Buchen von Lohnabrechnungen und Zahlungen

Grundsätzliches

Um den Überblick beim Buchen von Lohnabrechnungen und Zahlungen nicht zu verlieren, sind grundlegende Kenntnisse über die Personalkosten notwendig. Auf der Web-Site www.lohn-info.de finden Sie Informationen zu den Grundlagen der Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Die Grundlage für die Lohn- und Gehaltsbuchungen sind die Lohn- und Gehaltsabrechnungen.
Abrechnungsschema:

Bruttolohn/ Bruttogehalt

+ Vermögenswirksame Leistung des Arbeitgebers
+ Zuschläge und Zulagen
+ Sachbezug (geldwerter Vorteil)
+ Pauschal versteuerte Lohnbestandteile

= Gesamtbrutto

Da die Lohnsteuer und die Sozialversicherungsbeiträge nicht zwangsläufig vom Gesamtbrutto berechnet werden, folgt im nächsten Schritt die Berechnung des Steuerbrutto und des SV-Brutto.

Für die Berechnung des Steuerbrutto und das SV-Brutto gelten unterschiedliche Grundsätze.
Auf der Seite Abrechnungsschema finden sie eine ausführliche Informationen.
Eine Übersicht zur Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge finden sie auf der Seite Beitragsberechnung.
Sozialversicherungsbeiträge, Grenzwerte und Rechengrößen für 2023
Sozialversicherungsbeiträge, Grenzwerte und Rechengrößen für 2024

Nach der Ermittlung der Abzugsbeträge geht es mit dem oben ermittelten Gesamtbrutto weiter.

Gesamtbrutto
- Lohnsteuer
- Kirchensteuer (nur bei entsprechendem Merkmal auf der Lohnsteuerkarte)
- Solidaritätszuschlag
- AN-Anteil Krankenversicherung (nicht bei Privater Krankenversicherung)
- AN-Anteil Rentenversicherung
- AN-Anteil Arbeitslosenversicherung
- AN-Anteil Pflegeversicherung (nicht bei Privater Pflegeversicherung)
= Nettolohn/ Nettogehalt
+ Beitragszuschuss des AG zur privaten Krankenversicherung des AN (nur bei privater KV)
+ Beitragszuschuss des AG zur privaten Pflegeversicherung des AN (nur bei privater PV)
- Vermögenswirksame Anlage (Überweisungsbetrag)
- Vorschuss (nur bei entsprechender Gewährung)
- Sachbezug (geldwerter Vorteil)
- Lohn- bzw. Gehaltspfändung (bei Pfändungspfandrecht an der Entlohnungsforderung des Arbeitnehmers)
+ Steuer- und beitragsfreie Reisekosten
= Auszahlungsbetrag

Buchungsmethoden

Nettomethode
Die Verbuchung der einzelnen Aufwandsposten erfolgt zum jeweiligen Zahlungszeitpunkt. Das Gegenkonto ist dabei das Bankkonto. Diese Methode wird oft bei kleineren Unternehmen angewandt.

Vereinfacht kann man sich die Buchungen bei der Nettomethode so vorstellen: Aufwand an Bank

Bruttomethode
Bei dieser Methode werden die Aufwandsposten zum Zeitpunkt der wirtschaftlichen Verursachung gebucht. Die Gegenkonten sind dabei verschiedene Verbindlichkeitenkonten.

Im weiteren Ablauf wird die Bruttomethode behandelt.

Bruttomethode

Vereinfacht kann man sich die Lohn- und Gehaltsbuchungen so vorstellen:
Aufwand an Verbindlichkeiten
Durch die Arbeitnehmer entstehen Kosten, die auf Aufwandskonten zu erfassen sind. Für alle diese Positionen gibt es konkrete Empfänger (Krankenkasse, Finanzamt, Arbeitnehmer, ...).

Buchung zum Zahlungszeitpunkt:
Verbindlichkeiten an Bank

In der Praxis wird ein Lohn- und Gehaltsverrechnungskonto dazwischen geschalten. Das ist ein Zwischenkonto bzw. Hilfskonto, das lediglich eine Verrechnungsfunktion erfüllt.

Vereinfacht kann man sich die Einbeziehung des Lohn- und Gehaltsverrechnungskontos so vorstellen:
Aufwand an Lohn- und Gehaltsverrechnungskonto
und
Lohn- und Gehaltsverrechnungskonto an Verbindlichkeiten
Die Buchung zum Zahlungszeitpunkt bleibt:
Verbindlichkeiten an Bank

Buchungen auf dem Lohn- und Gehaltsverrechnungskonto werden im SKR04 auf dem Sachkonto 3790 ausgewiesen.
Im SKR03 lautet das Konto zur Lohn- und Gehaltsverrechnung 1755
Das Lohn- und Gehaltsverrechnungskonto muss nach der korrekten Verbuchung den Saldo "0" aufweisen.

