Pflichtangaben für Rechnungen - Angabe einer fortlaufenden Nummer in der Rechnung

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Nach § 14 Abs. 4 UStG muss eine Rechnung eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer) enthalten.

Es empfiehlt sich bei der Rechnungsnummer mit der Jahreszahl zu beginnen:

  • 2014:
    • 2014-001
    • 2014-002
    • 2014-003
    • ....
  • 2015:
    • 2015-001
    • 2015-002
    • 2015-003
    • ....
  • 2016:
    • 2016-001
    • 2016-002
    • 2016-003
    • ....

Damit Ihre Kunden nicht wissen, wieviele Rechnungen Sie pro Jahr ausstellen, können Sie zusätzlich noch den Monat oder gleich den Tag mit angeben. Bei nur wenigen Kunden, können Sie auch ein Kürzel für den Kunden mit angeben.
Wichtig: Rechnungsnummern müssen nicht aufeinanderfolgend, aber einmalig sein.

Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass enthält im Abschnitt "14.5 Pflichtangaben in der Rechnung" Hinweise zur fortlaufenden Nummer (Rechnungsnummer).

(10) Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend. Es ist auch zulässig, im Rahmen eines weltweiten Abrechnungssystems verschiedener, in unterschiedlichen Ländern angesiedelter Konzerngesellschaften nur einen fortlaufenden Nummernkreis zu verwenden.
(11) Bei der Erstellung der Rechnungsnummer bleibt es dem Rechnungsaussteller überlassen, wie viele und welche separaten Nummernkreise geschaffen werden, in denen eine Rechnungsnummer jeweils einmalig vergeben wird. Dabei sind Nummernkreise für zeitlich, geographisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche zulässig, z.B. für Zeiträume (Monate, Wochen, Tage), verschiedene Filialen, Betriebsstätten einschließlich Organgesellschaften oder Bestandsobjekte. Die einzelnen Nummernkreise müssen dabei nicht zwingend lückenlos sein. Es muss jedoch gewährleistet sein (z.B. durch Vergabe einer bestimmten Klassifizierung für einen Nummernkreis), dass die jeweilige Rechnung leicht und eindeutig dem jeweiligen Nummernkreis zugeordnet werden kann und die Rechnungsnummer einmalig ist.
(12) Bei Verträgen über Dauerleistungen ist es ausreichend, wenn diese Verträge eine einmalige Nummer enthalten (z.B. Wohnungs- oder Objektnummer, Mieternummer). Es ist nicht erforderlich, dass Zahlungsbelege eine gesonderte fortlaufende Nummer erhalten.
(13) Im Fall der Gutschrift ist die fortlaufende Nummer durch den Gutschriftsaussteller zu vergeben. Wird die Rechnung nach § 14 Abs. 2 Satz 4 UStG von einem Dritten ausgestellt, kann dieser die fortlaufende Nummer vergeben.
(14) Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV und Fahrausweise nach § 34 UStDV müssen keine fortlaufende Nummer enthalten.

Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass enthält im neuen Abschnitt "15.2a. Ordnungsmäßige Rechnung als Voraussetzung für den Vorsteuerabzug" Hinweise zur Überprüfung der Rechnungsangaben.

(6) Der Leistungsempfänger hat die in der Rechnung enthaltenen Angaben auf ihre Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen (vgl. BFH-Urteil vom 6. 12. 2007, V R 61/05, BStBl 2008 II S. 695). Dabei ist allerdings der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit zu wahren. Enthält die Rechnung entgegen § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG nur eine Zahlen- und Buchstabenkombination, bei der es sich nicht um die dem leistenden Unternehmer erteilte Steuernummer handelt, ist der Leistungsempfänger nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG - vorbehaltlich einer Rechnungsberichtigung - nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt (BFH-Urteil vom 2. 9. 2010, V R 55/09, BStBl 2011 II S. 235). Die Überprüfung der Richtigkeit der Steuernummer oder der inländischen USt-IdNr. und der Rechnungsnummer ist dem Rechnungsempfänger regelmäßig nicht möglich (vgl. BFH-Urteil vom 2. 9. 2010, V R 55/09, BStBl 2011 II S. 235). Ist eine dieser Angaben unrichtig und konnte der Unternehmer dies nicht erkennen, bleibt der Vorsteuerabzug erhalten, wenn im Übrigen die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gegeben sind. ....

Erhalten Sie von einem Unternehmen eine Rechnung, müssen Sie für den Vorsteuerabzug nur prüfen, ob eine Rechnungsnummer aufgeführt ist. Ob es sich dabei um eine fortlaufende Nummer (einmalige Rechnungsnummer) handelt, können und müssen Sie nicht überprüfen.

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