Ordnungsgemäße Kassenbuchführung - das gilt ab 2017

So leicht es auf den ersten Blick klingt, so umständlich sind sie zu führen: Kassenbücher. Was früher akribisch von Hand eingetragen wurde, ist längst in digitaler Form erhältlich. § 146 Absatz 1 Satz 2 Abgabenordnung (AO) schreibt vor, dass Kassenbücher täglich zu führen sind.

Der Aufwand für die betriebliche Kassenbuchführung ist enorm.

Abbildung 1: Der Aufwand für die betriebliche Kassenbuchführung ist enorm und die gesetzlichen Anforderungen steigen immer weiter an. Unternehmen, die mit Barumsätzen arbeiten, sind gezwungen, sich schon bald spezielle Kassen anzuschaffen oder ihre vorhandenen Kassen technisch nachzurüsten.

 
Insbesondere bei Firmen, die hauptsächlich mit Bareinnahmen arbeiten, wie zum Beispiel Bäcker, Friseure, Metzger oder Gaststätten, ist diese Vorschrift sehr genau zu beachten. Denn weist die Kasse signifikante Fehler oder Mängel auf, dann sind die Betriebsprüfer schnell mit einer Vollschätzung der gesamten Einnahmen dabei. Und wenn Prüfer schätzen, dann schätzen sie in der Regel zu Gunsten des Finanzamts. Unterm Strich bedeutet das steuerliche Mehrbelastungen für Steuerpflichtige.

Umso wichtiger ist es, mit einer zuverlässigen Software zu arbeiten. Mit dem Programm lexoffice Buchhaltung & Berichte steht Unternehmern eine Komplettlösung zur Verfügung, die ein Kassenbuch inkludiert. Die Einstellungen in der Software sorgen dafür, dass typische Mängel wie zum Beispiel (unbemerkte) Minusbestände, sofort auffallen und beseitigt werden können. Mängel, die in den Belegen begründet sind, also zum Beispiel fehlerhafte Steuerausweise, unzureichende Angaben von Empfängern und anderes, müssen Steuerpflichtige nach wie vor in Eigenverantwortung beheben. Was sonst noch wichtig bei einer Buchführungssoftware für Startups ist, können Interessierte hier nachlesen.

Welche Neuerungen es ab 2017 in Sachen Kassenbuchführung gibt, ist jetzt Thema.

Härtefallregelung für Altgeräte: Fristablauf 31.12.2016

Betriebe, die mit elektronischen Kassen arbeiten, sind grundsätzlich einzelaufzeichnungspflichtig. Das bedeutet, dass Sammelbuchungen unzulässig sind. Allerdings gab es bis zum 31.12.2016 eine Sonderregelung, in Unternehmerkreisen als 2. Kassenrichtlinie bekannt. Sie besagte, dass eine alte Registrierkasse ohne Einzelaufzeichnungsfunktion und ohne Datenexportschnittstelle übergangsweise zulässig ist, wenn sie nicht aufgerüstet werden kann. Diese Frist ist nun vorbei und jeder Betrieb mit Bareinnahmen muss eine finanzamtskonforme Kasse einsetzen.

Neues Gesetz zum Schutz vor Kassenmanipulation - hier entfaltet sich die Wirkung sofort

Am 28.12.2016 wurde das Gesetz zum Schutz von Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen verabschiedet. Wie der Schutz aufgebaut ist, visualisiert das Bundesfinanzministerium in seiner Pressemitteilung zum Thema. Das Gesetz beinhaltet einige Regelungen, die sofort greifen, andere sind zeitlich nach gelagert. Die Bundessteuerberaterkammer ist zufrieden, denn der Gesetzgeber setzt sein Vorhaben nicht rigoros um, sondern führt die neu gesetzten Standards phasenweise bis 2020 ein. Die sofortigen Änderungen sind diese:

  • Jeder Geschäftsvorfall ist einzeln aufzuzeichnen, festzuhalten und zu archivieren. Das bedeutet, dass jeder einzelne Geschäftsvorfall von seiner Entstehung und über die Abwicklung lückenlos nachvollziehbar sein muss. Es gibt jedoch eine Ausnahme: Betriebe, die ihre Ware an sehr viele unbekannte Personen Bar verkaufen, sind aus Gründen der Zumutbarkeit zunächst noch ausgenommen.
  • Während in der Vergangenheit festgeschrieben war, dass Geschäftsvorfälle im Kassenbuch täglich festgehalten werden sollen, so gilt heute, dass sie täglich festzuhalten sind. Diese zwingende Regelung bestand vorher nicht.
Tag für Tag produzieren Supermärkte abertausende Einzelbelege.