Buchungskonten

Aufwand Löhne und Gehälter

Aufwandsposten - Buchung im Soll	Konto im SKR03	Konto im SKR04
Löhne	4110	6010
Gehälter	4120	6020
Geschäftsführergehälter der GmbH-Gesellschafter	4124	6024
Ehegattengehalt	4125	6050
Geschäftsführergehälter	4127	6027
Aushilfslöhne	4190	6030
Löhne für Minijobs	4195	6035

Weitere Aufwendungen

Aufwandsposten - Buchung im Soll	Konto im SKR03	Konto im SKR04
Gesetzliche soziale Aufwendungen (Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung)	4130	6110
Beiträge zur Berufsgenossenschaft	4138	6120
Ausgleichsabgabe i. S. d. Schwerbehindertengesetzes	4139	6440
Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei	4140	6130
Sonstige soziale Abgaben	4141	6170
Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig	4145	6060
Aufwendungen für Altersversorgung	4165	6140
Vermögenswirksame Leistungen (Arbeitgeberanteil)	4170	6080
Fahrtkostenerstattung - Wohnung/Arbeitsstätte	4175	6090

Verbindlichkeiten Steuer, Sozialversicherungsbeiträge und Auszahlungsbeträge

Verbindlichkeiten - Buchung im Haben	Konto im SKR03	Konto im SKR04
Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer	1741	3730
Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit	1742	3740
Voraussichtliche Beitragsschuld gegenüber den Sozialversicherungsträgern	1759	3759
Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt	1740	3720

Nach § 41 a Abs. 1 EStG muss die Lohnsteuer-Anmeldung spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des Lohnsteuer-Anmeldungszeitraums eingehen. Ist der zehnte Tag kein Arbeitstag, so ist die Lohnsteuer-Anmeldung noch fristgerecht eingereicht, wenn sie am nächsten Arbeitstag eingeht. Der Zeitraum, für den die Lohnsteuer beim Finanzamt angemeldet und abgeführt werden muss, ist abhängig von der Höhe der im Vorjahr angemeldeten Lohnsteuer. Der Anmeldezeitraum ist der Monat, wenn die abzuführende Lohnsteuer des Vorjahr mehr als 5.000 Euro betragen hat. Der Termin für die Abführung deckt sich mit dem Termin der Anmeldung.

Nach § 23 Abs. 1 SGB IV ist der Gesamtsozialversicherungsbeitrag in voraussichtlicher Höhe der Beitragsschuld spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem die Beschäftigung, mit der das Arbeitsentgelt erzielt wird, ausgeübt worden ist. Ein verbleibender Restbeitrag wird zum drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats fällig. Die Krankenkasse muss an diesem Tag im Besitz der Beiträge sein.
Ab dem 01.01.2008 muss der Beitragsnachweis spätestens zwei Arbeitstage vor Fälligkeit der Beiträge übermittelt werden. Eine Rückmeldung der Datenannahmestellen an die Arbeitgeber erfolgt elektronisch.
Durch die vorgezogene Beitragsfälligkeit werden die Beiträge zur Sozialversicherung bezahlt, bevor die endgültige Höhe der Verbindlichkeit feststeht. Zu diesem Zweck gibt es das Konto "Voraussichtliche Beitragsschuld gegenüber den Sozialversicherungsträgern". Da die Lohnabrechnung erst später durchgeführt wird, müssen die Beiträge geschätzt werden. Eventuelle Differenzen werden in der nachfolgenden Abrechnung verrechnet.
Die Arbeitgeber können für die voraussichtliche Beitragsschuld ein vereinfachtes Verfahren nutzen. Statt einer aufwendigen Schätzung der monatlichen Beiträge kann eine Verbeitragung auf Grundlage des tatsächlichen Wertes des Vormonats erfolgen. Dieser Wert liegt zum Zeitpunkt der Beitragszahlung am drittletzten Bankarbeitstag eines Monats als Ergebnis der Entgeltabrechnung für den Vormonat immer vor. Um die sich dadurch zwangsläufig ergebenden Abweichungen zwischen der tatsächlichen Beitragsschuld für einen Monat und dem verwendeten Wert des Vormonats auszugleichen, ist die Differenz, die sich bei der Entgeltabrechnung für den Monat im Folgemonat ergibt, jeweils von der Beitragszahlung im Folgemonat abzuziehen oder zu addieren (Fälligkeit der Beitragsnachweise und der Zahlungen in der Sozialversicherung).

Buchen von Lohnabrechnungen mit der Online Buchhaltungssoftware Collmex