Ausstellung und Behandlung von Rechnungen

Aktuelles

E-Rechnungspflicht im Wachstumschancengesetz.
Der Vermittlungsausschuss von Bundestag und Bundesrat hatte am 21. Februar 2024 einen Kompromiss beim Wachstumschancengesetz beschlossen.
Am 23. Februar 2024 stimmte der Bundestag dem Kompromiss zum Wachstumschancengesetz zu.
Der Bundesrat hat in seiner Sitzung am 22. März 2024 dem Wachstumschancengesetz zugestimmt und damit einen Kompromissvorschlag des Vermittlungsausschusses von Bundestag und Bundesrat vom 21. Februar 2024 bestätigt.
Das Wachstumschancengesetz wurde am 27.03.2024 im Bundesgesetzblatt verkündet.
Danach wird ab dem 1. Januar 2025 die Entgegennahme von eRechnungen für alle inländischen Unternehmer verpflichtend sein. Wenn der leistende Unternehmer eine eRechnung ausstellt, muss der Rechnungsempfänger diese auch entgegennehmen.
Es gibt aber Übergangsregelungen in § 27 Abs. 39 UStG:
Abweichend von § 14 Absatz 1 und 2 kann eine Rechnung

bis zum 31. Dezember 2026 für einen nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführten Umsatz auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format, das nicht § 14 Absatz 1 Satz 6 entspricht, übermittelt werden;
bis zum 31. Dezember 2027 für einen nach dem 31. Dezember 2026 und vor dem 1. Januar 2028 ausgeführten Umsatz auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format, das nicht § 14 Absatz 1 Satz 6 entspricht, übermittelt werden, wenn der Gesamtumsatz (§ 19 Absatz 3) des die Rechnung ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800 000 Euro betragen hat;
bis zum 31. Dezember 2027 für einen nach dem 31. Dezember 2025 und vor dem 1. Januar 2028 ausgeführten Umsatz vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format, das nicht § 14 Absatz 1 Satz 6 entspricht, ausgestellt werden, wenn diese mittels elektronischem Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches (ABl. L 338 vom 28.12.1994, S. 98) übermittelt wird.

Die Bundesregierung wird gebeten, bis zum 31.12.2024 ein kostenloses Angebot zur Rechnungserstellung sowie zum Ansehen von elektronischen Rechnungen zur Verfügung zu stellen.

Ab dem Jahr 2028 sind die neuen Anforderungen aber zwingend einzuhalten.

Bekanntmachung des Standards XRechnung (Version XRechnung 2.3.0) im Bundesanzeiger am 28.02.2023. Der geänderte Datenaustauschstandard ist ab dem 1. August 2023 anzuwenden.

Der Bundesfinanzhof hat mit Urteil vom 1. März 2018 (V R 18/17) entschieden, dass sich die Angabe des Kalendermonats als Leistungszeitpunkt (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG i. V. m. § 31 Abs. 4 UStDV) unter Beachtung der unionsrechtlichen Vorgaben aus dem Ausstellungsdatum der Rechnung ergeben kann, wenn nach den Verhältnissen des jeweiligen Einzelfalls davon auszugehen ist, dass die Leistung in dem Monat bewirkt wurde, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Der Bundesfinanzhof hat mit Urteil vom 15. Oktober 2019, V R 29/19 (V R 44/16) seine Auffassung bestätigt, dass sich die Angabe des Leistungszeitraums aus dem Rechnungsdatum ergeben kann.
Mit dem BMF-Schreiben vom 09.09.2021 wurde die Anwendung der Rechtsprechung des Bundesfinanzhof zur Angabe des Leistungszeitpunkts bzw. Leistungszeitraums in einer Rechnung im Umsatzsteuer-Anwendungserlass eingearbeitet.
Angabe des Leistungszeitpunkts auf einer Rechnung

Der Bundesrat hat in seiner 957. Sitzung am 12. Mai 2017 beschlossen, dem "Zweiten Bürokratieentlastungsgesetz" zuzustimmen.
In § 33 Satz 1 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung wird rückwirkend zum 01.01.2017 die Angabe "150 Euro" durch die Angabe "250 Euro" ersetzt (Grenze für Kleinbetragsrechnungen).
Kleinbetragsrechnungen enthalten eine reduzierte Zahl von Pflichtangaben, führen aber dennoch beim Rechnungsempfänger zum Vorsteuerabzug.

Grundsätze

Definition einer Rechnung nach § 14 Abs. 1 UStG:

Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden. Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers. Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben nicht geändert wurden. Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.

