Pflichtangaben für Rechnungen - Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers (in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5)

Durch Artikel 12 des Gesetzes zur Intensivierung der Bekämpfung der Schwarzarbeit und damit zusammenhängender Steuerhinterziehung wurde wurde § 14 Abs. 2 UStG neu gefasst, in § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG eine neue Nummer 9 angefügt und § 14b Abs. 1 UStG ein neuer Satz 5 angefügt. Die Änderungen sind zum 1. August 2004 in Kraft getreten.

Nach § 14 Abs. 4 UStG muss eine Rechnung in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers enthalten.

Wurde eine Bauleistung an einen Nicht-Unternehmer oder an einen Unternehmer für dessen Privatbereich erbracht, muss in der Rechnung darauf hingewiesen werden, dass der Empfänger die Rechnung zwei Jahre lang aufzubewahren hat.
Beispiel: "Der Rechnungsempfänger ist verpflichtet, die Rechnung zu Steuerzwecken 2 Jahre lang aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem 31.12. des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde."

Handelt es sich beim Leistungsempfänger um einen Unternehmer, der die Leistung für sein Unternehmen bezieht, gelten die Aufbewahrungspflichten nach § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG (zehn Jahre).

Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass enthält im Abschnitt "14.5. Pflichtangaben in der Rechnung" Hinweise auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.

(23) Nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 UStG ist der leistende Unternehmer bei Ausführung einer steuerpflichtigen Werklieferung oder sonstigen Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück verpflichtet, in der Rechnung auf die einem nichtunternehmerischen Leistungsempfänger nach § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG obliegenden Aufbewahrungspflichten hinzuweisen. Hierbei ist es ausreichend, wenn in der Rechnung z. B. ein allgemeiner Hinweis enthalten ist, dass ein nichtunternehmerischer Leistungsempfänger diese Rechnung zwei Jahre aufzubewahren hat. Ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers nach § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG ist nicht erforderlich, wenn es sich bei der steuerpflichtigen Werklieferung oder sonstigen Leistung um eine Bauleistung im Sinne des § 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG an einen anderen Unternehmer handelt, für die dieser die Umsatzsteuer schuldet, oder mit einer Kleinbetragsrechnung im Sinne des § 33 UStDV abgerechnet wird.

§ 14b Abs. 1 UStG:

Der Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, zehn Jahre aufzubewahren. Die Rechnungen müssen für den gesamten Zeitraum die Anforderungen des § 14 Absatz 1 Satz 2 erfüllen. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist; § 147 Abs. 3 der Abgabenordnung bleibt unberührt. Die Sätze 1 bis 3 gelten auch
1.  für Fahrzeuglieferer (§ 2a);
2.  in den Fällen, in denen der letzte Abnehmer die Steuer nach § 13a Abs. 1 Nr. 5 schuldet, für den letzten Abnehmer;
3.  in den Fällen, in denen der Leistungsempfänger die Steuer nach § 13b Absatz 5 schuldet, für den Leistungsempfänger.
In den Fällen des § 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 hat der Leistungsempfänger die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre gemäß den Sätzen 2 und 3 aufzubewahren, soweit er
1.  nicht Unternehmer ist oder
2.  Unternehmer ist, aber die Leistung für seinen nichtunternehmerischen Bereich verwendet.

Als Zahlungsbelege kommen z.B. Kontoauszüge und Quittungen in Betracht. Andere beweiskräftige Unterlagen i.S.d. § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG wären z.B. Bauverträge, Bestellungen, Abnahmeprotokolle nach VOB und Unterlagen zu Rechtsstreitigkeiten im Zusammenhang mit der Leistung. Mit den Unterlagen muss sich der Leistende, Art und Umfang der ausgeführten Leistung sowie das Entgelt bestimmen lassen.

Der entsprechende Beleg ist zwei Jahre aufzubewahren. Die Belege müssen für den gesamten Aufbewahrungszeitraum lesbar sein. Der Aufbewahrungszeitraum beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Der vorsätzliche oder leichtfertige Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten nach § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG ist nach § 26a Abs. 2 Nr. 3 UStG eine Ordnungswidrigkeit, die nach § 26a Abs. 2 UStG mit einer Geldbuße bis zu 1.000 Euro geahndet werden kann.

§ 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG:

Führt der Unternehmer eine Lieferung oder eine sonstige Leistung nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 aus, gilt Folgendes:
1. führt der Unternehmer eine steuerpflichtige Werklieferung (§ 3 Abs. 4 Satz 1) oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück aus, ist er verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen;