Das Grundbuch oder auch Journal

Die Buchführung besteht eigentlich aus verschiedenen Büchern (Grundbuch, Hauptbuch und Nebenbücher). Bei elektronischer Buchführung gerät dieser Zusammenhang in den Hintergrund. Das Verständnis für die Zusammenhänge in der Buchführung wird aber wesentlich erleichtert, wenn man sich mit alten Vordrucken für Journal (Grundbuch) und Hauptbuch beschäftigt.

Bücher der Buchführung

Belege	Grundbuch (Journal bzw. Tagebuch)	Hauptbuch (Kontenblätter)
Eingangsrechnungen Ausgangsrechnungen Kassenbelege Kontoauszüge der Bank Eigenbelege usw.	Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge. Eröffnungsbuchungen Laufende Buchungen Vorbereitende Abschlussbuchungen Abschlussbuchungen	Übertragung der Geschäftsvorfälle aus dem Grundbuch ins Hauptbuch. Hier ergibt sich eine sachliche Ordnung aller Buchungen auf Sachkonten (Bestandskonten und Erfolgskonten). Das Hauptbuch besteht damit aus den im Kontenplan verzeichneten Sachkonten.

Durch die chronologischen (zeitlichen) Aufzeichnungen im Grundbuch (Journal), kann jeder Geschäftsvorfall zum Beleg zurückverfolgt und damit nachgewiesen werden. Das Grundbuch bildet damit die Grundlage jeder Buchführung. Es ist praktisch die Buchungssatz-Liste.

Früher wurde das Grundbuch in der Bankbuchhaltung als Primanota bezeichnet. Primanota bedeutet soviel wie "erste Aufzeichnung". Heute bezeichnet die Primanota einen zur Buchung vorbereiteten Belegstapel. Primanota wird häufig mit PN abgekürzt. In der EDV-Buchführung können erfasste, aber noch nicht journalisierte Buchungen zur Kontrolle und Dokumentation ausgedruckt werden. Dieses Buchungserfassungsprotokoll wird auch als Primanota bezeichnet.

Für jeden Geschäftsvorfall ist im Grundbuch mindestens aufzuzeichnen:

Datum
Belegnummer
Sollkonto
Habenkonto
Betrag
Buchungstext

Grundsätzlicher Aufbau des Grundbuch

Buchungsdatum	Journalnummer	Sollkonto	Habenkonto	Buchungstext	Belegdatum	Belegnummer

Weitere Angaben wären z. B. Steuerart und Steuerbetrag.