Die richtige Buchhaltungssoftware für Startups

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Startups haben ganz besondere Anforderungen an ihr Buchhaltungsprogramm. Viele Gründer haben in diesem Bereich relativ wenig Erfahrung vorzuweisen und möchten zudem so wenig Zeit wie nur möglich in die Buchhaltung investieren. Oft mangelt es zu dem Zeitpunkt der Firmengründung an gut ausgebildeten Vollzeitkräften, welche die Buchhaltung übernehmen könnten. Die Anforderungen an ein Buchhaltungsprogramm, welches in der Startphase eines Unternehmens besonders zu empfehlen ist, liegen daher vor allem in der Einfachheit der Bedienung sowie einer übersichtlichen und schlicht gehaltenen Benutzeroberfläche.

Grundleistungen eines Buchhaltungsprogramms

Es gibt gewisse Funktionen, die jedes Buchhaltungsprogramm bereitstellt. Hierzu gehören zum Beispiel:

  • das Schreiben von Rechnungen,
  • die Belegerfassung,
  • die Erstellung von Angeboten,
  • Auftragsbestätigungen
  • oder die Berechnung der Vor- und Umsatzsteuer.

Zusätzlich haben die Anwender mittlerweile die Auswahl aus vielen verschiedenen Buchhaltungsprogrammen, die sich auf einzelne Branchen oder Geschäftsbereiche spezialisiert haben.

Verschiedene Formen der Buchführung

Gemäß dem Handelsgesetzbuch sind jene Unternehmen und Kaufleute zur doppelten Buchführung verpflichtet, die entweder in das Handelsregister eingetragen sind oder deren Gewinn die Summe von 60.000 Euro jährlich übersteigt. Die Regelung gilt außerdem dann, wenn der Umsatz des Unternehmens über 600.000 Euro pro Jahr liegt. Freiberufler, Gewerbetreibende und Kleinunternehmer hingegen, die einen geringeren Umsatz und Gewinn verzeichnen, sind lediglich zur einfachen Buchhaltung verpflichtet. Diese entspricht der sogenannten Einnahmenüberschussrechnung. Um der Pflicht der Buchhaltung zu entgehen, greifen viele Unternehmen auf einen externen Dienstleister zurück. Dies kann aber für eine Startup-Firma zu Beginn teuer werden. Hier übersteigen die Kosten für die Dienstleistung oftmals den Aufwand der einfachen Buchführung. Diese ist nach einer kurzen Einarbeitung und mit dem richtigen Buchhaltungsprogramm auch für einen Laien zeit- und kostensparend zu erledigen. Zu diesem Zweck gibt es ein hohes Angebot an entsprechenden Kursen für Existenzgründer. Dank der Existenzgründungsförderung sind diese zumeist sogar kostenlos.

Grundregeln der Buchhaltung

Im Gegensatz zu der gesetzlich geregelten Buchführungspflicht gibt es keine exakten Angaben über die Ausgestaltung der Buchhaltung. Dies lässt dem Unternehmer zwar viele Freiheiten, führt aber in der Praxis häufig dazu, dass wichtige Bestandteile der Buchführung schlichtweg vergessen werden. Damit dies nicht passiert, kann eine Buchhaltungssoftware wichtige Hilfe leisten. Viele Programme lassen dem Anwender nämlich keine andere Wahl, als die richtigen Daten an der richtigen Stelle zu erfassen. Dadurch werden Buchhaltungsfehler nachhaltig reduziert. Hinzu kommt die Möglichkeit einer Verknüpfung der Buchhaltungssoftware mit weiteren nützlichen Anwendungen für Jungunternehmer. Diese sind zum Beispiel die elektronische Lohnsteuererklärung oder das Customer-Relationship-Management.

Die richtige Buchführungssoftware wählen

Die Wahl der Buchhaltungssoftware ist gleich zu Beginn sehr wichtig. Denn spätere Änderungen oder der Wechsel zu einer anderen Software sind zwar möglich, doch in der Regel mit einem hohen Aufwand und eventuellen Datenverlusten verbunden. Daher sollten zwar die besonderen Anforderungen eines Startups durchaus berücksichtigt werden, nicht jedoch als alleinige Entscheidungsgrundlage dienen. Sinnvoll ist ein Programm, in welchem zu den simplen Grundfunktionen später ganz einfach Zusatzfunktionen installiert werden können. Einige Softwares sind sogar speziell auf kleine Unternehmen ausgerichtet. Die Online-Software sevDesk beispielsweise bietet Preise und Tarife an, die sich nach der Anzahl der Nutzer richten, von einem bis hin zu acht. Die Tarife können dabei je nach Bedarf aufgestockt werden.

