Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung - GoB

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Ausgangspunkt im Handelsrecht ist der § 238 Abs. 1 HGB:

Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Die Buchführung muß so beschaffen sein, daß sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.

Der § 140 AO übernimmt diese Festlegungen in das Steuerrecht:

Wer nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, hat die Verpflichtungen, die ihm nach den anderen Gesetzen obliegen, auch für die Besteuerung zu erfüllen.

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sind ein in Jahrhunderten gewachsener und gepflegter Rechtsbegriff. Dieser Begriff wird vom Gesetzgeber sowohl im HGB als auch in der AO mehrfach verwendet. Trotzdem wird er nirgendwo explizit definiert. Die GoB stellen damit einen unbestimmten Rechtsbegriff dar. Mit dieser Regelung kann eine schnelle Anpassung an sich ändernde Umweltbedingungen erreicht werden.

Es empfiehlt sich eine Aufteilung in zwei Gruppen:

  1. Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
    • Grundsatz der Übersichtlichkeit (Klarheit und Nachprüfbarkeit)
      Ein sachverständiger Dritter muss sich in der Buchführung in angemessener Zeit zurechtfinden und sich einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Vermögenslage des Unternehmens verschaffen können (§ 238 HGB).
      Änderungen müssen erkennbar sein (§ 239 HGB).
      Es muss eine lebende Sprache verwendet werden (§ 239 HGB).
      Der Jahresabschluss ist in deutscher Sprache und in Euro aufzustellen (§ 244 HGB).
      Die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen sind einzuhalten (§ 239 HGB).
    • Grundsatz der Vollständigkeit
      Alle erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden (§ 239 HGB).
      Chronologische und zeitnahe Verbuchung.
    • Grundsatz der Richtigkeit
      Sachlich und rechnerisch richtige Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle (§ 239 HGB).
    • Belegprinzip
      Keine Buchung ohne Beleg! Jedem Geschäftsvorfall muss ein Beleg zugrunde liegen.
      Für Geschäftsvorfälle, für die keine Fremdbelege vorliegen, sind Eigenbelege zu erstellen.
      Belege müssen sachlich und rechnerisch richtig sein.
      Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen (§ 238 HGB).
      Die Ablage der Belege muss das schnelle auffinden und die Rückverfolgung der Geschäftsvorfälle ermöglichen (von der Buchung zum Beleg, vom Beleg zur Buchung). Aufbewahrung (§ 257 HGB)
    • Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit
      Chronologische und zeitnahe Verbuchung (§ 239 HGB).
    • Grundsatz der Sicherheit
      Es müssen organisatorische Maßnahmen zur Sicherung aller Aufzeichnungen und Unterlagen getroffen werden. Außerdem ist die Sicherheit vor jedwedem Verlust zu gewährleisten. Auch ein unverschuldeter Verlust von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen nimmt der Buchführung ihre Ordnungsmäßigkeit.
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  1. Grundsätze ordnungsmäßiger Bilanzierung
    • Grundsatz der Bilanzwahrheit
      Vollständigkeit des Jahresabschlusses nach § 246 HGB
      Bei der Bewertung sind die gültigen Vorschriften anzuwenden.
      Es ist ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Unternehmens zu vermitteln.
    • Grundsatz der Bilanzklarheit
      Der Jahresabschluss muss klar und übersichtlich sein (§ 243 HGB)
      Verrechnungsverbot nach § 246 HGB (Posten der Aktivseite dürfen nicht mit Posten der Passivseite, Aufwendungen nicht mit Erträgen, Grundstücksrechte nicht mit Grundstückslasten verrechnet werden.)
    • Grundsatz der Bilanzkontinuität
      Übereinstimmung der Eröffnungsbilanz eines Jahres mit der Schlussbilanz des Vorjahres (Bilanzidentität nach § 252 HGB)
      Beibehaltung der Gliederung und Postenbezeichnung (Bilanz und GuV).
      Bewertungskontinuität nach § 252 HGB (Die auf den vorhergehenden Jahresabschluss angewandten Bewertungsmethoden sollen beibehalten werden.)
    • Prinzip der Vorsicht und des Gläubigerschutzes
      Grundsatz der Vorsicht nach § 252 HGB
      Aus einer möglichen Bandbreite von Wertansätzen ist auf der Aktivseite eher der niedrigere und auf der Passivseite tendenziell der höhere Wert anzusetzen.
      Nicht realisierte Gewinne sind nicht auszuweisen.
      Nicht realisierte Verluste sind auszuweisen.
    • Grundsatz der periodengerechten Erfolgsermittlung (Abgrenzungsgrundsätze)
      Nach § 252 HGB sind Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahres unabhängig von den Zeitpunkten der entsprechenden Zahlungen im Jahresabschluss zu berücksichtigen.
      Die damit notwendige zeitliche Abgrenzung dieser Posten führt in der Bilanz zu Aktiven Rechnungsabgrenzungsposten und Passiven Rechnungsabgrenzungsposten oder Sonstigen Forderungen bzw. Sonstigen Verbindlichkeiten.

Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sind von der deutschen Finanzverwaltung aufgestellte Regeln zur Buchführung mittels EDV.
Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) enthalten Regeln zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen sowie zur Mitwirkungspflicht von Steuerpflichtigen bei Betriebsprüfungen.
Mit BMF-Schreiben vom 14. November 2014 (IV A 4 - S 0316/13/10003; GoBD) wurden die BMF-Schreiben vom 7. November 1995 (IV A 8 - S 0316 - 52/95; GoBS) und vom 16. Juli 2001 (IV D 2 - S 0316 - 136/01; GDPdU) mit Wirkung zum 1. Januar 2015 außer Kraft gesetzt.

Das Bundesministerium der Finanzen hat die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) veröffentlicht. Mit den GoBD kommt die Finanzverwaltung dem Ruf nach einer Modernisierung der GoBS und Zusammenführung von GoBS und GDPdU nach.
Das BMF-Schreiben gilt für Veranlagungszeiträume, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen. Die GoBD ersetzen ab dem Zeitpunkt ihrer Gültigkeit die bisher geltenden GoBS und die GDPdU.
Die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" vom 14. November 2014 sehen vor, dass im Rahmen einer Außenprüfung auf Verlangen der Finanzverwaltung - neben den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten - auch alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form durch das geprüfte Unternehmen bereit gestellt werden. Die angeforderten Strukturinformationen sind jedoch vor allem kleineren und mittleren Unternehmen häufig nicht bekannt. Da gerade die Datenträgerüberlassung dem geprüften Unternehmen erhebliche Probleme bereiten kann, werden Informationen zur Datenträgerüberlassung als Hilfe bereitgestellt.

Auf Initiative und in enger Zusammenarbeit mit zahlreichen Wirtschaftskammern und -verbänden hat die AWV (Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V.) eine Muster-Verfahrensdokumentation entwickelt, an der sich die Unternehmen und ihre steuerlichen Berater orientieren können.

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