Buchen von Bewirtungskosten (Bewirtungsaufwendungen)

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Grundsätzliches

Bewirtungskosten (Bewirtungsaufwendungen) sind Aufwendungen für den Verzehr von Speisen, Getränken und sonstigen Genussmitteln. Es muss hier eine Unterscheidung in eine betriebliche Veranlassung und eine geschäftliche Veranlassung vorgenommen werden.
Privat veranlasste Bewirtungskosten haben in der Buchführung nichts zu suchen.

Eine betriebliche Veranlassung mit einem Betriebsausgabenabzug von 100%, liegt vor bei

Geschäftliche Bewirtungskosten dürfen nur zu 70% als Betriebsausgabe angesetzt werden. Im § 4 Abs. 5 EStG steht dazu:

Die folgenden Betriebsausgaben dürfen den Gewinn nicht mindern:
...
2. Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass, soweit sie 70 Prozent der Aufwendungen übersteigen, die nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen und deren Höhe und betriebliche Veranlassung nachgewiesen sind. Zum Nachweis der Höhe und der betrieblichen Veranlassung der Aufwendungen hat der Steuerpflichtige schriftlich die folgenden Angaben zu machen: Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie Höhe der Aufwendungen. Hat die Bewirtung in einer Gaststätte stattgefunden, so genügen Angaben zu dem Anlass und den Teilnehmern der Bewirtung; die Rechnung über die Bewirtung ist beizufügen;
...

Damit das Finanzamt die Bewirtung als Betriebsausgabe anerkennt, sind folgende Angaben mindestens erforderlich:

  • Name und Anschrift der Gaststätte.
  • Tag der Bewirtung.
  • Die Leistung nach Art, Umfang und Entgelt.
    Aufzählung der einzelnen Speisen und Getränke mit Einzelpreis und Gesamtpreis.
  • Rechnungsbetrag in einer Summe inklusive Mehrwertsteuer sowie anzuwendender Steuersatz (nur ausreichend bei Beträgen bis 150 Euro).
  • Angabe der bewirteten Personen (inkl. des bewirteten Steuerpflichtigen).
  • Anlass der Bewirtung (möglichst genau, allgemeine Angaben genügen nicht).
  • Unterschrift des Bewirtenden (Gastgeber).

Bei Beträgen von über 150 Euro muss zusätzlich enthalten sein:

  • Name und Anschrift des Bewirtenden (Gastgeber)
  • Gesonderter Ausweis von Rechnungsbetrag aufgeschlüsselt nach Steuersätzen sowie Mehrwertsteuersatz und -betrag in Euro
  • Steuer- oder Umsatzsteueridentifikationsnummer der Gaststätte
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Trinkgelder müssen formlos auf der Rechnung vom Empfänger quittiert werden, sonst sind sie steuerlich nicht absetzbar.

Die entsprechenden Aufwendungen sind zeitnah, einzeln und gesondert von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen.

Die Vorsteuer aus diesen Bewirtungskosten ist aber uneingeschränkt abziehbar. Dazu gibt es ein Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH-Urteil vom 10.02.2005, Az. V R 76/03). Danach sind die Regelungen aus dem Umsatzsteuergesetz und dem Einkommensteuergesetz, nach denen der Vorsteuerabzug für geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten nur zu 70% (vom 01.04.1999 bis 31.12.2003 nur zu 80%) zulässig ist, nicht mit dem Gemeinschaftsrecht vereinbar. Solche Aufwendungen berechtigen daher in vollem Umfang zum Vorsteuerabzug.

Unangemessene Bewirtungskosten können nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden. Unangemessen sind Bewirtungskosten dann, wenn ein Missverhältnis zwischen dem Anlass und der Höhe der Bewirtung besteht. Diese Verhältnismäßigkeit wird die Finanzbehörde im Einzelfall prüfen. Eine feste betragsmäßige Grenze, ab wann Bewirtungskosten als unangemessen anzusehen sind, gibt es nicht.

Zu beachten ist auch § 4 Abs. 7 EStG:

Aufwendungen im Sinne des Absatzes 5 Satz 1 Nummer 1 bis 4, 6b und 7 sind einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen. Soweit diese Aufwendungen nicht bereits nach Absatz 5 vom Abzug ausgeschlossen sind, dürfen sie bei der Gewinnermittlung nur berücksichtigt werden, wenn sie nach Satz 1 besonders aufgezeichnet sind.

Bewirtungskosten sind unbedingt von Aufwendungen für Geschenke und Reisekostenbelegen zu trennen.

Findet die Bewirtung in der Wohnung des Arbeitgebers statt, ist der Betriebsausgabenabzug in der Regel nicht möglich.
§ 12 Nr. 1 EStG:

Soweit in § 10 Absatz 1 Nummer 2 bis 5, 7 und 9 sowie Absatz 1a Nummer 1, den §§ 10a, 10b und den §§ 33 bis 33b nichts anderes bestimmt ist, dürfen weder bei den einzelnen Einkunftsarten noch vom Gesamtbetrag der Einkünfte abgezogen werden
  1. die für den Haushalt des Steuerpflichtigen und für den Unterhalt seiner Familienangehörigen aufgewendeten Beträge. Dazu gehören auch die Aufwendungen für die Lebensführung, die die wirtschaftliche oder gesellschaftliche Stellung des Steuerpflichtigen mit sich bringt, auch wenn sie zur Förderung des Berufs oder der Tätigkeit des Steuerpflichtigen erfolgen;
....

Steuerliche Beurteilung gemischter Aufwendungen

Nach einem Beschluss des Bundesfinanzhofs vom 21.09.2009 (GrS 1/06) können gemischte Aufwendungen in einen betrieblichen und privaten Teil aufgeteilt werden, wenn ein plausibler Aufteilungsmaßstab vorhanden ist.

Bundesfinanzhof Beschluss vom 21.9.2009, GrS 1/06
Aufteilung der Aufwendungen für eine gemischt veranlasste Reise - Abziehbarkeit von Erwerbsaufwand - Nachweis der beruflichen Veranlassung von Aufwendungen
Leitsätze:

1. Aufwendungen für die Hin- und Rückreise bei gemischt beruflich (betrieblich) und privat veranlassten Reisen können grundsätzlich in abziehbare Werbungskosten oder Betriebsausgaben und nicht abziehbare Aufwendungen für die private Lebensführung nach Maßgabe der beruflich und privat veranlassten Zeitanteile der Reise aufgeteilt werden, wenn die beruflich veranlassten Zeitanteile feststehen und nicht von untergeordneter Bedeutung sind.
2. Das unterschiedliche Gewicht der verschiedenen Veranlassungsbeiträge kann es jedoch im Einzelfall erfordern, einen anderen Aufteilungsmaßstab heranzuziehen oder ganz von einer Aufteilung abzusehen.

Zur steuerlichen Beurteilung gemischter Aufwendungen existiert ein Schreiben vom Bundesministerium der Finanzen (BMF-Schreiben vom 6. Juli 2010 - IV C 3 - S 2227/07/100003:002).

Buchungssätze

Beispiel für eine geschäftliche Bewirtung - Buchung im SKR03 und SKR04

Beispiel für eine betriebliche Bewirtung - Buchung im SKR03 und SKR04

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