Die Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung ergibt sich aus § 14 Abs. 2 UStG:

Führt der Unternehmer eine Lieferung oder eine sonstige Leistung nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 aus, gilt Folgendes:

führt der Unternehmer eine steuerpflichtige Werklieferung (§ 3 Abs. 4 Satz 1) oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück aus, ist er verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen;

führt der Unternehmer eine andere als die in Nummer 1 genannte Leistung aus, ist er berechtigt, eine Rechnung auszustellen. Soweit er einen Umsatz an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, ausführt, ist er verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen. Eine Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung besteht nicht, wenn der Umsatz nach § 4 Nr. 8 bis 28 steuerfrei ist. § 14a bleibt unberührt.

...

Nur ordnungsgemäße Rechnungen erlauben den Vorsteuerabzug. Bei vielen Umsatzsteuersonderprüfungen werden Fehler in Eingangsrechnungen gefunden, die zur Rückzahlung der Vorsteuer führen.

Aufbewahrungsfristen für Rechnungen enthält der § 14b UStG:

(1) Der Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, zehn Jahre aufzubewahren. Die Rechnungen müssen für den gesamten Zeitraum die Anforderungen des § 14 Absatz 1 Satz 2 erfüllen. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist; § 147 Abs. 3 der Abgabenordnung bleibt unberührt. ....
....

Angesichts der geringen Haltbarkeit von Zahlungsbelegen auf Thermopapier ist die Dauer der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren problematisch. Wenn die Belege nicht mehr leserlich sind, hat dies im Rahmen einer Betriebsprüfung negative Auswirkungen auf den Vorsteuer- und Betriebsausgabenabzug.
Belege auf Thermopapier werden häufig bei Barverkäufen (Tanken, Parken, Bewirtung, Supermärkte oder Baumärkte) ausgestellt. Thermopapiere gewährleisten keine Lesbarkeit über zehn Jahre. Sollte die Rechnung auf Thermopapier ausgedruckt sein, ist sie durch einen nochmaligen Kopiervorgang auf Papier zu konservieren, das für den gesamten Aufbewahrungszeitraum lesbar ist.
Weitere Informationen zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung und zu den Aufbewahrungspflichten.

Pflichtangaben für Rechnungen

Nach § 14 Abs. 4 UStG muss eine Rechnung folgende Angaben enthalten, damit der Vorsteuerabzug möglich ist:

den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (ausführliche Informationen),
den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers (ausführliche Informationen),
die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (ausführliche Informationen),
das Ausstellungsdatum der Rechnung,
die Rechnungsnummer (eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird),
die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung (ausführliche Informationen),
den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (selbst dann, wenn er nicht vom Rechnungsdatum abweicht)
Vereinnahmt der Unternehmer das Entgelt oder einen Teil des Entgelts für eine noch nicht ausgeführte Lieferung oder sonstige Leistung, ist der Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt, anzugeben. (ausführliche Informationen),
das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (ausführliche Informationen),
jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist (ausführliche Informationen),
den Hinweis auf eine vereinbarte Entgeltminderung wie etwa eine Rabatt- oder Bonusvereinbarung (ausführliche Informationen),
den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt (ausführliche Informationen),
in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers,
in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten gemäß Absatz 2 Satz 2 die Angabe "Gutschrift" (Ausführliche Informationen zum Gutschriftverfahren)
und
gegebenenfalls einen Hinweis auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers.

Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro brutto nicht übersteigt (Kleinbetragsrechnungen), gelten erleichterte Vorschriften. Auch für Fahrausweise gelten Erleichterungen.

Wenn in einem Vertrag oder in einer Urkunde alle erforderlichen Angaben enthalten sind, stellt ein solcher Vertrag oder eine solche Urkunde auch eine Rechnung dar. Eine zusätzliche Abrechnung ist damit nicht mehr erforderlich. Damit kann ein notarieller Kaufvertrag oder ein Miet- und Pachtvertrag eine Rechnung sein.

Gutschriftverfahren

Beim Gutschriftverfahren erfolgt die Abrechnung nicht durch den Lieferanten mittels einer Rechnung, sondern durch seinen Kunden mittels Erstellung einer Gutschrift. Diese Gutschrift des Kunden ersetzt abrechnungstechnisch die Rechnung des Lieferanten.

Durch das Gutschriftverfahren können sich die Unternehmen die Rechnungsprüfung ersparen. Da der Kunde keine Rechnung erhält, sondern dem Lieferanten eine Gutschrift ausstellt, liegt die Prüfung der Gutschrift beim Lieferanten. Die Aufgabe der Rechnungsprüfung wird damit an den Lieferanten abgewälzt.

