Grundlagen der Buchführung - Finanzbuchhaltung

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Hier finden Sie Testaufgaben zur Wissensüberprüfung in der Buchführung!
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Aufgaben der Buchführung

Die Finanzbuchhaltung erfüllt in erster Linie die Aufgabe der Dokumentation. Auf Grund von Belegen werden alle Geschäftsvorfälle erfasst. Die Feststellung des Stands des Vermögens und der Schulden, die Aufzeichnung der Veränderungen der Vermögens- und Schuldenwerte sowie die Erfolgsermittlung sind weitere wichtige Aufgaben. Darüber hinaus dient die Finanzbuchhaltung der Information des Unternehmers, der Rechenschaftslegung gegenüber Gesellschaftern, dem Gläubigerschutz sowie als Beweismittel bei Prozessen und als Nachweis der Besteuerungsgrundlagen.
Weitere Informationen zu den Aufgaben der Buchführung.

Buchführungspflicht

Buchführungsvorschriften sind im Handels- und Steuerrecht zu finden. Nach § 238 Abs. 1 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet Bücher zu führen.

Nach dem Steuerrecht sind zunächst alle Unternehmer buchführungspflichtig, die nach § 238 HGB zur Buchführung verpflichtet sind. Man spricht von der abgeleiteten Buchführungspflicht nach § 140 Abgabenordnung.

Nach § 141 Abgabenordnung entsteht die Buchführungspflicht auch bei überschreiten folgender Grenzen (für Geschäftsjahre, die nach dem 31.12.2015 beginnen):

  1. Umsätze 600.000 Euro im Kalenderjahr oder
  2. selbstbewirtschaftete land- und forstwirtschaftliche Flächen mit einem Wirtschaftswert (§ 46 des Bewertungsgesetzes) von mehr als 25.000 Euro oder
  3. Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 60.000 Euro im Wirtschaftsjahr oder
  4. Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft von mehr als 60.000 Euro im Kalenderjahr.

Man spricht von originärer Buchführungspflicht. Die Grenzen unterliegen häufigen Anpassungen.

Freiberufler (z. B. Rechtsanwälte, Steuerberater oder Ärzte) sind generell nicht buchführungspflichtig. Die Genaue Abgrenzung ist im § 18 EStG zu finden (Einkünfte aus selbständiger Arbeit). Diese Personen können auch bei Überschreiten der genannten Grenzen nach der Einnahmen-Überschussrechnung ihre Gewinnermittlung vornehmen.
Weitere Informationen zur Buchführungspflicht.

Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)

Die Anforderungen an die Buchführung und deren Aufzeichnungen ergeben sich aus § 238 HGB und § 145 Abgabenordnung. Danach muss die Buchführung so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich außerdem in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Die Aufzeichnungen müssen so vorgenommen werden, dass der Zweck, den sie für die Besteuerung erfüllen sollen, erreicht wird. Ohne Beleg darf keine Buchung vorgenommen werden.
Weitere Informationen zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung und zu den Aufbewahrungspflichten.

Inventur, Inventar und Bilanz

Die mengen- und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt nennt man Inventur.

Die Zusammenfassung der durch die Inventur ermittelten Vermögensgegenstände und Schulden erfolgt in einem Bestandsverzeichnis, dem Inventar (Listenform).

Das Eigenkapital des Unternehmens ergibt sich, wenn man die Schulden vom Vermögen abzieht.

Das Inventar bildet die Grundlage für die Bilanz. Die Bilanz ist eine Kurzfassung des Inventars in Kontenform ohne Mengenangaben.

Beide Seiten der Bilanz müssen ausgeglichen sein. Das italienische Wort bilancia bedeutet Waage (Balkenwaage). Das lateinische Wort bilanx bedeutet Doppelwaage.

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Bilanz
Aktiva   Passiva
Diese Seite gibt Auskunft über die Vermögensformen bzw. den Vermögensaufbau des Unternehmens.   Diese Seite gibt Auskunft über die Vermögensquellen bzw. den Kapitalaufbau des Unternehmens.
Hier sieht man also die Mittelverwendung bzw. Investierung des Unternehmens. Hier sieht man also die Mittelherkunft bzw. Finanzierung des Unternehmens.
Diese Seite wird unterteilt in:
- Anlagevermögen und
- Umlaufvermögen
Diese Seite wird unterteilt in:
- Eigenkapital und
- Fremdkapital
Diese Seite ist nach der Flüssigkeit (Liquidierbarkeit) geordnet. Diese Seite ist nach der Fälligkeit geordnet.
Einfach ausgedrückt steht hier das, was in dem Laden vorhanden ist. Einfach ausgedrückt steht hier, wem der Laden eigentlich gehört.

