Buchen von Bewirtungskosten (Bewirtungsaufwendungen)

Grundsätzliches

Bewirtungskosten (Bewirtungsaufwendungen) sind Aufwendungen für den Verzehr von Speisen, Getränken und sonstigen Genussmitteln. Es muss hier eine Unterscheidung in eine betriebliche Veranlassung und eine geschäftliche Veranlassung vorgenommen werden.
Privat veranlasste Bewirtungskosten haben in der Buchführung nichts zu suchen.

Eine betriebliche Veranlassung mit einem Betriebsausgabenabzug von 100%, liegt vor bei

Aufmerksamkeiten/ Arbeitnehmerbewirtung
Produkt-/Warenverkostungen

Geschäftliche Bewirtungskosten dürfen nur zu 70% als Betriebsausgabe angesetzt werden.
Im § 4 Abs. 5 EStG steht dazu:

Die folgenden Betriebsausgaben dürfen den Gewinn nicht mindern:
...
2. Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass, soweit sie 70 Prozent der Aufwendungen übersteigen, die nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen und deren Höhe und betriebliche Veranlassung nachgewiesen sind. Zum Nachweis der Höhe und der betrieblichen Veranlassung der Aufwendungen hat der Steuerpflichtige schriftlich die folgenden Angaben zu machen: Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie Höhe der Aufwendungen. Hat die Bewirtung in einer Gaststätte stattgefunden, so genügen Angaben zu dem Anlass und den Teilnehmern der Bewirtung; die Rechnung über die Bewirtung ist beizufügen;
...

Das Bundesfinanzministerium hat mit Schreiben vom 30.06.2021 die Grundsätze zur steuerlichen Anerkennung von Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass in einem Bewirtungsbetrieb als Betriebsausgaben zusammengefasst.

Die Rechnung muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein.
Bei Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis zu 250 Euro (Kleinbetragsrechnungen) müssen mindestens die Anforderungen des § 33 UStDV erfüllt sein.

Damit das Finanzamt die Bewirtung als Betriebsausgabe anerkennt, sind folgende Angaben mindestens erforderlich (Quelle: BMF-Schreiben vom 30.06.2021):

Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Bewirtungsbetrieb)
Die Rechnung muss den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (Bewirtungsbetrieb) enthalten.
Dies gilt auch bei Kleinbetragsrechnungen.
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Die Rechnung muss die dem leistenden Unternehmer (Bewirtungsbetrieb) vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte UmsatzsteuerIdentifikationsnummer enthalten.
Dies gilt nicht bei Kleinbetragsrechnungen.
Ausstellungsdatum
Die Rechnung muss das Ausstellungsdatum enthalten.
Dies gilt auch bei Kleinbetragsrechnungen.
Rechnungsnummer
Die Rechnung muss eine fortlaufende Nummer enthalten, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben worden ist.
Dies gilt nicht bei Kleinbetragsrechnungen.
Leistungsbeschreibung
Die Rechnung muss zu der Bewirtungsleistung die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung enthalten.
Dies gilt auch für Kleinbetragsrechnungen.
Buchstaben, Zahlen oder Symbole, wie sie für umsatzsteuerliche Zwecke ausreichen (§ 31 Absatz 3 UStDV), genügen für den Betriebsausgabenabzug nicht. Bewirtungsleistungen sind im Einzelnen zu bezeichnen; die Angabe "Speisen und Getränke" und die Angabe der für die Bewirtung in Rechnung gestellten Gesamtsumme reichen nicht. Bezeichnungen wie z. B. "Menü 1", "Tagesgericht 2" oder "Lunch-Buffet" und aus sich selbst heraus verständliche Abkürzungen sind jedoch nicht zu beanstanden.
Leistungszeitpunkt (Tag der Bewirtung)
Für den Betriebsausgabenabzug von Bewirtungsaufwendungen muss der Leistungszeitpunkt (Tag der Bewirtung) angegeben werden.
Dies gilt auch bei Kleinbetragsrechnungen.
Ein Verweis auf das Ausstellungsdatum z. B. in der Form "Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum" ist ausreichend. Handschriftliche Ergänzungen oder Datumsstempel reichen nicht aus.
Rechnungsbetrag
Die Rechnung muss den Preis für die Bewirtungsleistungen enthalten. Ein ggf. vom bewirtenden Steuerpflichtigen zusätzlich gewährtes Trinkgeld kann durch die maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung zusätzlich ausgewiesen werden. Wird das Trinkgeld in der Rechnung nicht ausgewiesen, gelten für den Nachweis von Trinkgeldzahlungen die allgemeinen Regelungen über die Feststellungslast, die beim bewirtenden Steuerpflichtigen liegt. Der Nachweis kann z. B. dadurch geführt werden, dass das Trinkgeld vom Empfänger des Trinkgeldes auf der Rechnung quittiert wird.
Name des Bewirtenden
Nach R 4.10 Absatz 8 Satz 4 EStR muss die Rechnung auch den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen enthalten; dies gilt nicht, wenn der Gesamtbetrag der Rechnung 250 Euro nicht übersteigt.
Es bestehen jedoch bei einem Rechnungsbetrag über 250 Euro keine Bedenken, wenn der leistende Unternehmer (Bewirtungsbetrieb) den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen handschriftlich auf der Rechnung vermerkt.

