Buchen von Reisekosten für Arbeitnehmer und Unternehmer

Anzeige

Grundsätzliches

Mit den Lohnsteuerrichtlinien 2008 wurden die unterschiedlichen Reisekostenarten (Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit und Fahrtätigkeit) unter dem Begriff "beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit" zusammengefasst.

Reisekosten sind:

  • Fahrtkosten,
  • Verpflegungsmehraufwendungen,
  • Übernachtungskosten und
  • Reisenebenkosten.

Diese Kosten müssen durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Mitarbeiters entstehen.

Die Reisekosten wurden mit dem Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts ab 01.01.2014 neu geregelt.
Ausführliche Informationen finden Sie auf der Seite Reisekosten meiner Web-Site www.lohn-info.de

Durch das Wachstumsbeschleunigungsgesetz ist der Umsatzsteuersatz ab dem 01.01.2010 im Hotel von 19% auf 7% gesunken. Die Änderung beschränkt sich auf die reine Beherbergungsleistung. Der ermäßigte Mehrwertsteuersatz gilt damit auch nicht für das Frühstück im Hotel. Damit müssen in der Rechnung die Leistungen für Übernachtung und Frühstück getrennt ausgewiesen werden, denn beide Leistungen haben unterschiedliche Umsatzsteuersätze.

Wenn der Arbeitgeber (oder auf dessen Veranlassung ein fremder Dritter) seinem Arbeitnehmer kostenlos eine Mahlzeit zur Verfügung stellt, ist der Wert nach der amtlichen Sachbezugsverordnung als Arbeitslohn anzusetzen, wenn der Wert der Mahlzeit 60 Euro (40 Euro bis 31.12.2013) nicht übersteigt.
Wenn der Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen kann, unterbleibt der Ansatz als Arbeitslohn aber ab dem 01.01.2014.
Für Auswärtstätigkeiten im Inland können folgende Pauschbeträge steuerfrei ersetzt werden:

Dauer der Abwesenheit Pauschbetrag ab 01.01.2014
Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts
Regelung im § 9 Abs. 4a EStG
24 Stunden 24 Euro
mehr als 8 Stunden 12 Euro

Der Pauschbetrag von 12 Euro gilt ebenso für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten, und zwar ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit.

Reisekosten Arbeitnehmer - Übernachtung mit Frühstück

Der Arbeitnehmer Willi Wichtig unternimmt eine Dienstreise mit seinem Dienstwagen.
Abreise am 08.07.2014 um 6.00 Uhr aus der eigenen Wohnung
Rückkehr in die eigene Wohnung am 09.07.2014 um 20.00 Uhr

Anlässlich einer Auswärtstätigkeit erhält der Arbeitnehmer vom Hotel folgende, auf den Arbeitgeber ausgestellte Rechnung:

  • Übernachtung inklusive 7% Umsatzsteuer 107,00 €
  • Frühstück inklusive 19% Umsatzsteuer 11,90 €
Anzeige

Das Frühstück wird auf Veranlassung des Arbeitgebers anlässlich einer Auswärtstätigkeit gewährt. Für die beiden Tage stehen dem Arbeitnehmer jeweils 12 Euro Verpflegungspauschale zu. Damit muss kein geldwerter Vorteil angesetzt werden.

In unserem Beispiel zahlt der Arbeitgeber den maximal möglichen steuerfreien Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe von 24 € (2 * 12 € pro Tag). Da dem Arbeitnehmer eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde, ist die Verpflegungspauschale um 20% des Werts für einen vollen Kalendertag zu kürzen (§ 9 Abs. 4a EStG). Das sind 4,80 Euro. Bei einem Mittagessen und einem Abendessen beträgt die Kürzung jeweils 40% des Werts für einen vollen Kalendertag. Das wären jeweils 9,60 Euro.
Der Arbeitgeber kann damit in unserem Fall dem Arbeitnehmer 19,20 Euro lohnsteuerfrei erstatten (24 Euro - 4,80 Euro).
Ausführliche Informationen zu Verpflegungsmehraufwendungen

Der Buchungssatz für die Hotelrechnung würde lauten:

Buchung im SKR04
Soll Haben
Sachkonto 6660 (Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand) 100,00 € Sachkonto 1800 (Bank) 118,90 €
Sachkonto 1401 (Abziehbare Vorsteuer 7%) 7,00 €  
Sachkonto 6650 (Reisekosten Arbeitnehmer) 10,00 €  
Sachkonto 1406 (Abziehbare Vorsteuer 19%) 1,90 €  

Die um 4,80 € (20% des Werts für einen vollen Kalendertag für ein Frühstück) gekürzte Verpflegungspauschale wird an den Arbeitnehmer bar ausgezahlt. Der Buchungssatz dafür würde lauten:

Buchung im SKR04
Soll Haben
Sachkonto 6664 (Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand) 19,20 € Sachkonto 1600 (Kasse) 19,20 €

 

Buchung im SKR03
Soll Haben
Sachkonto 4666 (Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand) 100,00 € Sachkonto 1200 (Bank) 118,90 €
Sachkonto 1571 (Abziehbare Vorsteuer 7%) 7,00 €  
Sachkonto 4660 (Reisekosten Arbeitnehmer) 10,00 €  
Sachkonto 1576 (Abziehbare Vorsteuer 19%) 1,90 €  

Die um 4,80 € (20% des Werts für einen vollen Kalendertag für ein Frühstück) gekürzte Verpflegungspauschale wird an den Arbeitnehmer bar ausgezahlt. Der Buchungssatz dafür würde lauten:

Buchung im SKR03
Soll Haben
Sachkonto 4664 (Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand) 19,20 € Sachkonto 1000 (Kasse) 19,20 €
Anzeige

© 2009-2016 A.Liebig - Impressum - Kontakt - Datenschutz - Inhaltsverzeichnis (Sitemap) - Buchführungslexikon