Betriebsprüfungen im Rechnungswesen

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Aktuelles

Ein Urteil des Bundesfinanzhofs vom 28.09.2011 (VIII R 8/09) befasst sich mit dem Willkür- und Schikaneverbot bei Erlass einer Prüfungsanordnung. Auszug aus der Pressemitteilung Nr. 15 vom 14. März 2012:

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat mit Urteil vom 28. September 2011 VIII R 8/09 entschieden, dass die Anordnung einer Außenprüfung wegen Verstoßes gegen das Willkür- und Schikaneverbot rechtswidrig sein kann.
Der Adressat der Prüfungsanordnung, ein selbständig tätiger Rechtsanwalt hatte detailliert und nachvollziehbar dargelegt, seine steuerlichen Verhältnisse seien seit Jahren unverändert und bekannt. Das Finanzamt habe die Prüfung bei ihm nur angeordnet, weil er einen Beamten der Finanzverwaltung vertrete, der behaupte, vom Vorsteher seines Amts gemobbt worden zu sein.
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Zwar darf eine Außenprüfung grundsätzlich voraussetzungslos angeordnet werden. Sie muss aber dem Zweck dienen, die steuerlichen Verhältnisse des Geprüften aufzuklären. Lässt sich das Finanzamt von anderen, sachfremden Erwägungen leiten, kann dies gegen das Willkür- und Schikaneverbot verstoßen mit der Folge, dass die Anordnung rechtswidrig ist. Das Finanzgericht muss nun den Sachverhalt weiter aufklären.

Überblick

Eine Betriebsprüfung stellt einen tiefen staatlichen Eingriff in die Rechtssphäre von Unternehmen dar. Falls es im Zuge einer Betriebsprüfung zu größeren Beanstandungen kommt, kann das für das Unternehmen existentielle Konsequenzen haben.

Die Betriebsprüfung dient der Ermittlung, Prüfung und Beurteilung der steuerlichen Verhältnisse eines Steuerpflichtigen. Die gesetzliche Grundlage bildet die Abgabenordnung

Die Bundesregierung hat am 15.03.2000 eine allgemeine Verwaltungsvorschrift für die Betriebsprüfung (Betriebsprüfungsordnung - BpO 2000) erlassen. Die BpO 2000 beinhaltet Verwaltungsvorschriften, die für die Finanzverwaltung verbindlich sind. Bei der Betriebsprüfungsordnung handelt es sich aber nicht um ein Gesetz oder eine Verordnung. Eine Überarbeitung der BpO 2000 ist in Planung.

Im §1 BpO 2000 wird gleich von Außenprüfungen der Landesfinanzbehörden und des Bundesamtes für Finanzen gesprochen. Die Außenprüfung wird vom Betriebsstättenfinanzamt im Außendienst vorgenommen. Es ist eine Gesamtüberprüfung steuerlich relevanter Sachverhalte. Beschränkt sich die Prüfung auf die Lohnsteuer, so handelt es sich um eine Lohnsteuer-Außenprüfung. Bei einer Beschränkung auf die Umsatzsteuer ist es eine Umsatzsteuersonderprüfung.

Das Finanzamt kontrolliert eigentlich nicht in regelmäßigen Abständen, wie z.B. bei der alle 4 Jahre durchgeführten Prüfung durch den Rentenversicherungsträger.

Mit der Einführung des § 42f Abs. 4 EStG wurde die gesetzliche Möglichkeit geschaffen, Außenprüfungen von Steuerverwaltung und Rentenversicherungsträgern zeitgleich durchzuführen:

(4) Auf Verlangen des Arbeitgebers können die Außenprüfung und die Prüfungen durch die Träger der Rentenversicherung (§ 28p des Vierten Buches Sozialgesetzbuch) zur gleichen Zeit durchgeführt werden.

Ab 2010 werden die Steuer- und die Betriebsprüfung auf Wunsch des Arbeitgebers zeitlich zusammengelegt. Der Arbeitgeber muss dazu einen Antrag beim Betriebsstättenfinanzamt oder beim Rentenversicherungsträger stellen. Ein Rechtsanspruch auf zeitgleiche Außenprüfungen besteht jedoch nicht.