Die Vorteile einer Online-Software

Die Buchhaltungssoftware sevDesk ist zudem jederzeit und ortsunabhängig über das Internet erreichbar. Durch den reinen Online-Zugang können die Daten auch ohne Installation von unterwegs bearbeitet werden. Die Software bietet auch eine eigene Smartphone App für iOS und Android-Betriebssysteme an und ermöglicht einen mobilen Zugriff sowie die Bearbeitung der Buchhaltung über ein Smartphone oder Tablet. Diese Funktion ist vor allem dann für junge Existenzgründer wichtig, wenn sie die Buchführung noch selbst handhaben. Denn gerade zu Beginn der Selbstständigkeit stehen viele Meetings und eventuelle Geschäftsreisen an. Ein ruhiger Büroalltag ist eher die Seltenheit. Je nach Bedarf können verschiedene Abonnements für unterschiedliche Unternehmensgrößen und eine wechselnde Anzahl an Buchhaltern gebucht werden. Die Software wächst so mit dem Startup-Unternehmen mit und passt sich flexibel den jeweiligen Anforderungen an. Ausführliche Statistiken geben dem Anwender außerdem aktuelle und interessante Auswertungen der Daten.

Checkliste einer guten Buchführungssoftware

Im Endeffekt muss jeder Unternehmer für sich selbst entscheiden, welche Buchhaltungssoftware die für ihn geeignetste ist. Online oder per Installation, intern oder extern, doppelt oder einfach. Jedes Unternehmen hat andere Anforderungen und gesetzliche Richtlinien zu erfüllen. Diese Checkliste gibt noch einmal einen kurzen Überblick über die wichtigsten Funktionen eines guten Buchhaltungsprogrammes:

  • Möglichst wenige Vorkenntnisse. Ein gutes Programm lässt sich intuitiv bedienen und bedarf keiner ausführlichen Schulung. Es sollte die wichtigsten Grundlagen der Steuerrechnung und Bilanzierung übernehmen, sodass der Steuerberater am Ende des Jahres nur noch wenig Arbeit vorfindet.
  • Orts- und Zeitunabhängigkeit. Das Internet macht es möglich: Eine gute Software sollte orts- und zeitunabhängig erreich- und veränderbar sein. Zudem sind mobile Websites oder eigene Apps eine zeitsparende Alternative für den Gebrauch unterwegs.
  • Guter Kundenservice. Hinter jedem Programm steht ein Hersteller mit entsprechendem Kundenservice. Dieser sollte eine kostenfreie Beratung mit angemessenen Telefonzeiten beinhalten.
  • Sicherheit. Bei der Buchhaltung geht es um streng geheime und sensible Daten. Die Sicherheit steht deshalb an oberster Stelle. Dazu gehören zum einen die technische, zum anderen die personelle Sicherheit durch einen beschränkten und virengeschützten Zugang.
  • Kostenfreie Updates. Durch die stetigen Änderungen der Betriebssysteme, Weiterentwicklungen des Internets und die Ausweitung der mobilen Möglichkeiten, muss jedes gute Programm kostenlose Updates anbieten. Ansonsten ist die Software schnell veraltet und muss durch eine neue ersetzt werden.
  • Per Knopfdruck an das Finanzamt. Ganz besonders praktisch sind die Buchhaltungsprogramme, die die Übermittlung des Jahresabschlusses oder der Umsatzsteuervoranmeldung ganz einfach per Knopfdruck ermöglichen. Das spart Zeit und Kosten sowie Abmahnungen bei verpassten Fristen.
  • Individualität. Jedes Unternehmen benötigt andere Funktionen und jedes Bedürfnis kann sich jederzeit ändern. Deshalb ist es wichtig, dass die Buchhaltungssoftware individuell gestaltet werden kann. Ein voreingestellter Kontenrahmen sollte je nach Branche, Unternehmensgröße und - art modifiziert werden können.
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