Buchen von Reisekosten für Arbeitnehmer und Unternehmer

Grundsätzliches

Mit den Lohnsteuerrichtlinien 2008 wurden die unterschiedlichen Reisekostenarten (Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit und Fahrtätigkeit) unter dem Begriff "beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit" zusammengefasst.

Reisekosten sind:

Fahrtkosten,
Verpflegungsmehraufwendungen,
Übernachtungskosten und
Reisenebenkosten.

Diese Kosten müssen durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Mitarbeiters entstehen.

Die Reisekosten wurden mit dem Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts ab 01.01.2014 neu geregelt.
Ausführliche Informationen finden Sie auf der Seite Reisekosten meiner Web-Site www.lohn-info.de

Durch das Wachstumsbeschleunigungsgesetz ist der Umsatzsteuersatz ab dem 01.01.2010 im Hotel von 19% auf 7% gesunken. Die Änderung beschränkt sich auf die reine Beherbergungsleistung. Der ermäßigte Mehrwertsteuersatz gilt damit auch nicht für das Frühstück im Hotel. Damit müssen in der Rechnung die Leistungen für Übernachtung und Frühstück getrennt ausgewiesen werden, denn beide Leistungen haben unterschiedliche Umsatzsteuersätze.

Wenn der Arbeitgeber (oder auf dessen Veranlassung ein fremder Dritter) seinem Arbeitnehmer kostenlos eine Mahlzeit zur Verfügung stellt, ist der Wert nach der amtlichen Sachbezugsverordnung als Arbeitslohn anzusetzen, wenn der Wert der Mahlzeit 60 Euro (40 Euro bis 31.12.2013) nicht übersteigt.
Wenn der Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen kann, unterbleibt der Ansatz als Arbeitslohn aber ab dem 01.01.2014.
Für Auswärtstätigkeiten im Inland können folgende Pauschbeträge steuerfrei ersetzt werden:

Dauer der Abwesenheit	Pauschbetrag ab 01.01.2014	Pauschbetrag ab 01.01.2020
24 Stunden	24 Euro	28 Euro
mehr als 8 Stunden	12 Euro	14 Euro

Der Pauschbetrag von 12 Euro bzw. 14 Euro (ab 2020) gilt ebenso für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten, und zwar ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit.

Übernachtung mit Frühstück (betriebsinterne Arbeitnehmerbewirtung)

Betrieblich veranlasste Bewirtungsaufwendungen von Mitarbeitern anlässlich von Schulungsveranstaltungen oder sonstigen betrieblichen Veranstaltungen sind uneingeschränkt als Betriebsausgaben zu berücksichtigen.

Ein Unternehmer hat seinen Arbeitnehmer Willi Wichtig zu einem Fortbildungsseminar angemeldet.
Abreise am 09.07.2018 um 6.00 Uhr aus der eigenen Wohnung
Rückkehr in die eigene Wohnung am 10.07.2018 um 20.00 Uhr

Rechnung mit gesondertem Frühstücksausweis:

Übernachtung inklusive 7% Umsatzsteuer 107,00 €
Frühstück inklusive 19% Umsatzsteuer 11,90 €

Für die beiden Tage stehen dem Arbeitnehmer jeweils 12 Euro Verpflegungspauschale zu. Damit muss kein geldwerter Vorteil angesetzt werden. Der Unternehmer kann die Aufwendungen einschließlich des separat ausgewiesenen Frühstückspreises steuerfrei übernehmen. Er kann zusätzlich auch die Verpflegungspauschalen, gekürzt um den pauschalen Wert für das Frühstück, steuerfrei erstatten.

In unserem Beispiel zahlt der Arbeitgeber den maximal möglichen steuerfreien Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe von 24 € (2 * 12 € pro Tag). Da dem Arbeitnehmer ein Frühstück zur Verfügung gestellt wurde, ist die Verpflegungspauschale um 20% des Werts für einen vollen Kalendertag zu kürzen (§ 9 Abs. 4a EStG). Das sind 4,80 Euro. Bei einem Mittagessen und einem Abendessen beträgt die Kürzung jeweils 40% des Werts für einen vollen Kalendertag. Das wären jeweils 9,60 Euro.
Der Arbeitgeber kann damit in unserem Fall dem Arbeitnehmer 19,20 Euro lohnsteuerfrei erstatten (24 Euro - 4,80 Euro).
Ausführliche Informationen zu Verpflegungsmehraufwendungen

Der Buchungssatz für die Hotelrechnung würde lauten:

Buchung im SKR04
Soll		Haben
Sachkonto 6660 (Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand)	100,00 €	Sachkonto 1800 (Bank)	118,90 €
Sachkonto 1401 (Abziehbare Vorsteuer 7%)	7,00 €
Sachkonto 6664 (Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand)	10,00 €
Sachkonto 1406 (Abziehbare Vorsteuer 19%)	1,90 €

Die um 4,80 € (20% des Werts für einen vollen Kalendertag für ein Frühstück) gekürzte Verpflegungspauschale wird an den Arbeitnehmer bar ausgezahlt. Der Buchungssatz dafür würde lauten:

Buchung im SKR04
Soll		Haben
Sachkonto 6664 (Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand)	19,20 €	Sachkonto 1600 (Kasse)	19,20 €

Buchung im SKR03
Soll		Haben
Sachkonto 4666 (Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand)	100,00 €	Sachkonto 1200 (Bank)	118,90 €
Sachkonto 1571 (Abziehbare Vorsteuer 7%)	7,00 €
Sachkonto 4664 (Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand)	10,00 €
Sachkonto 1576 (Abziehbare Vorsteuer 19%)	1,90 €

Die um 4,80 € (20% des Werts für einen vollen Kalendertag für ein Frühstück) gekürzte Verpflegungspauschale wird an den Arbeitnehmer bar ausgezahlt. Der Buchungssatz dafür würde lauten:

Buchung im SKR03
Soll		Haben
Sachkonto 4664 (Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand)	19,20 €	Sachkonto 1000 (Kasse)	19,20 €