Durch das Bürokratieentlastungsgesetz II wurde die Grenze für Kleinbetragsrechnungen rückwirkend zum 01.01.2017 von 150 Euro auf 250 Euro angehoben.

Die entsprechenden Aufwendungen sind zeitnah, einzeln und gesondert von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen.

Die Vorsteuer aus diesen Bewirtungskosten ist aber uneingeschränkt abziehbar. Dazu gibt es ein Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH-Urteil vom 10.02.2005, Az. V R 76/03). Danach sind die Regelungen aus dem Umsatzsteuergesetz und dem Einkommensteuergesetz, nach denen der Vorsteuerabzug für geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten nur zu 70% (vom 01.04.1999 bis 31.12.2003 nur zu 80%) zulässig ist, nicht mit dem Gemeinschaftsrecht vereinbar. Solche Aufwendungen berechtigen daher in vollem Umfang zum Vorsteuerabzug.

Unangemessene Bewirtungskosten können nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden. Unangemessen sind Bewirtungskosten dann, wenn ein Missverhältnis zwischen dem Anlass und der Höhe der Bewirtung besteht. Diese Verhältnismäßigkeit wird die Finanzbehörde im Einzelfall prüfen. Eine feste betragsmäßige Grenze, ab wann Bewirtungskosten als unangemessen anzusehen sind, gibt es nicht.

Zu beachten ist auch § 4 Abs. 7 EStG:

Aufwendungen im Sinne des Absatzes 5 Satz 1 Nummer 1 bis 4, 6b und 7 sind einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen. Soweit diese Aufwendungen nicht bereits nach Absatz 5 vom Abzug ausgeschlossen sind, dürfen sie bei der Gewinnermittlung nur berücksichtigt werden, wenn sie nach Satz 1 besonders aufgezeichnet sind.

Bewirtungskosten sind unbedingt von Aufwendungen für Geschenke und Reisekostenbelegen zu trennen.

Findet die Bewirtung in der Wohnung des Arbeitgebers statt, ist der Betriebsausgabenabzug in der Regel nicht möglich.
§ 12 Nr. 1 EStG:

Soweit in § 10 Absatz 1 Nummer 2 bis 5, 7 und 9 sowie Absatz 1a Nummer 1, den §§ 10a, 10b und den §§ 33 bis 33b nichts anderes bestimmt ist, dürfen weder bei den einzelnen Einkunftsarten noch vom Gesamtbetrag der Einkünfte abgezogen werden

die für den Haushalt des Steuerpflichtigen und für den Unterhalt seiner Familienangehörigen aufgewendeten Beträge. Dazu gehören auch die Aufwendungen für die Lebensführung, die die wirtschaftliche oder gesellschaftliche Stellung des Steuerpflichtigen mit sich bringt, auch wenn sie zur Förderung des Berufs oder der Tätigkeit des Steuerpflichtigen erfolgen;

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Bewirtungen im Ausland
Die oben genannten Anforderungen gelten auch bei Auslandsbewirtungen.
Wird jedoch glaubhaft gemacht, dass eine detaillierte, maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung nicht zu erhalten war, genügt in Ausnahmefällen die ausländische Rechnung, auch wenn sie diesen Anforderungen nicht voll entspricht. Liegt im Ausnahmefall nur eine handschriftlich erstellte ausländische Rechnung vor, hat der Steuerpflichtige glaubhaft zu machen, dass im jeweiligen ausländischen Staat keine Verpflichtung zur Erstellung maschineller Belege besteht (Quelle: BMF-Schreiben vom 30.06.2021).

Steuerliche Beurteilung gemischter Aufwendungen

Nach einem Beschluss des Bundesfinanzhofs vom 21.09.2009 (GrS 1/06) können gemischte Aufwendungen in einen betrieblichen und privaten Teil aufgeteilt werden, wenn ein plausibler Aufteilungsmaßstab vorhanden ist.

Bundesfinanzhof Beschluss vom 21.9.2009, GrS 1/06
Aufteilung der Aufwendungen für eine gemischt veranlasste Reise - Abziehbarkeit von Erwerbsaufwand - Nachweis der beruflichen Veranlassung von Aufwendungen
Leitsätze:

1. Aufwendungen für die Hin- und Rückreise bei gemischt beruflich (betrieblich) und privat veranlassten Reisen können grundsätzlich in abziehbare Werbungskosten oder Betriebsausgaben und nicht abziehbare Aufwendungen für die private Lebensführung nach Maßgabe der beruflich und privat veranlassten Zeitanteile der Reise aufgeteilt werden, wenn die beruflich veranlassten Zeitanteile feststehen und nicht von untergeordneter Bedeutung sind.
2. Das unterschiedliche Gewicht der verschiedenen Veranlassungsbeiträge kann es jedoch im Einzelfall erfordern, einen anderen Aufteilungsmaßstab heranzuziehen oder ganz von einer Aufteilung abzusehen.

Zur steuerlichen Beurteilung gemischter Aufwendungen existiert ein Schreiben vom Bundesministerium der Finanzen (BMF-Schreiben vom 6. Juli 2010 - IV C 3 - S 2227/07/100003:002).

Buchungssätze

Beispiel für eine geschäftliche Bewirtung - Buchung im SKR03 und SKR04

Beispiel für eine betriebliche Bewirtung - Buchung im SKR03 und SKR04