Die weitere Gliederung der Bilanz ist abhängig von der Rechtsform und der Größe des Unternehmens.
Weitere Informationen zur Inventur, zum Inventar und zur Bilanz.

Geschäftsvorfälle

Durch wirtschaftliche und rechtliche Vorgänge verändern sich ständig der Vermögensaufbau und der Kapitalaufbau eines Unternehemens. Diese Vorgänge werden als Geschäftsvorfälle bezeichnet.

§ 238 Abs. 1 HGB:

Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Die Buchführung muß so beschaffen sein, daß sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.

§ 145 Abs. 1 Abgabenordnung:

Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.

Geschäftsvorfälle lassen sich in bestandswirksame und erfolgswirksame unterteilen. Die auf den Bestandskonten gebuchten Geschäftsvorfälle verändern nicht das Eigenkapital. Die Mehrzahl der anfallenden Geschäftsvorfälle beeinflusst aber das Ergebnis und bestimmt somit über Gewinn oder Verlust. Da die Aufwandskonten und Ertragskonten das Eigenkapital verändern und damit Erfolgsvorgänge sichtbar machen, nennt man diese Konten Erfolgskonten.

Wertveränderungen (Bestandsveränderungen) der Bilanz

Da jeder Geschäftsvorfall mindestens zwei Posten der Bilanz verändert, ergeben sich 4 Möglichkeiten der Wertveränderung.

  1. Aktivtausch (betrifft nur die Aktivseite, Bilanzsumme ändert sich nicht, z. B. der Kauf eines Computers mit Barzahlung)
  2. Passivtausch (betrifft nur die Passivseite, Bilanzsumme ändert sich nicht, z. B. Umwandlung einer kurzfristigen in eine langfristige Verbindlichkeit)
  3. Aktiv-Passivmehrung (betrifft beide Seiten der Bilanz, Bilanzsumme wird größer, z. B. der Kauf eines Computers auf Ziel)
  4. Aktiv-Passivminderung (betrifft beide Seiten der Bilanz, Bilanzsumme wird kleiner, z. B. die Bezahlung des auf Ziel gekauften Computers durch Banküberweisung)

Das Gleichgewicht der Bilanzseiten (Bilanzgleichung) bleibt bei allen Wertveränderungen erhalten.
Weitere Informationen zu den Wertveränderungen.

Konten

Die Veränderungen werden in der Praxis auf Konten erfasst (gebucht). Die Konten, die die Bestände der Bilanz aufnehmen, nennt man Bestandskonten. Diese werden in Aktivkonten (Bestände der Aktivseite) und Passivkonten (Bestände der Passivseite) unterteilt. Die Konten haben wie die Bilanz auch zwei Seiten. Die linke Seite heißt Soll und die rechte Seite Haben. Diese zwei Begriffe bedeuten nichts weiter, sie wären auch durch Links und Rechts austauschbar.

Bestandskonten

Bestandskonten
Aktivkonten   Passivkonten
Soll Haben   Soll Haben
Anfangsbestand Minderungen Minderungen Anfangsbestand
Mehrungen Schlussbestand Schlussbestand Mehrungen

Grundsätze für Bestandskonten:

  1. Der Anfangsbestand steht immer auf der Seite des Kontos, auf der das Konto in der Bilanz erscheint.
  2. Mehrungen (Zugänge) stehen auf der Seite des Anfangsbestands, weil sie den Anfangsbestand erhöhen.
  3. Minderungen (Abgänge) stehen auf der entgegengesetzten Seite des Anfangsbestands, weil sie diesen mindern.
  4. Der Schlussbestand (Saldo) steht auf der Seite der Minderungen, da die Minderungen nie größer sein können als Anfangsbestand und Mehrungen zusammen.
  5. Schlussbestand = Anfangsbestand + Mehrungen - Minderungen

Weitere Informationen zu den Bestandskonten.

Der Buchungssatz

Jeder Geschäftsvorfall erzeugt mindestens eine Soll-Buchung und eine Haben-Buchung. Er verändert also mindestens 2 Konten. Der Buchungssatz gibt an auf welchen Konten ein Geschäftsvorfall zu buchen ist.

