Fahrtenbuch - Wann ist es notwendig?

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Moderne elektronische Fahrtenbücher arbeiten satellitengestützt per GPS und entsprechen den Richtlinien des Bundesministeriums für Finanzen.

Moderne elektronische Fahrtenbücher arbeiten satellitengestützt per GPS und entsprechen den Richtlinien des Bundesministeriums für Finanzen.
Bildquelle: pixabay © DariuszSankowski (CC0 1.0)

Wer einen Dienstwagen privat nutzen möchte, muss in Deutschland Steuern darauf zahlen. Jedoch besteht für den Arbeitnehmer die Möglichkeit, am Ende des Jahres im Rahmen des Lohnsteuerjahresausgleichs einen Teil der entrichteten Steuern zurück zu erhalten. Dafür ist das Führen eines Fahrtenbuches notwendig, wenn der Betreffende gegenüber dem Finanzamt genau aufschlüsseln will, wann und wie oft er sein Dienstfahrzeug privat genutzt hat und wann er dienstlich unterwegs war. Welche Vorteile ergeben sich aus der Aufschlüsselung und wann ist ein Fahrtenbuch unabdingbar?

 

Für wen?

Je häufiger ein Arbeitnehmer beruflich unterwegs ist, umso mehr lohnt sich ein Fahrtenbuch für ihn. Zusätzlich empfiehlt sich eine exakte Abrechnung, wenn sich die Gesamtkosten des Firmenfahrzeugs in einem niedrigeren Rahmen bewegen.

Das kann gegeben sein, wenn

  • es sich um ein bereits älteres Gebrauchtfahrzeug handelt
  • wenn der Betreffende laut Arbeitsvertrag einen Teil der Kosten (Betriebskosten, Reparaturen), selbst zu tragen hat.
  • wenn das Auto bereits abgeschrieben wurde
  • wenn eine Zuzahlung zur Anschaffung geleistet wurde.

Keine gesetzliche Verpflichtung

Das Führen eines Fahrtenbuches ist jedem grundsätzlich freigestellt und erfolgt generell freiwillig. Jedoch kann in Ausnahmefällen, etwa bei Verkehrsdelikten, gerichtlich angeordnet werden, dass ein Buch zu führen ist. Und zwar insbesondere dann, wenn im Rahmen einer begangenen Verkehrswidrigkeit der Betreffende innerhalb der Verjährungsfrist nicht ermittelt werden konnte. Das ist dann der Fall, wenn zum Zeitpunkt des Verkehrsdeliktes der Fahrer explizit nicht genannt wurde. Durch die Fahrtenbuchauflage soll dabei sichergestellt werden, dass künftig eine Feststellung rechtzeitig vor Ablauf der Verjährungsfrist möglich sein soll.

Zwingend erforderlich kann das Führen eines Fahrtenbuches auch dann sein, wenn von Seiten des Finanzamts grundsätzlich Zweifel daran bestehen, ob das Fahrzeug überhaupt betrieblich genutzt wird. Gleiches gilt auch für den Fall, dass der PKW rein betrieblich Verwendung findet, das Finanzamt aber von einer Mischnutzung ausgeht.

Das Finanzamt ermöglicht einmal im Jahr den Wechsel der Berechnungsmethode, daher ist zum 1.1.2017 der Wechsel zum Fahrtenbuch besonders lohnenswert.

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Was bringt ein Fahrtenbuch?

Abgesehen von einer gesetzlichen Verpflichtung in Ausnahmefällen liegt vielmehr die Motivation von Arbeitnehmer und Unternehmer zu einem Fahrtenbuch darin, durch einen reduzierten Sachbezug/Privatanteil Geld einsparen zu können. Dann muss der Arbeitnehmer ein Fahrtenbuch führen und es laut geltendem deutschen Recht zehn Jahre aufbewahren.

Der Vorteil eines Fahrtenbuchs liegt darin, dass sich die Nutzung klar nach privaten und geschäftlich/betrieblich bedingten Anteilen aufschlüsseln und damit eine Versteuerung nach tatsächlichen Gegebenheiten individuell erzielen lässt. Als Resultat ergibt sich oftmals ein niedrigerer Steuersatz als bei der Pauschalbesteuerung, der bis zu einigen Tausend Euro im Jahr ausmachen kann.

Welche Informationen muss ein Fahrtenbuch enthalten?

Wenn ein manuell erstelltes Fahrtenbuch vollständig, korrekt geführt, fehlerfrei und nachvollziehbar ist, kann es für die Berechnung des Privatanteils bei der Nutzung des Firmenfahrzeugs dienen.

Wenn ein manuell erstelltes Fahrtenbuch vollständig, korrekt geführt, fehlerfrei und nachvollziehbar ist, kann es für die Berechnung des Privatanteils bei der Nutzung des Firmenfahrzeugs dienen.
Bildquelle: pixabay © FirmBee (CC0 1.0)

 

Um sich steuerliche Vorteile sichern zu können, bestehen noch weitere Anforderungen ans Fahrtenbuch. So müssen die Eintragungen bei betrieblicher Nutzung

  • Datum der Fahrt
  • Kilometerstand (Beginn und Ende)
  • Anfangs- und Zielort mit exakter Adresse
  • Namen der besuchten Geschäftspartner
  • Zweck der Fahrt

enthalten. Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstelle und ausschließlich privater Natur genügen die entsprechenden Kilometerangaben.

