Buchhaltung für Existenzgründer - was ist zu beachten?

Existenzgründer haben viele Schwierigkeiten zu meistern. Schon vor der tatsächlichen Gründung sind Formalitäten zu klären, Rechtsformen zu wählen, Gelder zu akquirieren und Kunden zu gewinnen. Beginnt schließlich der richtige Arbeitsalltag im eigenen Unternehmen, wartet auch schon die Hürde auf Gründer, die die meisten wohl gerne weit von sich schieben würden: Die Buchhaltung. Wohl nur wenige empfinden Freude oder gar Spaß an der Buchhaltung, den meisten kommt sie zuerst einmal lästig vor. Dabei ist diese Hürde mit eine der Wichtigsten und sollte gleich vom ersten Tag an korrekt bewältigt werden. Wie das funktioniert und welche Tricks und Tipps es gibt, zeigt dieser Artikel.

Buchhaltung

Abbildung 1: Die Buchhaltung kann gerade zu Beginn eine große Herausforderung darstellen - doch wie lässt sich das Ganze organisatorisch clever erledigen?

 

Buchhaltung einrichten

Viele Unternehmer haben die klassischen Basics der Buchhaltung vermutlich in der Schule, während der Ausbildung oder während eines Seminars gelernt. Die ersten Schritte auf dem Weg zu einer korrekten, doch auch übersichtlichen, Buchhaltung, folgen diesen Basics:

  • Ordnung schaffen - der schlimmste Fehler in der Buchhaltung ist, die Übersicht zu verlieren. Daher sollte vom ersten Tag an virtuell und offline ein Ordnungssystem eingeführt werden: Eingehende Rechnungen, ausgehende Rechnungen, Quittungen, Belege, vertragliche betriebliche Kosten, steuerliche Kosten, Mitarbeiter.
  • Rechnungen schreiben - sie gehören zu den absoluten Basics, denn es ist wichtig, dass die Rechnungen korrekt erstellt werden.
  • Mahnwesen - auch dies gehört zu der Buchhaltung. Wichtig ist, sich ausgehend darüber zu informieren, wie korrekt gemahnt wird und welche Voraussetzungen für weitere Schritte gelten.
  • Buchungen - sämtliche Bewegungen müssen gebucht werden. An dieser Stelle ist es sinnvoll, direkt mit einem entsprechenden Programm zu arbeiten.

Wichtig ist, dass mittlerweile sämtliche Papierbelege virtualisiert werden müssen. Ob Gründer dies mit einem Scanner machen oder ob sie die einzelnen Belege abfotografieren und auf diese Weise abspeichern, bleibt ihnen überlassen.

Buchhaltungsprogramme nutzen

Die Buchungen sind der Kernpunkt der Buchhaltung. Natürlich wäre es möglich, die korrekten Buchungen umständlich ohne die Unterstützung einer Software durchzuführen, doch ist dieser Weg zeitaufwendig und offenbart auch keine Fehler. Denn gute Buchhaltungsprogramme unterstützen nicht allein bei der Buchhaltung, sie helfen auch weiter:

  • Umfang - es gibt reine Buchhaltungssoftwares, aber auch Programme, die steuerliche Belange, das Schreiben von Rechnungen und die Mahnbuchhaltung beinhalten. Diese Softwares sind praktisch, denn sämtliche Bereiche sind auf einen Blick verfügbar, zudem werden Rechnungen direkt gebucht und mit entsprechenden Fristen versehen.
  • Schnittstellen - viele Buchhaltungsprogramme können über Schnittstellen mit der Unternehmenssoftware verknüpft werden. Zugleich sind Anbindungen an das Finanzamt und die Sozialversicherungen möglich. Auch diese Verknüpfungen unterstützen Gründer bei der Arbeit und erlauben einen geringeren Zeitaufwand.
  • Lohnbuchhaltung - die Softwares beinhalten teilweise bereits die Lohnbuchhaltung. Sie erstellen korrekte Lohnabrechnungen, sofern die Mitarbeiterdaten hinterlegt werden. Auch rechnen sie aus, welche Beträge an die Sozialversicherungen abgeführt werden müssen.
  • Steuerliche Belange - ist ein Steuerprogramm in das Buchhaltungsprogramm integriert oder harmoniert es mit dem Elster-Portal, lassen sich mit recht geringem Aufwand die gebuchten Zahlen exportieren und eine Steuererklärung, die Umsatzsteuervoranmeldung oder auch die Gewerbesteuer erstellen.
  • Clouddienste - mittlerweile arbeiten viele Buchhaltungsprogramme mit einem Cloudservice. Dieser erlaubt es beispielsweise von unterwegs Quittungen und Belege einzuscannen und gleich zu buchen.

