Buchhaltung für Unternehmer, Freiberufler und Selbstständige

Mittels Buchhaltung halten Unternehmer, Selbstständige und Freiberufler ihre laufenden Geschäftsvorfälle fest. Sie ist für die Steuerberechnung und damit für das Finanzamt unerlässlich. Auch das Unternehmen erhält einen guten Einblick in die täglichen Vorgänge und kann schnell erkennen, ob eine Abteilung oder ein Projekt gewinnbringend ist. Was Unternehmer bei der Buchhaltung beachten müssen und für welche Personen eine einfache Buchhaltung ausreichend ist, erklärt dieser Artikel.

Nicht jedes Unternehmen ist zu einer doppelten Buchführung verpflichtet.

Abbildung 1: Nicht jedes Unternehmen ist zu einer doppelten Buchführung verpflichtet. Für Einzelunternehmer ist eine einfache EÜR ausreichend.

 

Welche Unternehmer sind verpflichtet eine Buchhaltung zu führen?

Personen, die einer wirtschaftlichen Tätigkeit mit Gewinnerzielungsabsicht nachgehen, müssen Bücher führen. Zum Kreis der Buchführungspflichtigen zählen sowohl Inhaber großer Konzerne wie auch Freiberufler, die lediglich eine Nebentätigkeit ausüben. Sie alle, egal ob Großunternehmer, Kleinunternehmer oder Freiberufler, müssen Bücher führen.

Ob ein Buchführungspflichtiger die Buchhaltung selbst führt oder einen Steuerberater damit beauftragt, ist ihm überlassen. Er ist jedenfalls nicht dazu verpflichtet, einen Spezialisten damit zu beauftragen.

Welche Arten der Buchführung gibt es?

Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR)

Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ist eine vereinfachte Art der Gewinnermittlung für kleinere Unternehmen und Freiberufler. Der § 4 Abs. 3 des Einkommensteuergesetzes definiert die EÜR als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben (Einnahmen minus Ausgaben ist gleich Gewinn). Bis 2017 konnte die Auflistung auch von Hand oder in einer Excel-Tabelle der Steuererklärung beigelegt werden. Seit 2018 ist sie im Steuerformular enthalten und wird elektronisch an das Finanzamt übertragen.

Die Einnahmen-Überschussrechnung dürfen folgende Personen machen:

  • Freiberufler unabhängig von Gewinn
  • Kleingewerbetriebende ohne Handelsregistereintrag und Einzelkaufleute mit Handelsregistereintrag bei Einhaltung folgender Grenzen:
    Höchstens 600.000 Euro Umsatz und höchstens 60.000 Euro Gewinn pro Jahr. Dabei reicht das Überschreiten einer dieser Grenzen bereits aus, um zur Bilanzierung verpflichtet zu werden.

Doppelte Buchführung

Bei der doppelten Buchführung sind alle Geschäftsvorfälle auf den zugehörigen Konten zu erfassen. Unternehmer müssen Belege aller Art chronologisch aufbewahren. Die Buchführung besteht aus verschiedenen Büchern (Grundbuch, Hauptbuch und Nebenbücher). Am Ende des Geschäftsjahres verfügt der Unternehmer sowohl über eine Gewinn- und Verlustrechnung wie auch über eine Bilanz und ggf. über ein Anlagevermögen.

Nach § 6 HGB sind alle Handelsgesellschaften buchführungspflichtig. Bei überschreiten der Gewinn- und Umsatzgrenzen von 60.000 Euro bzw. 600.000 Euro im Jahr sind auch alle anderen Unternehmer zur doppelten Buchführung verpflichtet. Die IHK Berlin stellt in der Infoschrift "Buchführungspflichten für Kaufleute" die Einzelheiten vor.