Abbildung 2: Tag für Tag produzieren Supermärkte abertausende Einzelbelege. Müssen sie diese auch alle einzeln digitalisieren, verursacht das betriebliche Mehrkosten. Dass der Verbraucher die Zeche zahlen wird, ist recht wahrscheinlich.

 

Auswirkungen des neuen Kassengesetzes ab 2018

Ab 2018 können Betriebsprüfer eine Kassen-Nachschau durchführen. Dieses Prüfverfahren ist abgekoppelt von dem komplexen Verfahren einer umfassenden Betriebs- oder Außenprüfung. Sie soll dazu dienen, dass Finanzbehörden zeitnah steuerrelevante Zusammenhänge prüfen und klären können. Das Besondere an der Kassen-Nachschau ist, dass ein Prüfer unangemeldet beim Steuerpflichtigen zur Prüfung erscheinen kann. Eine Vorbereitung ist somit nicht möglich, auch die Abstimmung mit dem steuerlichen Berater bleibt auf der Strecke. Für perfekt geführte Bücher ist das unproblematisch. Doch die Praxis zeigt, dass kaum eine Kassenbuchführung perfekt ist. Kleine Flüchtigkeitsfehler schleichen sich so gut wie immer ein. Die Frage ist, ob der Prüfer sie findet und wie er sie bewertet. In jedem Fall öffnet die Kassen-Nachschau dem Finanzamt Tür und Tor, um einen unbescholtenen Steuerpflichtigen zu prüfen und bei sich ergebendem Anfangsverdacht - so klein er auch sein mag - eine umfassende steuerliche Betriebsprüfung anzusetzten.

Diese Regelungen des Kassenbuchgesetzes greifen ab 2020

Bis zum 1.1.2020 haben Betriebe Zeit, sich eine zertifizierte, technisch sichere Kasse anzuschaffen. Dabei muss das Gerät im Sinne des Steuergesetzes mindestens drei Komponenten aufweisen:

  • Spezielles Sicherheitsmodul
    Das Sicherheitsmodul muss sicherstellen, dass sämtliche Buchungen unveränderlich erfasst werden. Wird nachträglich eine Änderung vorgenommen, muss die Änderung ersichtlich und nachprüfbar sein.
  • Speichermedium
    Das Speichermedium muss sämtliche Aufzeichnungen im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abrufbar festschreiben.
  • Digitale Schnittstelle
    Damit Prüfer ungehindert und reibungslos auf alle Daten zugreifen können, muss eine digitale Schnittstelle für die Datenübertragung zur Verfügung stehen.

Steuerpflichtige sollten beim Kauf einer finanzamtskonformen Kasse nur auf zertifizierte Geräte zugreifen. Die Rechtsverordnung hierfür besteht noch nicht, sie wird erst im laufenden Jahr 2017 erarbeitet. Die Rechtsverordnung wird verbindlich klären, welche Anforderungen das Sicherheitsmodul, das Speichermedium und die digitale Schnittstelle erfüllen müssen. Die Zertifizierung wird später vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) ausgesprochen. Das BSI ist auch damit beauftragt, die speziellen Anforderungen an eine Kasse festzulegen.

Wie oben bereits erwähnt kann es geschehen, dass die Finanzbehörde Betriebe, die ihre Waren an viele Kunden verkaufen, teilweise von einzelnen Verpflichtungen des neuen Kassengesetztes ausnimmt. Diese Ausnahmen sind jedoch nur auf Widerruf ausgestellt und können jederzeit zurückgenommen werden.

Mitteilungspflicht an zuständiges Finanzamt

Jeder Betrieb, der ab dem 01.01.2020 eine finanzamtskonforme Kasse verwendet, muss dies dem Finanzamt mitteilen. Inhalt der Mitteilung muss die Art und die Anzahl der eingesetzten Systeme inklusive Nachweis der Zertifizierung sein. Jeder, der die neue Kasse bereits vor dem Stichtag anschafft, muss die Meldung spätestens zum 31.01.2020 einreichen.

Sonderregelung für Registrierkassen, die zwischen dem 25.11.2010 und dem 01.01.2020 angeschafft werden:
Für diese Kassen gilt, dass sie bis Ende 2022 eingesetzt werden dürfen. Sie müssen allerdings einige Voraussetzungen erfüllen: Sie müssen in der Lage sein, einzelne Buchungssätze herzustellen sowie die weiteren Anforderungen der 2. Kassenrichtlinie erfüllen.
Diese Ausnahmeregelung gilt alleine für Kassen, die aufgrund ihrer Bauart nicht aufgerüstet werden können, um den Anforderungen von § 146a AO gerecht zu werden.

Bildquellen:
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