Das Finanzamt kündigt eine Betriebsprüfung mit einem Schreiben an. Pauschal kann man sagen, je größer das Unternehmen (Umsatz und Gewinn) ist, umso häufiger wird es geprüft.

Wenn allerdings der Verdacht besteht, dass Steuern hinterzogen oder unrechtmäßig gekürzt werden, kommt das Finanzamt auch unangekündigt.

Die Mitarbeiter in der Veranlagungsstelle prüfen die Steuererklärung regelmäßig auf Plausibilität. Wenn die Umsatzrendite schlechter als in den Vorjahren ist bzw. deutlich unter dem Branchenschnitt liegt, wird das häufig mit einer Außenprüfung kontrolliert. Es gibt in der Finanzverwaltung Richtsätze für Handel, Handwerk und Dienstleistung.

Da oft die Unterlagen nicht in einem für Betriebsprüfer des Finanzamts idealen Ordnungszustand sind, empfiehlt sich eine Vorbereitung möglichst gleich nach Erhalt der Prüfungsanordnung.

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Anhaltspunkte die für eine baldige Prüfung sprechen

  • Abweichungen jeglicher Art
    Unterschiede zum Vorjahr oder zum Brachendurchschnitt (Richtsätze der Finanzverwaltung).
  • Vorsteuerüberhänge
  • Steuerbescheide unter Vorbehalt
    Wenn das Finanzamt drei Jahre in Folge Steuerbescheide unter Vorbehalt ("Der Bescheid ist nach §164 AO vorläufig." bzw. "Der Bescheid ergeht nach §164 AO unter dem Vorbehalt der Nachprüfung.") erteilt, ist eine Steuerprüfung sehr wahrscheinlich.
  • Betriebsaufgabe oder Betriebsveräußerung

Prüfungsanordnung

Der § 196 Abgabenordnung enthält Festlegungen zur Prüfungsanordnung:

Die Finanzbehörde bestimmt den Umfang der Außenprüfung in einer schriftlich zu erteilenden Prüfungsanordnung mit Rechtsbehelfsbelehrung (§ 356).

Der § 197 Abgabenordnung enthält Festlegungen zur Bekanntgabe der Prüfungsanordnung:

(1) Die Prüfungsanordnung sowie der voraussichtliche Prüfungsbeginn und die Namen der Prüfer sind dem Steuerpflichtigen, bei dem die Außenprüfung durchgeführt werden soll, angemessene Zeit vor Beginn der Prüfung bekannt zu geben, wenn der Prüfungszweck dadurch nicht gefährdet wird. Der Steuerpflichtige kann auf die Einhaltung der Frist verzichten. Soll die Prüfung nach § 194 Abs. 2 auf die steuerlichen Verhältnisse von Gesellschaftern und Mitgliedern sowie von Mitgliedern der Überwachungsorgane erstreckt werden, so ist die Prüfungsanordnung insoweit auch diesen Personen bekannt zu geben.
(2) Auf Antrag der Steuerpflichtigen soll der Beginn der Außenprüfung auf einen anderen Zeitpunkt verlegt werden, wenn dafür wichtige Gründe glaubhaft gemacht werden.

Nach der BpO 2000 ist die Prüfungsanordnung dem Steuerpflichtigen eine angemessene Zeit vor Beginn der Prüfung bekannt zu geben, wenn der Prüfungszweck dadurch nicht gefährdet wird. In der Regel sind bei Großbetrieben 4 Wochen und in anderen Fällen 2 Wochen angemessen (§ 5 Abs. 4 BpO 2000).

Nach § 5 Abs. 5 BpO 2000 kann die Verlegung der Prüfung beantragt werden. Es müssen wichtige Gründe z.B. Erkrankung des Steuerpflichtigen, seines steuerlichen Beraters oder eines für Auskünfte maßgeblichen Betriebsangehörigen, beträchtliche Betriebsstörungen durch Umbau oder höhere Gewalt vorhanden sein, damit die Verlegung anerkannt wird. Dem Antrag des Steuerpflichtigen kann auch unter Auflage, z.B. Erledigung von Vorbereitungsarbeiten für die Prüfung, stattgegeben werden.