Buchhaltung für Kleinunternehmer

Kleinunternehmer ist, wer selbstständig, gewerblich oder freiberuflich tätig ist und weniger als 17.500 Euro Umsatz im Jahr macht. Sie müssen keine doppelte Buchhaltung führen, eine einfache EÜR ist ausreichend. Allerdings sollten alle Belege und Rechnung akribisch gesammelt und geordnet sein. Für einen Kleinunternehmer wichtig ist zudem, dass eine Befreiungsmöglichkeit von der Umsatzsteuer besteht. Als Kleinunternehmer brauchen Sie in Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer auszuweisen. Im Gegenzug bekommen Sie dafür aber auch nicht die Vorsteuer aus den Eingangsrechnungen erstattet.

Kleinunternehmer

Abbildung 2: Kleinunternehmer mit einem Umsatz unter 17.500 Euro können sich auf Antrag von der Umsatzsteuer-Verpflichtung befreien lassen.

 

Buchhaltung für Gewerbetreibende

Gewerbetreibende mit einem Gewinn von 60.000 Euro und mehr oder einem Jahresumsatz von mehr als 600.000 Euro, müssen laut Gesetzgeber eine doppelte Buchführung erstellen. Auch alle Gesellschaften mit den nachfolgenden Rechtsformen sind dazu verpflichtet, unabhängig von ihren Gewinnen oder Umsätzen:

  • Aktiengesellschaft (AG)
  • Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
  • Kommanditgesellschaft auf Aktien (KGaA)
  • Eingetragene Genossenschaften
  • Offene Handelsgesellschaft (OHG)
  • Kommanditgesellschaft (KG)
  • GmbH & Co. KG

Viele große Unternehmen haben eine interne Buchhaltungsabteilung, die sich täglich mit den anfallenden Geschäftsvorgängen befasst. Kleine und mittelständische Betriebe erledigen meist einen Großteil der Buchungen selbst, geben die Unterlagen am Ende des Jahres jedoch an einen Steuerberater ab. Dieser nimmt abschließend die Bilanzierung vor, prüft ggf. auftragsgemäß die gebuchten Vorgänge auf ihre Korrektheit und übermittelt dem Finanzamt elektronisch alle notwendigen Daten.

Die Bücher

Die Buchführung besteht eigentlich aus verschiedenen Büchern (Grundbuch, Hauptbuch und Nebenbücher). Bei elektronischer Buchführung (EDV) gerät dieser Zusammenhang in den Hintergrund.
Durch die chronologischen (zeitlichen) Aufzeichnungen im Grundbuch (Journal), kann jeder Geschäftsvorfall zum Beleg zurückverfolgt und damit nachgewiesen werden. Das Grundbuch bildet damit die Grundlage jeder Buchführung. Es ist praktisch die Buchungssatz-Liste.
Jede Buchung im Grundbuch muss auf dem entsprechenden Sachkonto des Hauptbuches erfasst werden.
Die Nebenbuchhaltung stellt eine organisatorische Ausgliederung von Teilbereichen der Hauptbuchhaltung dar. Bestimmte Hauptbuchkonten werden in Nebenbüchern näher erläutert.

Die Konten der Buchführung

Durch wirtschaftliche und rechtliche Vorgänge verändern sich ständig der Vermögensaufbau und der Kapitalaufbau eines Unternehemens. Diese Vorgänge werden als Geschäftsvorfälle bezeichnet.

Die Veränderungen werden in der Praxis auf Konten erfasst (gebucht). Die Konten, die die Bestände der Bilanz aufnehmen, nennt man Bestandskonten. Diese werden in Aktivkonten (Bestände der Aktivseite) und Passivkonten (Bestände der Passivseite) unterteilt. Die Konten haben wie die Bilanz auch zwei Seiten. Die linke Seite heißt Soll und die rechte Seite Haben.

In der Änderung des Eigenkapitals wird der Erfolg des Unternehmens sichtbar. Die Geschäftsvorfälle die zu einer Eigenkapitaländerung führen, werden auf Erfolgskonten erfasst. Das Eigenkapital vermindert sich durch Aufwendungen (Aufwandskonten) und vermehrt sich durch Erträge (Ertragskonten). Erfolgskonten sind also Unterkonten des Eigenkapitals.

Bildquellen:
Abbildung 1+2: Pixabay.com © stevepb (Pixabay-Lizenz)

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