Informationen zum betrieblichen Rechnungswesen - Schwerpunkt Finanzbuchhaltung

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Einsatz eines Buchhaltungsprogramms - Buchen, Kostenverfolgung und Offene Posten verwalten mit der Classic Line von Sage

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Buchungserfassung

Über die Buchungserfassung werden alle Geschäftsvorfälle erfasst. Die erfassten Daten werden in getrennten Erfassungsdateien für bis zu 14 Perioden (12 Monate, Periode 13 für Jahresabschlussbuchungen, Periode 14 für Abschlussbuchungen aus steuerlicher Sicht) gespeichert. Die Abspeicherung hängt von der Periode ab, die bei der Buchungserfassung festgelegt wurde. Als jeweils aktuelle Buchungsperiode wird die zum Belegdatum zugehörige Periode vorgeschlagen.

Sie können in der aktuellen Periode, in allen noch nicht abgeschlossenen Vorperioden sowie in zukünftigen Perioden buchen.

Bei der Buchungserfassung können sowohl Buchungen als auch Kosten erfasst werden.

Gebucht wird immer von Sollkonto an Habenkonto. Einzig die Angaben in den Feldern Soll- und Habenkonto legen die Buchungsart fest.

Eingegebene Kontonummern werden auf Plausibilität überprüft. Die Kontenbezeichnungen werden am Bildschirm angezeigt. Ist ein Konto nicht angelegt oder eine Buchung nicht möglich, wird die Eingabe zurückgewiesen. Fehlende Konten können jedoch während der Buchungserfassung angelegt werden, ohne die Erfassung zu unterbrechen.

Gleichzeitig mit der Erfassung jedes einzelnen Buchungssatzes aktualisiert die Classic Line Finanzbuchhaltung alle Salden auf den Konten oder Kostenstellen und den Offenen Posten.

Buchungsimport

Hier können Rechnungsausgänge, Stornorechnungen und Gutschriften aus anderen Anwendungen direkt übernommen und verarbeitet werden. Damit ist keine erneute Erfassung dieser Buchungen notwendig. Der Buchungsimport ist ein Spezialfall des Datenimports. Die Importdatei muss EXPORT.DIF heißen und im entsprechenden Mandantenverzeichnis liegen.

Buchungserfassungsprotokoll

Früher wurde das Grundbuch in der Bankbuchhaltung als Primanota bezeichnet. Primanota bedeutet soviel wie "erste Aufzeichnung". Heute bezeichnet die Primanota einen zur Buchung vorbereiteten Belegstapel. Primanota wird häufig mit PN abgekürzt. In der EDV-Buchführung können erfasste, aber noch nicht journalisierte Buchungen zur Kontrolle und Dokumentation ausgedruckt werden. Dieses Buchungserfassungsprotokoll wird auch als Primanota bezeichnet. Das Buchungserfassungsprotokoll kann beliebig oft erstellt werden.

Sobald eine Buchung journalisiert wurde, erscheint sie nicht mehr im Buchungserfassungsprotokoll.

Buchungsjournal Infodruck und Kontenblätter Infodruck

Für den Druck des Info-Buchungsjournals und der Info-Kontenblätter ist kein Periodenabschluss notwendig. Der Ausdruck kann im Gegensatz zum regulären Druck der beliebig oft durchgeführt werden.

Buchungen journalisieren

Das gedruckte Buchungsjournal ist zusammen mit den gedruckten Kontoauszügen das Rückgrat jeder ordnungsgemäßen Buchführung. Auf dem Ausdruck des Buchungsjournals erscheinen immer die letzten erfassten, aber noch nicht gedruckten Buchungen der aktuellen Buchungsperiode in der Reihenfolge, in der die Buchungen erfasst wurden. Der Ausdruck ist zwingend erforderlich, um anschließend endgültige Kontenblätter drucken zu können. Die Journalseiten werden während eines Buchungsjahres fortlaufend durchnumeriert.

Kontenblätter drucken

Der Druck der Kontenblätter ist erst dann möglich, wenn die Buchungen journalisiert wurden und die Periode gesperrt ist. Der Druck der Kontenblätter kann auch erst nach Abschluss der 12. Periode erfolgen. Die Kontenblätter müssen ebenso wie das Buchungsjournal sorgfältig aufbewahrt werden.

FiBu-Abstimmjournal

Das FiBu-Abstimmjournal stellt die Salden der Kontokorrentkonten den Salden der zugehörigen Sammelkonten (Forderungen und Verbindlichkeiten) und den Offenen Posten gegenüber.

Weist das Abstimmjournal auf Fehler hin, kann eine Korrektur über Datenintegrität prüfen erfolgen.

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