Für Gutschriften gelten die gesetzlichen Regelungen wie für Rechnungen, da sie die bisherige Rechnung des Lieferanten ersetzen. Eine Gutschrift in diesem Sinne hat nichts mit der Korrektur einer Rechnung oder mit Bonus-Systemen zu tun!
Ausführliche Informationen zum Gutschriftverfahren

Rechnungen über Kleinbeträge

Die Grenze für Kleinbetragsrechnungen wurde durch das "Zweite Bürokratieentlastungsgesetz" rückwirkend zum 01.01.2017 von 150 Euro auf 250 Euro angehoben. Kleinbetragsrechnungen enthalten eine reduzierte Zahl von Pflichtangaben, führen aber dennoch beim Rechnungsempfänger zum Vorsteuerabzug.

§ 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung:

Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, muss mindestens folgende Angaben enthalten:

den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,

das Ausstellungsdatum,

die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung und

das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

...

Betragsgrenze bei Rechnungen über Kleinbeträge:

Bis 31.12.2006: 100 Euro
Vom 01.01.2007 bis 31.12.2016: 150 Euro
Ab 01.01.2017: 250 Euro

Fahrausweise als Rechnungen

§ 34 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung:

(1) Fahrausweise, die für die Beförderung von Personen ausgegeben werden, gelten als Rechnungen im Sinne des § 14 des Gesetzes, wenn sie mindestens die folgenden Angaben enthalten:

den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Unternehmers, der die Beförderungsleistung ausführt. § 31 Abs. 2 ist entsprechend anzuwenden

das Ausstellungsdatum

das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe

den anzuwendenden Steuersatz, wenn die Beförderungsleistung nicht dem ermäßigten Steuersatz nach § 12 Abs. 2 Nr. 10 des Gesetzes unterliegt und

im Fall der Anwendung des § 26 Abs. 3 des Gesetzes einen Hinweis auf die grenzüberschreitende Beförderung von Personen im Luftverkehr.

(2) Fahrausweise für eine grenzüberschreitende Beförderung im Personenverkehr und im internationalen Eisenbahn-Personenverkehr gelten nur dann als Rechnung im Sinne des § 14 des Gesetzes, wenn eine Bescheinigung des Beförderungsunternehmers oder seines Beauftragten darüber vorliegt, welcher Anteil des Beförderungspreises auf die Strecke im Inland entfällt. In der Bescheinigung ist der Steuersatz anzugeben, der auf den auf das Inland entfallenden Teil der Beförderungsleistung anzuwenden ist.
(3) Die Absätze 1 und 2 gelten für Belege im Reisegepäckverkehr entsprechend.

Angaben in der Rechnung

§ 31 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung

(1) Eine Rechnung kann aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die nach § 14 Abs. 4 des Gesetzes geforderten Angaben insgesamt ergeben. In einem dieser Dokumente sind das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag jeweils zusammengefasst anzugeben und alle anderen Dokumente zu bezeichnen, aus denen sich die übrigen Angaben nach § 14 Abs. 4 des Gesetzes ergeben. Die Angaben müssen leicht und eindeutig nachprüfbar sein.
(2) Den Anforderungen des § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 des Gesetzes ist genügt, wenn sich auf Grund der in die Rechnung aufgenommenen Bezeichnungen der Name und die Anschrift sowohl des leistenden Unternehmers als auch des Leistungsempfängers eindeutig feststellen lassen.
(3) Für die in § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 und 5 des Gesetzes vorgeschriebenen Angaben können Abkürzungen, Buchstaben, Zahlen oder Symbole verwendet werden, wenn ihre Bedeutung in der Rechnung oder in anderen Unterlagen eindeutig festgelegt ist. Die erforderlichen anderen Unterlagen müssen sowohl beim Aussteller als auch beim Empfänger der Rechnung vorhanden sein.
(4) Als Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 des Gesetzes) kann der Kalendermonat angegeben werden, in dem die Leistung ausgeführt wird.
(5) Eine Rechnung kann berichtigt werden, wenn
a) sie nicht alle Angaben nach § 14 Abs. 4 oder § 14a des Gesetzes enthält oder
b) Angaben in der Rechnung unzutreffend sind.
Es müssen nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben durch ein Dokument, das spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen ist, übermittelt werden. Es gelten die gleichen Anforderungen an Form und Inhalt wie in § 14 des Gesetzes.

Wenn in einem Lieferschein die Ware beschrieben ist, brauchen die Angaben in der Rechnung nicht wiederholt werden, wenn die Rechnung auf den Lieferschein verweist.

Rechnungen über Umsätze, die verschiedenen Steuersätzen unterliegen

§ 32 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung:

Wird in einer Rechnung über Lieferungen oder sonstige Leistungen, die verschiedenen Steuersätzen unterliegen, der Steuerbetrag durch Maschinen automatisch ermittelt und durch diese in der Rechnung angegeben, ist der Ausweis des Steuerbetrages in einer Summe zulässig, wenn für die einzelnen Posten der Rechnung der Steuersatz angegeben wird.

