Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung - GoB
Ausgangspunkt im Handelsrecht ist der § 238 Abs. 1 HGB:
Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Die Buchführung muß so beschaffen sein, daß sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.
Der § 140 AO übernimmt diese Festlegungen in das Steuerrecht:
Wer nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, hat die Verpflichtungen, die ihm nach den anderen Gesetzen obliegen, auch für die Besteuerung zu erfüllen.
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sind ein in Jahrhunderten gewachsener und gepflegter Rechtsbegriff. Dieser Begriff wird vom Gesetzgeber sowohl im HGB als auch in der AO mehrfach verwendet. Trotzdem wird er nirgendwo explizit definiert. Die GoB stellen damit einen unbestimmten Rechtsbegriff dar. Mit dieser Regelung kann eine schnelle Anpassung an sich ändernde Umweltbedingungen erreicht werden.
Es empfiehlt sich eine Aufteilung in zwei Gruppen:
- Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
- Grundsatz der Übersichtlichkeit (Klarheit und Nachprüfbarkeit)
Ein sachverständiger Dritter muss sich in der Buchführung in angemessener Zeit zurechtfinden und sich einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Vermögenslage des Unternehmens verschaffen können (§ 238 HGB).
Änderungen müssen erkennbar sein (§ 239 HGB).
Es muss eine lebende Sprache verwendet werden (§ 239 HGB).
Der Jahresabschluss ist in deutscher Sprache und in Euro aufzustellen (§ 244 HGB).
Die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen sind einzuhalten (§ 239 HGB). - Grundsatz der Vollständigkeit
Alle erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden (§ 239 HGB).
Chronologische und zeitnahe Verbuchung. - Grundsatz der Richtigkeit
Sachlich und rechnerisch richtige Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle (§ 239 HGB). - Belegprinzip
Keine Buchung ohne Beleg! Jedem Geschäftsvorfall muss ein Beleg zugrunde liegen.
Für Geschäftsvorfälle, für die keine Fremdbelege vorliegen, sind Eigenbelege zu erstellen.
Belege müssen sachlich und rechnerisch richtig sein.
Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen (§ 238 HGB).
Die Ablage der Belege muss das schnelle auffinden und die Rückverfolgung der Geschäftsvorfälle ermöglichen (von der Buchung zum Beleg, vom Beleg zur Buchung). Aufbewahrung (§ 257 HGB) - Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit
Chronologische und zeitnahe Verbuchung (§ 239 HGB). - Grundsatz der Sicherheit
Es müssen organisatorische Maßnahmen zur Sicherung aller Aufzeichnungen und Unterlagen getroffen werden. Außerdem ist die Sicherheit vor jedwedem Verlust zu gewährleisten. Auch ein unverschuldeter Verlust von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen nimmt der Buchführung ihre Ordnungsmäßigkeit.
- Grundsatz der Übersichtlichkeit (Klarheit und Nachprüfbarkeit)
- Grundsätze ordnungsmäßiger Bilanzierung
- Grundsatz der Bilanzwahrheit
Vollständigkeit des Jahresabschlusses nach § 246 HGB
Bei der Bewertung sind die gültigen Vorschriften anzuwenden.
Es ist ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Unternehmens zu vermitteln. - Grundsatz der Bilanzklarheit
Der Jahresabschluss muss klar und übersichtlich sein (§ 243 HGB)
Verrechnungsverbot nach § 246 HGB (Posten der Aktivseite dürfen nicht mit Posten der Passivseite, Aufwendungen nicht mit Erträgen, Grundstücksrechte nicht mit Grundstückslasten verrechnet werden.) - Grundsatz der Bilanzkontinuität
Übereinstimmung der Eröffnungsbilanz eines Jahres mit der Schlussbilanz des Vorjahres (Bilanzidentität nach § 252 HGB)
Beibehaltung der Gliederung und Postenbezeichnung (Bilanz und GuV).
Bewertungskontinuität nach § 252 HGB (Die auf den vorhergehenden Jahresabschluss angewandten Bewertungsmethoden sollen beibehalten werden.) - Prinzip der Vorsicht und des Gläubigerschutzes
Grundsatz der Vorsicht nach § 252 HGB
Aus einer möglichen Bandbreite von Wertansätzen ist auf der Aktivseite eher der niedrigere und auf der Passivseite tendenziell der höhere Wert anzusetzen.
Nicht realisierte Gewinne sind nicht auszuweisen.