Man spricht auch von doppelter Buchführung, weil jeder Geschäftsvorfall in zweifacher Weise erfasst wird. Es wird jeweils genau der gleiche Wert im Soll und im Haben gebucht.

Zum erstellen eines Buchungssatzes aus einem Geschäftsvorfall gibt es Regeln:

  1. Welche Konten beeinflusst der Geschäftsvorfall?
  2. Was für Konten sind das? Aktivkonten, Passivkonten, (später kommen als Unterscheidung noch Aufwands- und Ertragskonten dazu)
  3. Liegt auf dem entsprechenden Konto eine Mehrung oder eine Minderung vor?
  4. Ermitteln sie aus Punkt 3 auf welcher Seite des Kontos (Soll oder Haben) zu buchen ist!
  5. Bilden sie den Buchungssatz! Das Soll-Konto wird zuerst genannt und das Haben-Konto zuletzt. Verbunden werden beide Konten mit "an".
    Also: Soll-Konto an Haben-Konto

Das Wort "an" hat keine weitere Bedeutung. Es wäre auch durch "zu" oder ein anderes Wort austauschbar. Problematisch wird es für Einsteiger, wenn sie im Sinne der Wortlogik eine Richtungsangabe hinter "an" vermuten. Bank an Kasse bedeutet nämlich nicht, das Geld auf die Kasse eingezahlt wird. Bank im Soll und Kasse im Haben gebucht bedeutet, das die Bank zunimmt und der Kassenbestand abnimmt.

Werden bei einem Geschäftsvorfall mehr als zwei Konten berührt, wird ein zusammengesetzter Buchungssatz benötigt.

Bei einfachen und zusammengesetzten Buchungssätzen gilt:
Summe der Sollbuchung(en) = Summe der Habenbuchung(en)
Weitere Informationen zum Buchungssatz.

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Erfolgskonten

In der Änderung des Eigenkapitals wird der Erfolg des Unternehmens sichtbar. Die Geschäftsvorfälle die zu einer Eigenkapitaländerung führen, werden auf Erfolgskonten erfasst. Das Eigenkapital vermindert sich durch Aufwendungen (Aufwandskonten) und vermehrt sich durch Erträge (Ertragskonten). Erfolgskonten sind also Unterkonten des Eigenkapitals.

Erfolgskonten
Aufwandskonten   Ertragskonten
Soll Haben   Soll Haben
Aufwand     Ertrag
Buchung im Soll
wie auf dem passiven Bestandskonto Eigenkapital,
da Aufwand eine Minderung darstellt
Saldo Saldo Buchung im Haben
wie auf dem passiven Bestandskonto Eigenkapital,
da Ertrag eine Mehrung darstellt

Erfolgskonten werden über das Gewinn- und Verlustkonto (GuV) abgeschlossen und dieses dann über das Eigenkapitalkonto.

Buchungssätze:
GuV-Konto an Auwandskonten
Ertragskonten an GuV-Konto

Gewinn oder Verlust auf GuV-Konto
GuV   GuV
Soll Haben   Soll Haben
Aufwendungen Erträge Aufwendungen Erträge
Gewinn als Saldo
Erträge sind größer als die Aufwendungen
Verlust als Saldo
Erträge sind kleiner als die Aufwendungen

Buchungssätze:
Gewinn (Erträge sind größer als die Aufwendungen): GuV-Konto an Eigenkapital
Verlust (Erträge sind kleiner als die Aufwendungen): Eigenkapital an GuV-Konto

Gewinn oder Verlust auf Eigenkapitalkonto
Eigenkapital   Eigenkapital
Soll Haben   Soll Haben
Schlussbestand Anfangsbestand Verlust (mindert das Eigenkapital) Anfangsbestand
Gewinn (mehrt das Eigenkapital) Schlussbestand

Weitere Informationen zu Erfolgskonten, zum Eigenkapitalkonto und zum Gewinn- und Verlustkonto.

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Sachkonten und Personenkonten

Die Bestandskonten und die Erfolgskonten nennt man Sachkonten.

In der Praxis wird auf den Bestandskonten Forderungen aus Lieferungen und Leistungen und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen nicht direkt gebucht. Es werden Personenkonten eingeführt. Für Forderungen sind das die Debitoren und für Verbindlichkeiten die Kreditoren.

