Das Hauptbuch (Kontenblätter)

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Die Buchführung besteht eigentlich aus verschiedenen Büchern (Grundbuch, Hauptbuch und Nebenbücher). Bei elektronischer Buchführung (EDV) gerät dieser Zusammenhang in den Hintergrund. Das Verständnis für die Zusammenhänge in der Buchführung wird aber wesentlich erleichtert, wenn man sich mit alten Vordrucken für Journal (Grundbuch) und Hauptbuch beschäftigt.

Bücher der Buchführung

Belege Grundbuch (Journal bzw. Tagebuch) Hauptbuch (Kontenblätter)
  • Eingangsrechnungen
  • Ausgangsrechnungen
  • Kassenbelege
  • Kontoauszüge der Bank
  • Eigenbelege usw.
Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge.
  • Eröffnungsbuchungen
  • Laufende Buchungen
  • Vorbereitende Abschlussbuchungen
  • Abschlussbuchungen
Übertragung der Geschäftsvorfälle aus dem Grundbuch ins Hauptbuch. Hier ergibt sich eine sachliche Ordnung aller Buchungen auf Sachkonten (Bestandskonten und Erfolgskonten). Das Hauptbuch besteht damit aus den im Kontenplan verzeichneten Sachkonten.

Jede Buchung im Grundbuch muss auf dem entsprechenden Sachkonto des Hauptbuches erfasst werden. Dazu gibt es folgende Buchungsverfahren:

  • Übertragungsbuchführung (Buchungen im Grundbuch und im Hauptbuch erfolgen nacheinander; veraltet und umständlich)
  • Durchschreibebuchführung (Buchungsschritte werden in einem Arbeitsgang mittels Durchschreibepapier auf den Konten und im Journal erledigt; veraltet und umständlich)
  • Automatische Übertragung bei Nutzung von Buchführungsprogrammen (EDV). Es wird nur noch das Grundbuch geführt. Die Konten des Hauptbuches werden automatisch vom Programm geführt.

Die Hauptbuchkonten Forderungen und Verbindlichkeiten sind sogenannte Sammelkonten. Für diese Konten besteht in einem Buchhaltungsprogramm eine Buchungssperre. Sammelkonten sind Konten der Hauptbuchführung, für die eine Nebenbuchhaltung mit Nebenkonten existiert. Die Nebenkonten sind in diesem Fall die Personenkonten. Sobald Buchungen auf den Nebenkonten (Debitoren bzw. Kreditoren) erfolgen, werden die Hauptkonten automatisch vom Buchhaltungsprogramm bebucht.

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