der Landwirtschaft am Flächenwert.

Nach § 141 Abgabenordnung entsteht die Buchführungspflicht bei überschreiten folgender Grenzen:

Geschäftsjahre, die spätestens am 31.12.2015 beginnen (Grenzen waren gültig seit 2008) Geschäftsjahre, die nach dem 31.12.2015 beginnen
  1. Umsätze 500.000 Euro im Kalenderjahr oder
  2. (weggefallen)
  3. selbst bewirtschaftete land- und forstwirtschaftliche Flächen mit einem Wirtschaftswert von mehr als 25.000 Euro oder
  4. Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 50.000 Euro im Wirtschaftsjahr oder
  5. Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft von mehr als 50.000 Euro im Kalenderjahr.
  1. Umsätze 600.000 Euro im Kalenderjahr oder
  2. (weggefallen)
  3. selbst bewirtschaftete land- und forstwirtschaftliche Flächen mit einem Wirtschaftswert von mehr als 25.000 Euro oder
  4. Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 60.000 Euro im Wirtschaftsjahr oder
  5. Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft von mehr als 60.000 Euro im Kalenderjahr.

Man spricht von originärer Buchführungspflicht. Die Grenzen unterliegen häufigen Anpassungen.

Freiberufler (z. B. Rechtsanwälte, Steuerberater oder Ärzte) sind generell nicht buchführungspflichtig. Die Genaue Abgrenzung ist im § 18 EStG zu finden (Einkünfte aus selbständiger Arbeit). Diese Personen können auch bei Überschreiten der genannten Grenzen nach der Einnahmen-Überschussrechnung ihre Gewinnermittlung vornehmen.

Gesamtübersicht zur Buchführungspflicht

Buchführungspflicht
Buchführungspflicht nach Handelsrecht Buchführungspflicht nach Steuerrecht
§ 238 Abs. 1 HGB:
Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Die Buchführung muß so beschaffen sein, daß sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.
§ 140 Abgabenordnung:
Wer nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, hat die Verpflichtungen, die ihm nach den anderen Gesetzen obliegen, auch für die Besteuerung zu erfüllen.
Befreiung von der Buchführungspflicht nach § 241a HGB
(Fassung gültig für Geschäftsjahre, die spätestens am 31.12.2015 beginnen):
Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 500 000 Euro Umsatzerlöse und 50 000 Euro Jahresüberschuss aufweisen, brauchen die §§ 238 bis 241 nicht anzuwenden. Im Fall der Neugründung treten die Rechtsfolgen schon ein, wenn die Werte des Satzes 1 am ersten Abschlussstichtag nach der Neugründung nicht überschritten werden.
Gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte sind auch dann buchführungspflichtig, wenn einer der folgenden Grenzwerte überschritten ist
(§ 141 Abgabenordnung; Fassung gültig für Geschäftsjahre, die spätestens am 31.12.2015 beginnen):
  • Umsätze von mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr
  • selbstbewirtschaftete land- und forstwirtschaftliche Flächen mit einem Wirtschaftswert von mehr als 25.000 Euro
  • Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 50.000 Euro im Wirtschaftsjahr
  • Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft von mehr als 50.000 Euro im Kalenderjahr
Befreiung von der Buchführungspflicht nach § 241a HGB
(Fassung gültig für Geschäftsjahre, die nach dem 31.12.2015 beginnen):
Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 600 000 Euro Umsatzerlöse und 60 000 Euro Jahresüberschuss aufweisen, brauchen die §§ 238 bis 241 nicht anzuwenden. Im Fall der Neugründung treten die Rechtsfolgen schon ein, wenn die Werte des Satzes 1 am ersten Abschlussstichtag nach der Neugründung nicht überschritten werden.
Gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte sind auch dann buchführungspflichtig, wenn einer der folgenden Grenzwerte überschritten ist
(§ 141 Abgabenordnung; Fassung gültig für Geschäftsjahre, die nach dem 31.12.2015 beginnen):
  • Umsätze von mehr als 600.000 Euro im Kalenderjahr
  • selbstbewirtschaftete land- und forstwirtschaftliche Flächen mit einem Wirtschaftswert von mehr als 25.000 Euro
  • Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 60.000 Euro im Wirtschaftsjahr
  • Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft von mehr als 60.000 Euro im Kalenderjahr

Verstöße gegen Buchführungspflichten

R 5.2 Abs. 2 Einkommensteuer-Richtlinien:

Enthält die Buchführung formelle Mängel, ist ihre Ordnungsmäßigkeit nicht zu beanstanden, wenn das sachliche Ergebnis der Buchführung dadurch nicht beeinflusst wird und die Mängel kein erheblicher Verstoß gegen die Anforderungen an die zeitgerechte Erfassung der Geschäftsvorfälle, die besonderen Anforderungen bei Kreditgeschäften, die Aufbewahrungsfristen sowie die Besonderheiten bei der Buchführung auf Datenträgern sind. Enthält die Buchführung materielle Mängel, z. B. wenn Geschäftsvorfälle nicht oder falsch gebucht sind, wird ihre Ordnungsmäßigkeit dadurch nicht berührt, wenn es sich dabei um unwesentliche Mängel handelt, z. B. wenn nur unbedeutende Vorgänge nicht oder falsch dargestellt sind. Die Fehler sind dann zu berichtigen, oder das Buchführungsergebnis ist durch eine Zuschätzung richtig zu stellen. Bei schwerwiegenden materiellen Mängeln gilt R 4.1 Abs. 2 Satz 3.

§ 162 Abs. 1 Abgabenordnung:

Soweit die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen nicht ermitteln oder berechnen kann, hat sie sie zu schätzen. Dabei sind alle Umstände zu berücksichtigen, die für die Schätzung von Bedeutung sind.

Der § 369 Abs. 2 Abgabenordnung legt fest, dass für Steuerstraftaten die allgemeinen Gesetze über das Strafrecht gelten, soweit die Strafvorschriften der Steuergesetze nichts anderes bestimmen.

Ein Abschnitt des Strafgesetzbuches behandelt Insolvenzstraftaten. Nach § 283 Strafgesetzbuch wird mit Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren oder mit Geldstrafe bestraft, wer bei Überschuldung oder bei drohender oder eingetretener Zahlungsunfähigkeit Handelsbücher, zu deren Führung er gesetzlich verpflichtet ist, zu führen unterläßt oder so führt oder verändert, daß die Übersicht über seinen Vermögensstand erschwert wird.

Der § 283b Strafgesetzbuch behandelt die Verletzung der Buchführungspflicht:

(1) Mit Freiheitsstrafe bis zu zwei Jahren oder mit Geldstrafe wird bestraft, wer
  1. Handelsbücher, zu deren Führung er gesetzlich verpflichtet ist, zu führen unterläßt oder so führt oder verändert, daß die Übersicht über seinen Vermögensstand erschwert wird,
  2. Handelsbücher oder sonstige Unterlagen, zu deren Aufbewahrung er nach Handelsrecht verpflichtet ist, vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beiseite schafft, verheimlicht, zerstört oder beschädigt und dadurch die Übersicht über seinen Vermögensstand erschwert,
  3. entgegen dem Handelsrecht
    1. Bilanzen so aufstellt, daß die Übersicht über seinen Vermögensstand erschwert wird, oder
    2. es unterläßt, die Bilanz seines Vermögens oder das Inventar in der vorgeschriebenen Zeit aufzustellen.
(2) Wer in den Fällen des Absatzes 1 Nr. 1 oder 3 fahrlässig handelt, wird mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe bestraft.
(3) § 283 Abs. 6 gilt entsprechend.
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