Konten
Sachkonten   Personenkonten
Bestandskonten Erfolgskonten   Kundenkonten (Debitoren) Lieferantenkonten (Kreditoren)
Aktive Bestandskonten Passive Bestandskonten Aufwandskonten Ertragskonten
Unterkonten des passiven Bestandskontos Eigenkapital Unterkonten des aktiven Bestandskontos Forderungen Unterkonten des passiven Bestandskontos Verbindlichkeiten

Weitere Informationen zu Sachkonten und Personenkonten.

Kontenrahmen und Kontenplan

Für die Ordnung und Übersichtlichkeit der Konten sorgt der Kontenrahmen. Er teilt die Konten in Kontenklassen und diese dann in Kontengruppen ein. Eine weitere Unterteilung erfolgt in Kontenart und Kontenunterart. Jedes Konto erhält dabei eine Nummer, was die Buchungen vereinfacht. Aus dem Kontenrahmen entwickelt das Unternehmen seinen Kontenplan.

Aufbau des Industrie-Kontenrahmens (IKR) als Beispiel:

Kontenklasse
0 Bestandskonten Aktive Bestandskonten Anlagevermögen
1
2 Umlaufvermögen
3 Passive Bestandskonten Eigenkapital und Rückstellungen
4 Verbindlichkeiten
5 Erfolgskonten Ertragskonten Erträge
6 Aufwandskonten Betriebliche Aufwendungen
7 Weitere Aufwendungen
8 Ergebnisrechnungen
9 Kosten- und Leistungsrechnung

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Bestands- und Erfolgskonten bilden in der Finanzbuchhaltung jeweils einen eigenen Kontenkreis. Das Bindeglied beider Kreise ist das passive Bestandskonto Eigenkapital.

Man spricht auch deshalb von doppelter Buchführung, weil der Jahreserfolg auf doppelte Weise nachgewiesen wird.

  1. Durch den Vergleich des Eigenkapitals des aktuellen Jahres mit dem des Vorjahres in der Bilanz.
  2. Durch den Vergleich der Aufwendungen und Erträge des aktuellen Jahres in der Gewinn- und Verlustrechnung.

Weitere Informationen zu Kontenrahmen und Kontenplan.

Bücher der Buchführung

Die Bücher der Buchführung sind das Grundbuch (Journal), das Hauptbuch (Sachkonten) und die Nebenbücher.

Im Grundbuch (Journal) werden die Buchungssätze anhand von Belegen in zeitlicher Reihenfolge (chronologisch) erfasst.

Jede Buchung im Grundbuch muss auf dem entsprechenden Sachkonto des Hauptbuches erfasst werden. Bei Verwendung eines Buchhaltungsprogramms geschieht dies automatisch. Das Hauptbuch hat also eine sachliche Ordnung und das Grundbuch eine zeitliche Ordnung.

Da jeder Geschäftsvorfall in zwei Büchern erfasst wird, spricht man auch von doppelter Buchführung.

Nebenbücher stellen nähere Erläuterungen bestimmter Sachkonten dar.

  • Forderungen und Verbindlichkeiten werden durch das Kontokorrentbuch erläutert,
  • die Lagerkartei und die Anlagekartei erläutern bestimmte Vermögenskonten und
  • die Lohnbuchhaltung erläutert die entsprechenden Sachkonten

Hier finden sie weitere Informationen

Historisches zur Buchhaltung

Unsere heutige Form der doppelten Buchführung wurde in Italien entwickelt (13. und 14. Jahrhundert). Die doppelte Buchführung wurde erstmals vom italienischen Mathematiker und Franziskanermönch Luca Pacioli in einem Buch von 1494 dargestellt.

Für Goethe war die Buchhaltung eine der schönsten Erfindungen des menschlichen Geistes.
In dem Werk "Wilhelm Meisters theatralische Sendung" bzw. später in gekürzter Auflage "Wilhelm Meisters Lehrjahre" finden wir:

Ich ging soeben unsere Bücher durch, und bei der Leichtigkeit, wie sich der Zustand unseres Vermögens übersehen lässt, bewundere ich aufs Neue die großen Vorteile, welche die doppelte Buchhaltung dem Kaufmann gewährt. Es ist eine der schönsten Erfindungen des menschlichen Geistes, und ein jeder guter Haushalt sollte sie in seiner Wirtschaft einführen. Die Ordnung und Leichtigkeit, alles vor sich zu haben, vermehrt die Lust zu sparen und zu erwerben, ....
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