Pflichtangaben für Rechnungen - Angabe einer fortlaufenden Nummer in der Rechnung

Nach § 14 Abs. 4 UStG muss eine Rechnung eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer) enthalten.

Es empfiehlt sich bei der Rechnungsnummer mit der Jahreszahl zu beginnen:

2014:
- 2014-001
- 2014-002
- 2014-003
- ....
2015:
- 2015-001
- 2015-002
- 2015-003
- ....
2016:
- 2016-001
- 2016-002
- 2016-003
- ....

Damit Ihre Kunden nicht wissen, wieviele Rechnungen Sie pro Jahr ausstellen, können Sie zusätzlich noch den Monat oder gleich den Tag mit angeben. Bei nur wenigen Kunden, können Sie auch ein Kürzel für den Kunden mit angeben.
Wichtig: Rechnungsnummern müssen nicht aufeinanderfolgend, aber einmalig sein.

Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass enthält im Abschnitt "14.5. Pflichtangaben in der Rechnung" Hinweise zur fortlaufenden Nummer (Rechnungsnummer).

(10) Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend. Es ist auch zulässig, im Rahmen eines weltweiten Abrechnungssystems verschiedener, in unterschiedlichen Ländern angesiedelter Konzerngesellschaften nur einen fortlaufenden Nummernkreis zu verwenden.
(11) Bei der Erstellung der Rechnungsnummer bleibt es dem Rechnungsaussteller überlassen, wie viele und welche separaten Nummernkreise geschaffen werden, in denen eine Rechnungsnummer jeweils einmalig vergeben wird. Dabei sind Nummernkreise für zeitlich, geographisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche zulässig, z. B. für Zeiträume (Monate, Wochen, Tage), verschiedene Filialen, Betriebsstätten einschließlich Organgesellschaften oder Bestandsobjekte. Die einzelnen Nummernkreise müssen dabei nicht zwingend lückenlos sein. Es muss jedoch gewährleistet sein (z. B. durch Vergabe einer bestimmten Klassifizierung für einen Nummernkreis), dass die jeweilige Rechnung leicht und eindeutig dem jeweiligen Nummernkreis zugeordnet werden kann und die Rechnungsnummer einmalig ist.
(12) Bei Verträgen über Dauerleistungen ist es ausreichend, wenn diese Verträge eine einmalige Nummer enthalten (z. B. Wohnungs- oder Objektnummer, Mieternummer). Es ist nicht erforderlich, dass Zahlungsbelege eine gesonderte fortlaufende Nummer erhalten.
(13) Im Fall der Gutschrift ist die fortlaufende Nummer durch den Gutschriftsaussteller zu vergeben. Wird die Rechnung nach § 14 Abs. 2 Satz 4 UStG von einem Dritten ausgestellt, kann dieser die fortlaufende Nummer vergeben.
(14) Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV und Fahrausweise nach § 34 UStDV müssen keine fortlaufende Nummer enthalten.

Die Angabe einer fortlaufenden Nummer in der Rechnung ist bei Rechnungen über Kleinbeträge (Gesamtbetrag bis 250 Euro) entbehrlich (§ 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung).
Die Grenze für Kleinbetragsrechnungen wurde durch das "Zweite Bürokratieentlastungsgesetz" rückwirkend zum 01.01.2017 von 150 Euro auf 250 Euro angehoben.

Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass enthält im neuen Abschnitt "15.2a. Ordnungsmäßige Rechnung als Voraussetzung für den Vorsteuerabzug" Hinweise zur Überprüfung der Rechnungsangaben.

(6) Der Leistungsempfänger hat die in der Rechnung enthaltenen Angaben auf ihre Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen (vgl. BFH-Urteil vom 06.12.2007 - V R 61/05, BStBl II 2008 S. 695). Dabei ist allerdings der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit zu wahren. Enthält die Rechnung entgegen § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG nur eine Zahlen- und Buchstabenkombination, bei der es sich nicht um die dem leistenden Unternehmer erteilte Steuernummer handelt, ist der Leistungsempfänger nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG - vorbehaltlich einer Rechnungsberichtigung - nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt (BFH-Urteil vom 02.09.2010 - V R 55/09, BStBl II 2011 S. 235). Die Überprüfung der Richtigkeit der Steuernummer oder der inländischen USt-IdNr. und der Rechnungsnummer ist dem Rechnungsempfänger regelmäßig nicht möglich (vgl. BFH-Urteil vom 02.09.2010 - V R 55/09, a. a. O.). Ist eine dieser Angaben unrichtig und konnte der Unternehmer dies nicht erkennen, bleibt der Vorsteuerabzug erhalten, wenn im Übrigen die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gegeben sind. ....

Erhalten Sie von einem Unternehmen eine Rechnung, müssen Sie für den Vorsteuerabzug nur prüfen, ob eine Rechnungsnummer aufgeführt ist. Ob es sich dabei um eine fortlaufende Nummer (einmalige Rechnungsnummer) handelt, können und müssen Sie nicht überprüfen.

Der Bundesfinanzhof hat mit Beschluss vom 07.02.2017 (X B 79/16) zu Lücken in der Rechnungsnummernabfolge entschieden.
Auszug aus den Entscheidungsgründen:

Ob Lücken bei der fortlaufenden Nummerierung der Rechnungen nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG zur Schätzung führen müssen, ist also einzelfallbezogen zu beantworten und obliegt der Entscheidung der Tatsacheninstanz. Die Revision kann deshalb nicht wegen grundsätzlicher Bedeutung zugelassen werden.

Das Finanzgericht Köln hat mit Urteil vom 07.12.2017 (15 K 1122/16) keine Pflicht zur Vergabe lückenlos fortlaufender Rechnungsnummern bei Einnahme-Überschuss-Rechnung festgestellt.
Auszug aus der Pressemitteilung vom 15. Januar 2018:

Der Kläger verwendete auf seinen elektronischen Rechnungen ausschließlich Buchungsnummern, die computergesteuert durch eine Kombination aus Veranstaltungsnummer, Geburtsdatum des Kunden und Rechnungsdatum erzeugt wurden. Damit wurde jede Buchungsnummer zwar nur einmalig vergeben, diese bauten aber nicht numerisch aufeinander auf. Nach Meinung des Finanzamts lag hierin ein schwerwiegender Mangel der Buchführung des Klägers, der eine Gewinnerhöhung durch einen "Un"-Sicherheitszuschlag rechtfertige.

Dem folgte der Senat mit seinem Urteil jedoch nicht und machte die Gewinnerhöhung rückgängig. Denn es bestehe weder eine gesetzliche noch eine aus der Rechtsprechung herleitbare Pflicht zur Vergabe einer Rechnungsnummer nach einem bestimmten lückenlosen numerischen System.

Der Senat hat die Revision zum Bundesfinanzhof in München zugelassen.