Das Grundbuch oder auch Journal

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Die Buchführung besteht eigentlich aus verschiedenen Büchern (Grundbuch, Hauptbuch und Nebenbücher). Bei elektronischer Buchführung (EDV) gerät dieser Zusammenhang in den Hintergrund. Das Verständnis für die Zusammenhänge in der Buchführung wird aber wesentlich erleichtert, wenn man sich mit alten Vordrucken für Journal (Grundbuch) und Hauptbuch beschäftigt.

Bücher der Buchführung

Belege Grundbuch (Journal bzw. Tagebuch) Hauptbuch (Kontenblätter)
Eingangsrechnungen
Ausgangsrechnungen
Kassenbelege
Kontoauszüge der Bank
Eigenbelege usw.
Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge.
Eröffnungsbuchungen
Laufende Buchungen
Vorbereitende Abschlussbuchungen
Abschlussbuchungen
Übertragung der Geschäftsvorfälle aus dem Grundbuch ins Hauptbuch.
Hier ergibt sich eine sachliche Ordnung aller Buchungen auf Sachkonten (Bestandskonten und Erfolgskonten).
Das Hauptbuch besteht damit aus den im Kontenplan verzeichneten Sachkonten.

Durch die chronologischen (zeitlichen) Aufzeichnungen im Grundbuch (Journal), kann jeder Geschäftsvorfall zum Beleg zurückverfolgt und damit nachgewiesen werden. Das Grundbuch bildet damit die Grundlage jeder Buchführung. Es ist praktisch die Buchungssatz-Liste.

Früher wurde das Grundbuch in der Bankbuchhaltung als Primanota bezeichnet. Primanota bedeutet soviel wie "erste Aufzeichnung". Heute bezeichnet die Primanota einen zur Buchung vorbereiteten Belegstapel. Primanota wird häufig mit PN abgekürzt. In der EDV-Buchführung können erfasste, aber noch nicht journalisierte Buchungen zur Kontrolle und Dokumentation ausgedruckt werden. Dieses Buchungserfassungsprotokoll wird auch als Primanota bezeichnet.

Für jeden Geschäftsvorfall ist im Grundbuch mindestens aufzuzeichnen:

  • Datum
  • Belegnummer
  • Sollkonto
  • Habenkonto
  • Betrag
  • Buchungstext

Grundsätzlicher Aufbau des Grundbuch

Buchungs­datum Journal­nummer Soll­konto Haben­konto Buchungs­text Beleg­datum Beleg­nummer
             

Weitere Angaben wären z. B. Steuerart und Steuerbetrag.

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