Buchhaltung bestmöglich automatisieren - Tipps für Geschäftsinhaber

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Jeder Unternehmer muss ein gewisses wirtschaftliches Geschick an den Tag legen, um auf der Habenseite ein stetes Wachstum zu generieren, bei den Ausgaben aber möglichst in einem überschaubaren Rahmen zu bleiben. Buchführung gehört daher genauso zum Alltag wie die Akquise neuer Kunden und Lieferanten. Aber: Die Bücher führen macht Unternehmern selten Spaß. Wie lässt sich das Ganze soweit wie möglich automatisieren? Welche Rolle spielt hier das Geschäftskonto?

Das Geschäftskonto: Wirklich ein Must-Have?

Jedes Unternehmen muss den unbaren Zahlungsverkehr irgendwie abwickeln. An einem Girokonto kommt man als Unternehmen aller Voraussicht nach nicht vorbei. Ein Geschäftskonto bzw. dessen Führung ist in aller Regel aber nur im Zusammenhang mit Gesellschaften wie der GmbH vorgeschrieben.

Selbstständige oder Freiberufler können auch ihr Privatkonto nutzen. Aber: Das Finanzamt kann Einsicht in die geschäftlichen Vorfälle verlangen - und hat somit auch Einblick in die privaten Finanzen. Aufgrund dieser nicht unbedingt angenehmen Tatsache ist die Führung eines separaten Geschäftskontos in jedem Fall anzuraten. An der Buchführungspflicht kommt man als Unternehmer aber generell nicht vorbei.

Automatisierte Rechnungsverarbeitung

Immer zum Monatsende trifft man in Unternehmen auf das gleiche Bild. Der Unternehmer sitzt über Rechnungen sowie Büchern und versucht sich einen Überblick zu verschaffen. Inzwischen bieten verschiedene Unternehmen elektronischen Lösungen für das Problem an. Mithilfe aktueller Buchführungssoftware lassen sich viele der Schritte, die man bis vor einigen Jahren noch mühsam mit der Hand erledigt hat, automatisiert abwickeln.

Wo kann die Software Selbstständige im Detail unterstützen? Prinzipiell übernehmen die Programme heute eine Vielzahl verschiedener Aufgaben, wie:

  • Rechnungstellung
  • Erfassung von Einnahmen
  • Erfassung von Ausgaben
  • Buchung auf Buchführungskonten
  • Erstellen von Monats- und Quartalsberichten
  • Anlegen der BWA
  • Erstellen der USt-Voranmeldung
  • Erstellen der EÜR

Diese breite Palette an Aufgaben muss der Unternehmer andernfalls von Hand erledigen. Gerade im Hinblick auf die Rechnungsverarbeitung und Verwaltung ist die Software eine echte Erleichterung. Für jeden Kunden lässt sich hier oft ein eigenes Konto anlegen - mit den dazugehörigen Daten.

Im Rahmen der Rechnungstellung erstellt das Programm quasi die Vorlage, der Unternehmer trägt nur noch die abzurechnenden Leistungen ein - und kann die Rechnung ausreichen. Aber auch die Zuordnung einzelner Beträge auf die Buchführungskonten oder die Erstellung der steuerrelevanten Abschlüsse macht die Automatisierung durch leistungsfähige Software so interessant.

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Online-Geschäftskonten helfen bei der Automatisierung

Wie bereits angesprochen benötigt ein Unternehmen unter gewissen Voraussetzungen kein Geschäftskonto. Allerdings ist dessen Führung vorteilhaft, wenn es um die Themen Finanzamt und unbarer Zahlungsverkehr geht. Gerade das seit einigen Jahren immer stärker in den Vordergrund getretene Online-Banking führt zu einem weiteren großen Vorteil. Viele Buchhaltungsprogramme bieten Unternehmern die Möglichkeit, das Konto in die Software einzubinden.

Der Pluspunkt: Auf diese Weise können Zahlungen, die auf dem Geschäftskonto eingehen oder die als Ausgabe abgebucht werden, sofort in die Software übernommen und verarbeitet werden. Je nach Qualität der Software lassen sich die Geschäftsvorfälle anschließend auf verschiedenen Konten einbuchen oder unterschiedlichen Posten in der Buchhaltung wie:

  • Miete/Pacht
  • EDV-Dienstleistungen
  • Personal
  • Lieferungen usw.

zuweisen. Einen kleinen Wermutstropfen hat das Ganze: Ob sich das Online-Banking in die Software ohne weiteres integrieren lässt, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Für den Einzelfall ist letztlich zu prüfen, welche Option in Erwägung gezogen werden kann.

Weitere Ideen zur Automatisierung der Buchhaltung

Die Anschaffung einer Buchhaltungssoftware ist eine Möglichkeit, wie sich die Rechnungslegung und Buchführung - auch vor dem Hintergrund der Monats- und Jahresabschlüsse - vereinfachen bzw. automatisieren lässt. Das Problem: Einige Softwarelizenzen gelten nur ein Jahr und es gibt immer wieder auch rechtliche Änderungen, was die Neuanschaffung der Software erforderlich macht.

Inzwischen existieren noch andere Lösungen - wie:

  • die Online-Buchführung
  • die Buchführung durch Steuerberatergesellschaften.

Gerade die Online-Buchführung als Serviceleistung für KMU hat in den letzten Jahren einen echten Boom erlebt. Im Kern funktioniert das Prinzip in der Übernahme der Belege durch den Serviceanbieter und deren Einbuchung ins System. Häufig wird in die Online-Buchführung:

  • die Erstellung von Rechnungen
  • das Forderungsmanagement
  • die Erstellung der steuerrelevanten Auswertungen

eingebunden. Auf diese Weise kann sich der Unternehmer voll und ganz auf die eigentlichen Kernbereiche seines Unternehmens konzentrieren - ohne sich dabei ständig Gedanken rund um die Buchführung machen zu müssen.

Welche der Optionen letzten Endes die ideale Lösung darstellt, muss jeder Unternehmer individuell für sich selbst entscheiden. Eines erreicht man auf jeden Fall: Der "Papierkram" wird nicht nur schnell erledigt, die Buchführung nimmt auch deutlich weniger Platz in den Betriebsräumen in Anspruch. Von der Zusammenarbeit mit Steuerberatern befreien aber weder Online-Buchführung noch Software vollkommen.

Buchführung ohne Stift und Papier

Rechnungsmanagement und Buchführung werden in größeren Unternehmen und Konzernen durch eigene Abteilungen abgewickelt. In Einzelunternehmen und KMU fehlen mitunter einfach die Ressourcen, um eine ähnliche Infrastruktur aufzubauen. Hier ist nach wie vor der Chef für die Buchführung mitverantwortlich. Wirklich gern beschäftigt sich aber wahrscheinlich kaum ein Unternehmer mit dieser Aufgabe. Die wachsende Automatisierung vieler Bereiche macht auch vor der Buchführung nicht halt. Inzwischen kann jedes Unternehmen - egal, welcher Größe - mit geeigneter Software einen gewissen Grad an Automatisierung und Digitalisierung erreichen. Der Vorteil: Die Programme erlauben inzwischen oft die Anbindung des Geschäftskontos. Auf diese Weise geht die Buchhaltung nicht nur schneller von der Hand. Die Software übernimmt in vielen Fällen auch die Zuweisung der Buchungen zu den korrekten Konten in der Buchführung.

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