Über Hilfethemen und die zumeist selbsterklärende Handhabung der Programme fällt die gesamte Buchhaltung oft leichter. Doch auch hier gilt, dass das Programm nur so gut ist, wie der Anwender sorgfältig. Das bedeutet:

  • Regelmäßigkeit - erledigt der Gründer die Buchhaltung allein, so sollte er sich täglich eine halbe Stunde Zeit nehmen und Rechnungen schreiben und buchen, Zahlungseingänge kontrollieren und buchen, Monatsabschlüsse erledigen etc. Werden die Aufgaben täglich erledigt, fällt die Buchhaltung extrem leicht und erfordert kaum noch zusätzlichen Zeitaufwand.
  • Gewissenhaftigkeit - jeglicher Vorgang muss gebucht werden. Fallen gerade viele Papierbelege an, müssen sie eingescannt werden, obgleich das Zeit und Aufwand bedeutet.

Steuerberater - ja oder nein?

Letztendlich muss jeder Gründer die Frage für sich beantworten, dennoch gibt es auch bei denjenigen, die gerne alles selbst erledigen, gute Gründe für die Beauftragung. Folgend wird sie in einmalige und dauerhafte Inanspruchnahme geteilt:

Einmalig:

  • Für wen - wer die Buchhaltung selbst übernehmen möchte, der sollte anfangs einmal Geld investieren und sich ausgiebig beraten und anleiten lassen.
  • Wann - möglichst gleich zu Beginn, damit sich erst gar keine Fehler einschleichen. Die Beratung umfasst nun sämtliche Themen, die mit der Führung eines Unternehmens im Zusammenhang stehen.
  • Wiederholung - es empfiehlt sich, zumindest die erste Steuererklärung gemeinsam mit einem Steuerberater zu erledigen. Zudem sollte er konsultiert werden, wenn zum ersten Mal Mitarbeiter eingestellt werden - die Gefahr, dass die Anmeldung fehlerhaft durchgeführt wird oder dass Gelder falsch berechnet werden, ist für Unerfahrene zu hoch.

Dauerhaft:

  • Für wen - diejenigen, die sich nicht über das absolute Maß hinaus mit der Buchhaltung beschäftigen wollen, sind mit einem Steuerberater an der Seite besser aufgestellt.
  • Zusatz - wurde die Gründung mit Fördergeldern und Krediten gestartet, gibt es Abschreibungen, werden Investitionen getätigt - auch in diesen Fällen ist die Inanspruchnahme eines Steuerberaters immer sinnvoll.
  • Bilanz - sobald das Unternehmen eine Bilanz erstellen muss, ist der Steuerberater ohnehin Pflicht. Dasselbe gilt übrigens, wenn es Anteilseigner gibt und diese einen ausgiebigen Geschäftsbericht einfordern.
  • Aufwand - übersteigt der Buchhaltungsaufwand ein gewisses Maß oder nimmt er einen deutlichen Teil der eigenen täglichen Arbeitszeit ein, ist die Beauftragung des Steuerberaters ebenfalls Pflicht.

Alternativ ist es freilich möglich, eine Buchhaltungskraft fest einzustellen und diese mit dem notwendigen Tagesgeschäft der Buchhaltung zu betreuen. In diesem Fall kann der Steuerberater ausschließlich für die steuerlichen Belange genutzt werden, was dessen Beauftragung wieder vergünstigt.

Dennoch: Auch mit Steuerberater an der Seite bleibt die tägliche Buchhaltung bestehen. Wer diesen Aufwand auslagert, zahlt nur unnötig hohe Kosten.

Fazit - die Buchhaltung ist das zentrale Thema

Kein Gründer kommt um die Buchhaltung herum, zumindest dann nicht, wenn er ein solides Unternehmen führen möchte. Bei Fragen oder Unsicherheiten ist es zusätzlich sinnvoll, sich professionellen Rat oder Hilfe an die Seite zu holen und einen Steuerberater zu beauftragen. Wie hoch dessen Arbeitsumfang ist, können Gründer wiederum frei bestimmen. Hier gilt, dass der Aufwand geringer ist, wenn die Buchhaltung bereits anständig erledigt wurde.

Bildquellen:
Abbildung 1: © jackmac34 (CC0-Lizenz) / pixabay.com

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