Nicht realisierte Verluste sind auszuweisen. - Grundsatz der periodengerechten Erfolgsermittlung (Abgrenzungsgrundsätze)
Nach § 252 HGB sind Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahres unabhängig von den Zeitpunkten der entsprechenden Zahlungen im Jahresabschluss zu berücksichtigen.
Die damit notwendige zeitliche Abgrenzung dieser Posten führt in der Bilanz zu Aktiven Rechnungsabgrenzungsposten und Passiven Rechnungsabgrenzungsposten oder Sonstigen Forderungen bzw. Sonstigen Verbindlichkeiten.
- Grundsatz der Bilanzwahrheit
GoBD - Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
| Vorgänger der GoBD | GoBD |
|---|---|
|
|
Die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen ist nach den gleichen Prinzipien zu beurteilen wie die Ordnungsmäßigkeit bei manuell erstellten Büchern oder Aufzeichnungen.
Allgemeine Anforderungen GoBD:
- Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (§ 145 Absatz 1 AO, § 238 Absatz 1 Satz 2 und Satz 3 HGB)
- Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung
- Vollständigkeit (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
- Richtigkeit (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
- Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
- Ordnung (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
- Unveränderbarkeit (§ 146 Absatz 4 AO, § 239 Absatz 3 HGB)
Das Belegprinzip wird hervorgehoben. Auszug aus dem BMF-Schreiben vom 28.11.2019 (GoBD):
Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich bzw. als Kopie der Urschrift zu belegen. Ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden. Zweck der Belege ist es, den sicheren und klaren Nachweis über den Zusammenhang zwischen den Vorgängen in der Realität einerseits und dem aufgezeichneten oder gebuchten Inhalt in Büchern oder sonst erforderlichen Aufzeichnungen und ihre Berechtigung andererseits zu erbringen (Belegfunktion). Auf die Bezeichnung als "Beleg" kommt es nicht an. Die Belegfunktion ist die Grundvoraussetzung für die Beweiskraft der Buchführung und sonst erforderlicher Aufzeichnungen. Sie gilt auch bei Einsatz eines DV-Systems.
Die GoBD verlangen ein internes Kontrollsystem (IKS).
Die konkrete Ausgestaltung des Kontrollsystems ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems.
Der Steuerpflichtige hat sein DV-System gegen Verlust (z. B. Unauffindbarkeit, Vernichtung, Untergang und Diebstahl) zu sichern und gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen (z. B. durch Zugangs- und Zugriffskontrollen) zu schützen.
Verfahrensdokumentation - Auszug aus dem BMF-Schreiben vom 28.11.2019 (GoBD):
Da sich die Ordnungsmäßigkeit neben den elektronischen Büchern und sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch auf die damit in Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des DV-Systems bezieht (siehe unter 3.), muss für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Der Umfang der im Einzelfall erforderlichen Dokumentation wird dadurch bestimmt, was zum Verständnis des DV-Verfahrens, der Bücher und Aufzeichnungen sowie der aufbewahrten Unterlagen notwendig ist. Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Die konkrete Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems
Die GoBD sehen vor, dass im Rahmen einer Außenprüfung auf Verlangen der Finanzverwaltung - neben den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten - auch alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form durch das geprüfte Unternehmen bereit gestellt werden. Die angeforderten Strukturinformationen sind jedoch vor allem kleineren und mittleren Unternehmen häufig nicht bekannt. Da gerade die Datenträgerüberlassung dem geprüften Unternehmen erhebliche Probleme bereiten kann, werden Ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung als Hilfe bereitgestellt.
Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen - Gemeinsam erarbeitet von der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und dem Deutschen Steuerberaterverband e.V. (DStV)
Auf Initiative und in enger Zusammenarbeit mit zahlreichen Wirtschaftskammern und -verbänden hat die AWV (Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V.) eine Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage entwickelt, an der sich die Unternehmen und ihre steuerlichen Berater orientieren können.
Die AWV hat auf Initiative und in enger Zusammenarbeit mit zahlreichen Wirtschaftskammern und -verbänden, in ihrem Arbeitskreis "Auslegung der GoB beim Einsatz neuer Organisationstechnologien" einen Leitfaden entwickelt, an dem sich die Unternehmen und ihre steuerlichen Berater orientieren können.
© 2009-2024 A.Liebig - Impressum - Kontakt - Datenschutz - Inhaltsverzeichnis (Sitemap) - Buchführungslexikon