Inhalt der Prüfungsanordnung nach § 5 Abs. 2 BpO 2000:

Die Prüfungsanordnung hat die Rechtsgrundlagen der Außenprüfung, die zu prüfenden Steuerarten, Steuervergütungen, Prämien, Zulagen, ggf. zu prüfende bestimmte Sachverhalte sowie den Prüfungszeitraum zu enthalten. Ihr sind Hinweise auf die wesentlichen Rechte und Pflichten des Steuerpflichtigen bei der Außenprüfung beizufügen. Die Mitteilung über den voraussichtlichen Beginn und die Festlegung des Ortes der Außenprüfung kann mit der Prüfungsanordnung verbunden werden. Handelt es sich um eine abgekürzte Außenprüfung nach § 203 AO, ist die Prüfungsanordnung um diese Rechtsgrundlage zu ergänzen. Soll der Umfang einer Außenprüfung nachträglich erweitert werden, ist eine ergänzende Prüfungsanordnung zu erlassen.

Checkliste für die Prüfung

  • Den Erhalt der Prüfungsanordnung umgehend dem Steuerberater mitteilen.
  • Zeitpunkt prüfen
    Die Prüfungsanordnung ist dem Steuerpflichtigen eine angemessene Zeit vor Beginn der Prüfung bekannt zu geben, wenn der Prüfungszweck dadurch nicht gefährdet wird. In der Regel sind bei Großbetrieben 4 Wochen und in anderen Fällen 2 Wochen angemessen (§5 Abs. 4 BpO 2000). Bei kurzfristigerem Termin auf Verschiebung bestehen.
  • Nach §5 Abs. 5 BpO 2000 kann die Verlegung der Prüfung beantragt werden. Es müssen wichtige Gründe z.B. Erkrankung des Steuerpflichtigen, seines steuerlichen Beraters oder eines für Auskünfte maßgeblichen Betriebsangehörigen, beträchtliche Betriebsstörungen durch Umbau oder höhere Gewalt vorhanden sein, damit die Verlegung anerkannt wird. Dem Antrag des Steuerpflichtigen kann auch unter Auflage, z.B. Erledigung von Vorbereitungsarbeiten für die Prüfung, stattgegeben werden.
  • Buchhaltungsunterlagen auf Vollständigkeit, Ordnung und Sauberkeit prüfen.
    Der Prüfer muss in angemessener Zeit Sachverhalte verstehen und nachvollziehen können.
    Notizen zu bestimmten Vorgängen machen und mit abheften. Informationen die nicht für das Finanzamt bestimmt sind, sollten vernichtet oder anderweitig aufbewahrt werden. Fehlende Rechnungen, andere Belege oder Verträge suchen oder nachtragen.
  • Bei groben Verstößen ist eine Selbstanzeige zu erwägen. Dabei erhält der Anzeigende keine Strafanzeige wegen Steuerhinterziehung. Die zu wenig gezahlten Steuern werden nachgemeldet und gezahlt. Wenn der Steuerprüfer die Firmenschwelle überschritten hat, ist es zu spät (die Prüfung hat dann begonnen).
  • Zur Prüfung sollte der Steuerberater anwesend sein.
  • Auskunftspersonen benennen und diese belehren. Unter Umständen kann es sinnvoll sein bestimmte Mitarbeiter (Plappersäcke und Quatschtanten) in Urlaub oder andere Außendienste zu schicken.

Ablauf von Betriebsprüfungen

  1. Vorbereitung auf die Prüfung (nach Bekanntgabe des Prüfungstermins)
  2. Durchführung der Prüfung im Unternehmen
  3. Schlussbesprechung
  4. Prüfungsbericht und Auswertung der Prüfungsfeststellungen

Digitale Betriebsprüfung

Seit 2002 hat das Finanzamt die Möglichkeit, Betriebsprüfungen digital bzw. elektronisch durchzuführen. Die Betriebe sind verpflichtet, dem Finanzamt alle eigenen Daten in prüfungskonformer, elektronischer Form zu übergeben.