Anforderungen an elektronisch übermittelte Rechnungen

Rechnungen können - vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers - auch auf elektronischem Weg übermittelt werden.
Durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 sind die umsatzsteuerrechtlichen Regelungen für elektronische Rechnungen (§ 14 Absatz 1 und 3 Umsatzsteuergesetz - UStG) zum 01.07.2011 neu gefasst worden.
Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts müssen ab Juli 2011 nicht mehr durch eine qualifizierte elektronische Signatur belegt werden. Der Gesetzgeber schreibt keine bestimmte Technologie dafür vor, auf welchem Wege Unternehmer die gesetzlichen Erfordernisse erbringen.
Nach der neuen Rechtslage können u. a. auch Rechnungen, die per E-Mail (ggf. mit Bilddatei- oder Textdokumentanhang) übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug berechtigen.

Das BMF-Schreiben vom 02.07.2012 (IV D 2 - S 7287-a/09/10004 :003) nimmt ausführlich Stellung zu der Neuregelung und erläutert die Anwendung für die Praxis.

Elektronische Rechnung - E-Rechnung - XRechnung

Mit der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen wurden wesentliche Vorgaben zur Umsetzung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) erlassen. Die Mitgliedstaaten der EU sind dazu verpflichtet, die Richtlinie in nationales Recht umzusetzen.
Deutschland hat dies mit einem E-Rechnungsgesetz sowie einer E-Rechnungsverordnung für Bundeseinrichtungen getan. Oberste Bundesbehörden sowie Verfassungsorgane des Bundes sind ab dem 27. November 2018 verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Für alle anderen Bundesbehörden gilt das ab dem 27. November 2019. Die restlichen Behörden und Länder folgen dann bis April 2020.

Nach der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes gelten Rechnungen als elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht.

Die Anforderungen sind in der europäischen Norm EN-16931 oder dem Standard XRechnung in der jeweils aktuellsten Version beschrieben.

Bilddateien oder einfache PDF-Dokumente genügen diesen Anforderungen nicht.

XRechnung ist ein Standard zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. XRechnung stellt die Umsetzung der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung für Deutschland dar.

Seit dem 01.01.2023 ist XRechnung Teil der Standardfamilie XStandards Einkauf. Hierfür wurde die Website xeinkauf.de erstellt. Dort können Sie sich über XRechnung informieren.

XRechnung-Versionen:

XRechnung Version 1.0 - Fassung vom 10.05.2017 - Gültigkeitszeitraum: 01.06.2017 - 30.11.2017
XRechnung Version 1.1 - Fassung vom 30.11.2017 - Gültigkeitszeitraum: 01.12.2017 - 30.06.2019
XRechnung Version 1.2.0 - Fassung vom 18.12.2018 - Gültigkeitszeitraum: 01.07.2019 - 31.12.2020
XRechnung Version 2.0.0 - Fassung vom 30.06.2020 - Gültigkeitszeitraum: Ab 01.01.2021 (am 04.08.2020 im Bundesanzeiger veröffentlicht)
XRechnung Version 2.1.1 - Fassung vom 29.07.2021 - Gültigkeitszeitraum: Ab 01.02.2022 (am 20.08.2021 im Bundesanzeiger veröffentlicht)
XRechnung Version 2.2.0 - Fassung vom 27.01.2022 - Gültigkeitszeitraum: Ab 01.08.2022 (am 27.04.2022 im Bundesanzeiger veröffentlicht)
XRechnung Version 2.3.0 - Fassung vom 27.01.2023 - Gültigkeitszeitraum: Ab 01.08.2023 (am 28.02.2023 im Bundesanzeiger veröffentlicht)
XRechnung Version 3.0.0 - Fassung vom 28.07.2023 - Gültigkeitszeitraum: Ab 01.02.2024 (am 01.09.2023 im Bundesanzeiger veröffentlicht)

Rechnungsprüfung und Zurückbehaltungsrecht nach § 273 BGB

Ein generelles Zurückbehaltungsrecht gibt es nicht. Es kommt auf die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs an. Handelt es sich um umsatzsteuerfreie Leistungen oder ist der Rechnungsempfänger Kleinunternehmer, besteht bei fehlerhaften Angaben kein Zurückbehaltungsrecht für den Rechnungsempfänger.

Rechnungsempfänger können die Bezahlung einer Rechnung aber verweigern, wenn aus der fehlerhaften Rechnung ein ihnen zustehender Vorsteuerabzug verlorengehen würde.