Die Angaben müssen dabei aus Behördensicht

  • änderungssicher sein. Vorgenommene Änderungen müssen ausreichend dokumentiert werden.
  • zeitnah sein: Je unmittelbarer Angaben eingetragen worden sind, umso besser, idealerweise bereits während der Fahrt
  • eindeutig in die Bereiche dienstlich und privat getrennt aufgelistet erscheinen
  • chronologisch fortlaufend erfolgen und lückenlos sein.

Wann wird ein Fahrtenbuch abgelehnt?

Enthält das Fahrtenbuch Fehler, wird es vom prüfenden Finanzamt als ungültig erklärt. So etwa, wenn der Kilometerstand nicht mit den Angaben der TÜV-Untersuchung oder der Werkstattrechnung übereinstimmt. Auch müssen eventuell begangene Ordnungswidrigkeiten, die in der Buchhaltung erfasst sind, auch entsprechend im Buch verzeichnet sein. Passen Kilometerangaben nicht zum Ölverbrauch, oder stimmt der Kilometerstand nicht mit den Angaben der TÜV-Untersuchung oder der Werkstattrechnung überein, wird das Fahrtenbuch ebenfalls abgelehnt.

Vorteile von elektronischen Fahrtenbüchern

Gegenüber handschriftlich geführten Fahrtenbüchern bieten elektronische Ausführungen eine Reihe von Vorteilen. So ist der Aufwand in einer elektronischen Version bei einem Bornemann Logbook wesentlich geringer, da es vollkommen autonom und lückenlos arbeitet, bei gleichzeitiger Fehler-Resistenz. Die störungsfreien Aufzeichnungen werden prinzipiell mittels im Fahrzeug fest verbauten Ortungsboxen mit integriertem GPS Sender realisiert, der kontinuierlich Signale über den aktuellen Aufenthaltsort versendet. Mit ihrer Hilfe können Adressen, Streckenverläufe und Fahrtzeiten exakt eruiert, weitergeleitet und dokumentiert werden. Es entfällt das einzelne Auflisten von Fahrten über mehrere Tage sowie Einzelprotokollierungen bei mehreren Fahrten hintereinander im manuellen Verfahren.

Was elektronische Fahrtenbücher nicht leisten

Trotz autarker Arbeitsweise und lückenloser Erfassung der wichtigsten Angaben von den gefahrenen Strecken bleibt ein Rest an Nachbearbeitung, der im Anschluss innerhalb von sieben Tagen manuell geleistet werden muss.
Ergänzt werden müssen Angaben zum

  • Zweck der Fahrt
  • Fahrer
  • Zielperson bzw. -unternehmen

Wird die einwöchige Frist versäumt, fällt die Fahrt automatisch unter die Rubrik "privat". Wenn dies nicht geschieht, wird jede Fahrt in eine Privatfahrt umgewandelt und kann nicht mehr bearbeitet werden. Gleiches gilt auch, wenn die Mindestangaben von Datum, Beginn, Ende Grund und Art der Fahrt sowie die zurückgelegten Kilometer nicht lückenlos enthalten sind, was bei manueller Version eher der Fall sein kann. Die manuelle Nachbearbeitung erfolgt bei elektronischer Erfassung in einem Online Portal oder per App, die alternativ von dem Fahrer selbst, dem Halter oder einem Fahrdienstleiter durchgeführt werden muss.

Im zentralen Online-Portal werden die Fahrtenbücher aller Fahrzeuge digital gepflegt. Alle zurückgelegten Strecken können jederzeit eingesehen und bearbeitet werden. Im Portal erscheinen zudem alle Fahrzeuge sowie Fahrer angemeldet und registriert.

Fahrtenbuch und Buchhaltung - Auf was ist zu achten?

Aus der Perspektive von Arbeitgebern und Selbstständigen sind folgende Punkte zu beachten:

  • Das Finanzamt erkennt nur vollständige Fahrtenbücher an
  • Durch das Fahrtenbuch sind die Kfz-Kosten im Verhältnis der betrieblichen zu den privat gefahrenen Kilometern aufzuteilen
  • Abschreibungen, laufende Kosten (Benzin), Reparatur/Wartung/Pflege, Versicherung, Kfz-Steuer, Leasing oder sonstige Kosten (zb.: ADAC) müssen dokumentiert werden
  • Aus dem Fahrtenbuch wird auch die exakte Arbeitszeit der Mitarbeiter ersichtlich und somit auch, ob Zuschläge fällig werden
  • Gewinne und Verluste sind in den Aufwandskonten zu führen
  • Fahrtenbücher betreffen die Eigenbelege (interne Belege)
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