Beim unmittelbaren Datenzugriff ist den Prüfern ein entsprechender Nur-Lesezugriff auf das firmeneigene EDV-System zu gestatten.

Von der Finanzverwaltung wird dabei das Programm IDEA eingesetzt. Es bietet vielfache analytische Prüfungsmöglichkeiten. Unregelmäßigkeiten und Manipulationen können schnell und hinreichend sicher ermittelt werden.

Für weitere Informationen zum Datenzugriff gehen sie auf die Seite des Bundesministerium der Finanzen. Dort geben sie im Suchfeld das Wort Datenzugriff ein.

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Verzögerungsgeld

Das Verzögerungsgeld wurde mit dem Jahressteuergesetzes 2009 in die Abgabenordnung eingefügt. § 146 Abs. 2b AO:

Kommt der Steuerpflichtige der Aufforderung zur Rückverlagerung seiner elektronischen Buchführung oder seinen Pflichten nach Absatz 2a Satz 4, zur Einräumung des Datenzugriffs nach § 147 Abs. 6, zur Erteilung von Auskünften oder zur Vorlage angeforderter Unterlagen im Sinne des § 200 Abs. 1 im Rahmen einer Außenprüfung innerhalb einer ihm bestimmten angemessenen Frist nach Bekanntgabe durch die zuständige Finanzbehörde nicht nach oder hat er seine elektronische Buchführung ohne Bewilligung der zuständigen Finanzbehörde ins Ausland verlagert, kann ein Verzögerungsgeld von 2 500 Euro bis 250 000 Euro festgesetzt werden.

Bundesfinanzhof Beschluss vom 16.6.2011, IV B 120/10:

Leitsätze
Es ist nicht ernstlich zweifelhaft, dass ein Verzögerungsgeld auch verhängt werden kann, wenn ein Steuerpflichtiger einer Aufforderung des Finanzamts zur Erteilung von Auskünften oder zur Vorlage von Unterlagen im Rahmen einer Außenprüfung nicht fristgerecht nachkommt.
Es bestehen indes ernstliche Zweifel, ob eine mehrfache Festsetzung eines Verzögerungsgelds wegen fortdauernder Nichtvorlage derselben Unterlagen zulässig ist.

Zeitnahe Betriebsprüfung

Der Bundesrat hat in seiner 885. Sitzung am 8. Juli 2011 beschlossen, der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zur Änderung der Betriebsprüfungsordnung zuzustimmen. Die Änderung sieht vor, dass für Anordnungen nach 2011 erstmals bundesweit einheitliche Rahmenbedingungen für eine zeitnahe Betriebsprüfung vorgegeben werden. Damit müssen Unternehmer die Möglichkeit einer zeitnahen Betriebsprüfung ab dem 01.01.2012 einplanen.

In die Betriebsprüfungsordnung wurde der neue § 4a eingeführt. Dort werden erstmals bundesweit einheitliche Rahmenbedingungen für eine zeitnahe Betriebsprüfung verbindlich festgelegt. Die Finanzbehörde kann Steuerpflichtige für eine zeitnahe Betriebsprüfung auswählen. Eine Betriebsprüfung ist zeitnah, wenn der Prüfungszeitraum einen oder mehrere gegenwartsnahe Besteuerungszeiträume umfasst. Die zeitnahe Betriebsprüfung soll dabei nur für die Prüfungszeiträume durchgeführt werden, zu denen dem Finanzamt rechtsverbindliche und vollständige Steuererklärungen (§ 150 AO) vorliegen.

Hintergrund:
Steuerliche Betriebsprüfungen erstrecken sich derzeit meist auf einen Zeitraum von drei und mehr Jahren.
Ziele der zeitnahen Betriebsprüfung:

  • nach Möglichkeit gegenwartsnahe Prüfungszeiträume untersuchen,
  • Angleichung der Prüfungszeiträume der Finanzämter für Großbetriebsprüfung an die Zeiträume der Amtsbetriebsprüfung erreichen und
  • Verkürzung der Prüfungsdauer bei den Großbetrieben erreichen.

Hier finden sie einen Überblick zu Betriebsprüfungen der Lohnabrechnung.

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